Praxismanagement auf einen Blick
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
- Terminplanung: So sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf
- Dienstplan für die Arztpraxis: Aufgaben in der Arztpraxis klar regeln
- Praxisurlaub: So beginnen die Ferien entspannt
Ob Terminvergabe, Urlaubsplanung oder Dienstplan: Gut organisierte Abläufe entlasten das gesamte Praxisteam. Eine strukturierte Terminplanung bildet dabei die Grundlage für einen reibungslosen Praxisalltag.
Terminplanung in der Praxis: So sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf
Wartezeiten lassen sich im Praxisalltag nicht immer vermeiden. Sie werden jedoch deutlich kürzer, wenn die Terminvergabe klar geregelt ist und alle im Team nach denselben Regeln arbeiten.
Eine gute Terminplanung entsteht Schritt für Schritt. Wichtig ist, zuerst die eigene Praxis realistisch einzuschätzen und darauf aufbauend feste Regeln zu entwickeln.
Schauen Sie sich zunächst an, wie stark die Praxis zu welchen Zeiten ausgelastet ist:
- An welchen Tagen kommen besonders viele Patientinnen und Patienten?
- Gibt es typische Stoßzeiten am Vormittag oder Nachmittag?
- Welche Termine dauern meist länger?
Schon einfache Beobachtungen über einige Wochen helfen, Muster zu erkennen.
Legen Sie fest, welche Arten von Terminen es gibt, zum Beispiel:
- Akuttermine
- kurze Kontrolltermine
- längere Beratungstermine
- planbare Untersuchungen
Jede Terminart sollte ein realistisches Zeitfenster bekommen. So entsteht mehr Planungssicherheit.
Notfälle oder unerwartete Probleme gehören zum Praxisalltag. Planen Sie deshalb bewusst Zeitpuffer ein. Erfahrene Praxiskräfte empfehlen, kompliziertere Fälle in den Randzeiten der Sprechstunde zu bündeln. Viele Praxen machen gute Erfahrungen damit, kurze und längere Termine nicht ausschließlich hintereinander zu vergeben. Eine ausgewogene Terminplanung kann helfen, Wartezeiten zu reduzieren und den Praxisablauf zu entlasten.
Mit einer einfachen Strichliste lässt sich ermitteln, wie viele Akutfälle pro Tag auftreten.
Kommt es trotzdem zu Wartezeiten, sollten Patientinnen und Patienten frühzeitig informiert werden – am Empfang und im Wartezimmer. Klare Kommunikation sorgt für mehr Verständnis und weniger Unmut.
Viele Praxen nutzen digitale Kalender oder Online-Terminbuchungen. Diese können zum Beispiel:
- Doppelbuchungen vermeiden
- automatische Terminerinnerungen versenden
Wichtig ist aber vor allem eine klare Struktur bei der Terminvergabe – unabhängig davon, welches System genutzt wird. Selbst die beste Terminplanung hilft wenig, wenn an stark frequentierten Tagen zu wenig Personal verfügbar ist. Deshalb gehören Dienst- und Einsatzpläne zu den wichtigsten Instrumenten im Praxismanagement.
Dienstplan und Personaleinsatz: Aufgaben in der Arztpraxis klar regeln
Ein gut geplanter Dienst- und Einsatzplan sorgt dafür, dass alle im Team wissen, welche Aufgaben sie übernehmen. Das hilft besonders dann, wenn jemand kurzfristig ausfällt, zum Beispiel durch Krankheit oder Urlaub.
Bei der Planung sollten unter anderem folgende Punkte berücksichtigt werden:
- vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten und Pausen
- Qualifikationen und feste Zuständigkeiten, zum Beispiel für Anmeldung, Labor oder Abrechnung
- Urlaubszeiten und Vertretungsregelungen
- planbare Abwesenheiten, etwa durch Berufsschule oder private Termine
- eine klare und transparente Abstimmung im Team
Wichtig ist außerdem, die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit zu beachten. Dazu gehören Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten.
Neben der täglichen Einsatzplanung gehört auch die Organisation des Praxisurlaubs zu den Aufgaben im Praxismanagement. Eine gute Vorbereitung hilft dabei, Ausfälle abzufedern und die Versorgung sicherzustellen.
Praxisurlaub: So beginnen die Ferien entspannt
Viele Arztpraxen schließen in den Sommerferien zeitweise ihre Türen. Je besser der Praxisurlaub vorbereitet ist, desto entspannter starten die Betriebsferien – im Wissen, dass die Versorgung der Patientinnen und Patienten sichergestellt ist.
- Die Information der Patientinnen und Patienten steht ganz oben auf der To-do-Liste. Fachleute empfehlen, die Patientenschaft bereits zwei Monate vor der Praxisschließung mündlich über die geplanten Ferien zu informieren. Etwa zwei Wochen vor Beginn sollten zusätzlich ein Hinweis auf der Praxis-Homepage sowie Urlaubsschilder an zentralen Stellen (Wartezimmer, Anmeldung, Garderobe) auf den bevorstehenden Urlaub aufmerksam machen.
- Facharztpraxen sollten per Rundschreiben überweisende Hausarztpraxen informieren, damit dort steuernd eingegriffen werden kann.
- Auch Labormitarbeitende, der Post- oder Paketdienst sowie das Reinigungspersonal freuen sich über eine frühzeitige Mitteilung.
Wenn eine Praxis länger als eine Woche schließt, muss dies mitsamt der Urlaubsvertretung der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung gemeldet werden. Die Einzelheiten regeln die jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigungen. Informationen zur Meldung finden Praxen bei ihrer zuständigen KV.
Bei Patientinnen und Patienten mit Pflegegrad kann die Arztperson mit einem Hausbesuch kurz vor dem Urlaub noch einmal die Medikation überprüfen und den Pflegedienst beziehungsweise die Angehörigen über die Betriebsferien informieren.
Stellen Sie bereits bei der Planung des Disease-Management-Programms (DMP) sicher, dass alle Schulungen vor den Ferien abgeschlossen sind und Kontrolltermine von DMP-Patientinnen und -Patienten nicht in die Urlaubszeit fallen. Die letzten Laboruntersuchungen terminiert man am besten so, dass die Ergebnisse möglichst zwei Tage vor Beginn der Ferien vorliegen.
Kurz vor dem Schließen der Praxis empfiehlt es sich, den Anrufbeantworter neu zu besprechen und ein Urlaubsschild mit dem Hinweis auf den Vertretungsarzt an der Außentür der Praxis anzubringen.
Zehn Tipps für die Urlaubsplanung im Praxisteam
- Vertretungspraxis festlegen, Termine abklären und KV-Meldung online abschicken
- Routinekontrollen und absehbare Folgetermine gezielt vor dem Urlaub einplanen
- Offene Befunde und Arztbriefe an Kolleginnen und Kollegen sowie an Zuweiserpraxen vor dem Schließen abarbeiten
- Pflegedienste und Angehörige von betreuungspflichtigen Patienteninnen und Patienten vorab informieren
- Kooperationspartner wie Labore, Transportdienste über Schließzeiten benachrichtigen
- Facharztpraxen: Ein kurzes Infoschreiben an die wichtigsten Zuweiserpraxen senden
- Patientinnen und Patienten frühzeitig (etwa zwei Monate vorher) mündlich informieren
- Offiziellen Aushang an der Praxistür und Hinweis auf der Homepage aktivieren (zwei Wochen vorher)
- Posthinterlegung (oder Nachsendeauftrag) und die Versorgung der Praxispflanzen organisieren
- Anrufbeantworter am letzten Arbeitstag mit Vertretungszeitraum und Notfallnummern besprechen
Hintergrund: Was ist Praxismanagement?
Terminplanung, Dienstpläne und die Vorbereitung von Praxisurlaub sind typische Aufgaben des Praxismanagements. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff?
Praxismanagement ist die Planung, Steuerung und Kontrolle der Abläufe in einer Arztpraxis. Es umfasst organisatorische Aufgaben, die Abstimmung im Team und die Unterstützung bei Verwaltungsarbeiten.
Praxismanagerinnen und Praxismanager kümmern sich darum, dass Abläufe reibungslos funktionieren und alle im Team wissen, was zu tun ist. Häufig wird das Praxismanagement von Medizinischen Fachangestellten übernommen.
Praxisorganisation und Praxisverwaltung: Wo liegt der Unterschied?
Praxismanagement umfasst sowohl Organisation als auch Verwaltung. Beide Bereiche haben unterschiedliche Schwerpunkte.
Praxisorganisation bezieht sich auf die Gestaltung der Arbeitsabläufe im Praxisalltag. Dazu gehört zum Beispiel:
- Wie werden Termine vergeben?
- Wer ist für Anmeldung, Labor oder Telefon zuständig?
- Wie laufen Übergaben im Team ab?
Praxisverwaltung betrifft vor allem formale und dokumentierende Aufgaben. Dazu zählen unter anderem:
- Behandlungsdaten erfassen
- Abrechnungen vorbereiten
- Briefe schreiben oder E-Mails beantworten
- Fristen im Blick behalten
Beide Bereiche ergänzen sich. Eine klare Organisation erleichtert die Verwaltung – und eine strukturierte Verwaltung unterstützt einen reibungslosen Ablauf.
Aufgaben einer Praxismanagerin oder eines Praxismanagers
Je nach Größe der Praxis oder des MVZ können Aufgaben unterschiedlich verteilt sein. Typische Verantwortungsbereiche sind:
- Abläufe und Standards: Zuständigkeiten, Checklisten, Übergaben, Vertretungsregeln
- Terminmanagement: Terminarten, Zeitfenster, Puffer, No-Show-Reduktion
- Personalmanagement: Dienst- und Einsatzplanung, Einarbeitung, Kommunikation im Team
- Qualität und Sicherheit: QM-Prozesse, Fehlerkultur, Notfallorganisation (praxisindividuell)
- Abrechnung und Organisation: Schnittstellen, Fristen, Dokumentation (praxisindividuell)
- Praxiskommunikation: Information an Patientinnen und Patienten bei Verzögerungen, klare Ansagen am Empfang