Was ist der KIM-Dienst?
KIM ist der einheitliche Standard für die elektronische Übermittlung medizinischer Dokumente.
Arztpraxen, Krankenhäuser, Reha-Einrichtungen, Pflegeeinrichtungen und Apotheken, aber auch Kammern, Krankenkassen wie die AOK und gesetzliche Unfallversicherungen können Daten mithilfe von KIM austauschen.
Somit sorgt KIM für den abgesicherten Austausch von sensiblen Informationen wie Befunden, Bescheiden, Abrechnungen oder Röntgenbildern über die Telematikinfrastruktur zwischen verschiedenen Ärztinnen und Ärzten und mit medizinischen Einrichtungen.
KIM kann nur von registrierten, authentifizierten Nutzern der Telematikinfrastruktur (TI) verwendet werden. Patientinnen und Patienten können sich nicht per KIM an Leistungserbringer wenden.
KIM-Pflichten und -Fristen: Wer muss wann angebunden sein?
Ob KIM bereits verpflichtend genutzt werden muss, hängt von der Berufsgruppe ab. Für Arztpraxen und Apotheken ist dies seit 2021 beziehungsweise 2022 vorgeschrieben. Auch Zahnarztpraxen nutzen KIM verpflichtend für die elektronische Beantragung über das EBZ-Verfahren.
Pflegeeinrichtungen müssen seit dem 1. Juli 2025 an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sein. Ab dem 1. Dezember 2026 erfolgt die Abrechnung nach SGB XI ausschließlich elektronisch über die TI – dabei ist KIM das verbindliche Transportverfahren.
Prinzipiell steht KIM allen Berufsgruppen offen, die einen Heilberufsausweis (eHBA) beziehungsweise einen elektronischen Praxis- oder Institutionsausweis (SMC-B) besitzen.
KIM-Adressen: Beantragung, Kosten und Verzeichnisdienst (VZD)
Die Gematik bietet auf ihrer Website umfangreiche Antworten zu häufig gestellten Fragen an. Für Leistungserbringer sind insbesondere diese Hinweise relevant.
Wer braucht eine KIM-Adresse? Alle an die TI angebundenen Leistungserbringer – von Arzt- und Zahnarztpraxen über Krankenhäuser und Apotheken bis hin zu Reha- und Pflegeeinrichtungen – benötigen mindestens eine KIM-Adresse, um Dokumente wie elektronische Arztbriefe (eArztbriefe), elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) und elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) zu versenden und zu empfangen.
Wie viele KIM-Adressen werden benötigt? In der Regel genügt eine institutionsbezogene KIM-Adresse, die mit der Praxiskarte (SMC-B) verknüpft ist. Je nach Bedarf können zusätzliche Postfächer eingerichtet werden, etwa für Funktionsbereiche oder für persönliche Adressen, die an den elektronischen Heilberufsausweis gebunden sind. Pro SMC-B lassen sich bis zu 100 Adressen verwalten.
Wo können KIM-Adressen beantragt werden? Die Beantragung erfolgt über einen zugelassenen KIM-Anbieter. Häufig läuft dies direkt über den Anbieter des Praxisverwaltungssystems. Eine Übersicht aller zugelassenen Anbieter stellt die gematik auf ihrem Fachportal bereit.
Da pro Betriebsstätte mehrere KIM-Adressen existieren können, lohnt es sich gezielt nach Einrichtungen suchen.
KIM in der Praxis: Anwendung für Ärzte, Apotheken, Reha und Pflege
Wie KIM konkret genutzt wird, hängt stark von der jeweiligen Einrichtung ab. Die folgenden Abschnitte zeigen typische Anwendungsfälle für unterschiedliche Leistungserbringergruppen
Mit KIM lassen sich Befunde, elektronische Arztbriefe und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sicher und schnell versenden. Arzt- und Zahnarztpraxen sind verpflichtet, KIM für bestimmte Verfahren einzusetzen. Dazu gehört insbesondere die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die direkt an die Krankenkassen übermittelt wird.
Für Zahnarztpraxen ist außerdem das Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte (EBZ) seit dem 1. Januar 2023 verbindlich: Leistungsanträge werden ausschließlich digital per KIM an die Kassen geschickt.
Auch Krankenhäuser nutzen KIM, um elektronische Arztbriefe, Befunde und eAU-Meldungen direkt und rechtssicher an Krankenkassen und andere Einrichtungen zu übermitteln. Das entlastet Verwaltungsteams und beschleunigt die Bearbeitung.
Seit dem 1. Juli 2025 ist auch der Versand und Empfang der elektronisches Ersatzbescheinigung (eEB) verpflichtend.
Apotheken können über KIM wichtige Informationen mit Arztpraxen, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Krankenkassen austauschen.
Besonders praxisrelevant sind:
- die sichere Kommunikation zu Verordnungen und Medikationsplänen,
- die nahtlose Integration in das Apothekenverwaltungssystem, sodass KIM-Nachrichten wie klassische E-Mails verschickt werden können.
So lassen sich Rückfragen oder Nachweise digital klären – ohne Fax, Post oder zusätzlichen Aufwand.
Rehaeinrichtungen können Befunde, Entlassbriefe oder AU-Bescheinigungen per KIM sicher an Haus- und Fachärzte sowie Krankenkassen übermitteln. Damit kommt die Information direkt beim passenden Ansprechpartner an und kann strukturiert weiterverarbeitet werden.
Beispiel: Entlassbriefe werden unmittelbar nach der Reha digital an die weiterbehandelnden Ärztinnen und Ärzte geschickt – ein Versand auf Papier entfällt.
Pflegeeinrichtungen profitieren doppelt: Zum einen ermöglicht KIM die sichere Kommunikation mit Ärzten, Krankenhäusern und Apotheken, etwa wenn es um Arztberichte geht. Zum anderen wird KIM ab Dezember 2026 zum verbindlichen Transportweg für die elektronische Abrechnung mit den Pflegekassen.
Seit dem 1. Juli 2025 müssen Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein. Damit schaffen sie die Basis, um künftig Abrechnungen digital, sicher und fristgerecht über KIM an die Krankenkassen zu übermitteln. Weitere Hinweise bietet die Themenseite zur Telematikinfrastruktur in der Pflege.
KIM und Krankenkassen: So finden Sie den richtigen AOK-Kontakt
Derzeit ist jede regionale AOK mit genau einer Empfänger-Adresse im Verzeichnisdienst (VZD) vertreten. Leistungserbringer können deshalb immer genau die AOK kontaktieren, die für ihr Anliegen zuständig ist.
Die KIM-Adressen sind im Verzeichnisdienst (VZD) der Telematikinfrastruktur hinterlegt. Das VZD kann direkt aus der Praxissoftware oder über ein angebundenes E-Mail-Programm durchsucht werden. Für definierte Prozesse wie die eAU wird die zuständige Krankenkasse in vielen Systemen automatisch über das Institutionskennzeichen (IK) gefunden.
KIM-FAQ: Häufige Fragen und Antworten
Viele Leistungserbringer stellen sich im Alltag ähnliche Fragen rund um die Nutzung von KIM. Im folgenden Abschnitt finden Sie die wichtigsten Antworten – von den Voraussetzungen über die Beantragung bis hin zur Fehlerbehebung.
KIM steht für „Kommunikation im Medizinwesen“ und ist der sichere Standard für den elektronischen Austausch von medizinischen Dokumenten über die Telematikinfrastruktur. Leistungserbringer sparen Zeit, Kosten und Papier und können sensible Informationen datenschutzkonform übermitteln.
Für die Nutzung benötigen Sie eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI), eine Institutionskarte (SMC-B) oder einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) sowie eine KIM-Adresse eines zugelassenen Anbieters.
Alle an die TI angebundenen Leistungserbringer – zum Beispiel Arzt- und Zahnarztpraxen, Krankenhäuser, Apotheken, Reha- und Pflegeeinrichtungen – benötigen mindestens eine KIM-Adresse, um Dokumente wie eAU, eRezepte oder Arztbriefe zu versenden und zu empfangen.
In der Regel reicht eine institutionsbezogene Adresse pro Praxis oder Einrichtung aus. Je nach Bedarf können weitere Adressen eingerichtet werden, etwa für Funktionsbereiche oder für persönliche Postfächer. Pro SMC-B sind bis zu 100 Adressen möglich.
Die Beantragung erfolgt bei einem zugelassenen KIM-Anbieter, oft direkt über den Anbieter des Praxis- oder Apothekenverwaltungssystems. Eine Übersicht aller Anbieter stellt die Gematik online bereit.
Nein. Für die Nutzung fallen monatliche Gebühren pro Adresse an. Die Höhe variiert je nach Anbieter. Zum Ausgleich der entstehenden Kosten erhalten die Leistungserbringer eine monatliche TI-Pauschale von den Krankenkassen.
Die KIM-Adressen der Krankenkassen sind im Verzeichnisdienst (VZD) der TI hinterlegt. In vielen Praxisverwaltungssystemen wird die zuständige Krankenkasse bei definierten Prozessen wie der eAU automatisch über das Institutionskennzeichen (IK) ermittelt.
Eine Zustellbestätigung wird automatisch erstellt. Eine Lesebestätigung kann optional angefordert werden. Die Anzeige erfolgt abhängig vom verwendeten Verwaltungssystem.
Fehlerursachen können eine falsche Empfängeradresse, ein nicht korrekt gesetzter Betreff oder Probleme bei Signatur und Verschlüsselung sein. Prüfen Sie die Hinweise in der Fehlermeldung und wenden Sie sich gegebenenfalls an den Support Ihres Systemanbieters.
Bei technischen Problemen ist in erster Linie der Hersteller Ihres Praxis- oder Kliniksystems zuständig. Zusätzlich können die Kassenärztlichen Vereinigungen sowie die gematik Informationsmaterial und Unterstützung bereitstellen.
Quellen und weiterführende Informationen
- gematikÜbersicht: Kommunikation im Medizinwesen
- gematik FachportalÜbersicht KIM mit Zulassungsübersicht
- AOK Presse- und PolitikportalLexikon: Kommunikation im Medizinwesen (KIM)