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Elektronischer Kostenvoranschlag

Mit dem elektronischen Kostenvoranschlag werden Unterlagen versendet, die zur Entscheidung in der Hilfsmittelversorgung erforderlich sind.

Elektronische Abwicklung

Der elektronische Kostenvoranschlag bietet die Möglichkeit, die zur Entscheidung der Hilfsmittelversorgung erforderlichen Unterlagen direkt, mittels elektronischer Datenübermittlung, an die zuständige AOK zu verschicken. Auf diesem Weg werden auch die Entscheidungen zugestellt.

Die Umsetzung des Verfahrens erfolgt nur über zugelassene und zertifizierte Dienstleister. Leistungserbringer nutzen zur Datenübermittlung ihre Branchensoftware.

Spätestens ab dem 1. Februar 2023 sind Leistungserbringer verpflichtet, das Verfahren zum elektronischen Kostenvoranschlag gemäß den Rahmenempfehlungen zu § 127 Abs. 9 SGB V umzusetzen.

Vorteile des elektronischen Kostenvoranschlags

  • schnelle, sichere und nachvollziehbare Übermittlung der Kostenvoranschläge
  • Einsparung von Porto und Verwaltungskosten
  • automatische Zuordnung des Kostenvoranschlags an den zuständigen Mitarbeiter bei der Krankenkasse
  • schnellere Übermittlung der Entscheidung per elektronischem Rückweg
  • verkürzte Bearbeitungsdauer
  • Umsetzung nur über zugelassene und zertifizierte Dienstleister
Sie sehen regionale Inhalte der AOK Baden-Württemberg

Voraussetzungen für die Teilnahme am elektronischen Kostenvoranschlagsverfahren

Um den elektronischen Kostenvoranschlag zu nutzen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Leistungserbringer hat eine Liefer- und Abgabeberechtigung für Hilfsmittel bei der AOK Baden-Württemberg (nach § 126 SGB V in V. m. §127 SGB V).
  • Eine Branchensoftware zur Erfassung des Kostenvoranschlags samt den Verordnungsdaten ist vorhanden.
  • Eine Scanmöglichkeit zum Einscannen der Verordnungen und etwaiger weiterer Anlagen ist vorhanden.
  • Die Beauftragung eines IT-Dienstleisters für die Übermittlung der Daten an die zentrale Online-Geschäftsstelle (zOGS) der ITSCare ist erfolgt.

IT-Dienstleister

Zertifizierte IT-Dienstleister unterstützen die Leistungserbringer. Sie stellen die technische Schnittstelle zwischen der Branchensoftware der Leistungserbringer und der zentralen Online-Geschäftsstelle (zOGS) der ITSCare zur Verfügung. Sie sind von der AOK Systems für das Verfahren zertifiziert worden, das heißt sie bedienen ein definiertes Schnittstellenformat für den sogenannten Hinweg, Rückweg und Zwischennachrichten.

Bitte fragen Sie gegebenenfalls bei Ihrem gewählten IT-Dienstleister, ob die Voraussetzungen für die Durchführung des eKVA-Verfahrens mit der AOK Baden-Württemberg vorliegen.

Für das eKVA-Verfahren mit der AOK Baden-Württemberg muss der IT-Dienstleister zusätzlich einen Dienstleister-Vertrag abgeschlossen haben. Aktuell erfüllen diese Voraussetzung folgende IT-Dienstleister:

Wie ist der Verfahrensablauf beim elektronischen Kostenvoranschlag?

Ablaufschema für eKVA
AOK Baden-Württemberg
Ablaufschema für eKVA
AOK Baden-Württemberg
  • Der Leistungserbringer erfasst die Daten des Kostenvoranschlags in seiner Branchensoftware, scannt den erforderlichen Anhang (Verordnung und gegebenenfalls Kostenkalkulation oder weitere Angaben) ein und schickt die Daten an den von ihm ausgewählten zertifizierten IT-Dienstleister.
  • Der zertifizierte IT-Dienstleister nimmt die Daten entgegen und übermittelt sie auf Basis des vereinbarten Schnittstellenformats an die zentrale Online-Geschäftsstelle (zOGS) der ITSCare.
  • Dort werden erste Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten direkt an den zuständigen Mitarbeiter der AOK Baden-Württemberg weitergeleitet.
  • Die AOK Baden-Württemberg trifft eine Leistungsentscheidung nach fachlicher Prüfung des Kostenvoranschlags.
  • Die Leistungsentscheidung wird in Form eines elektronischen Datensatzes und eines Genehmigungs- bzw. Ablehnungsschreibens als Anhang über die zOGS an den zertifizierten Dienstleister übermittelt.
  • Über das Verfahren sind Zwischenmitteilungen inklusive Imageübermittlung zwischen Leistungserbringer und AOK Baden-Württemberg möglich.

Liefervorgaben

Damit das Verfahren für alle Beteiligten möglichst reibungslos läuft, hat die AOK Baden-Württemberg Liefervorgaben zusammengestellt. Sie beschreiben, was im Einzelnen bei der Einreichung des elektronischen Kostenvoranschlags (eKVA) zu beachten ist.

Alle Dateien herunterladen

Ansprechpartner

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Competence Center Hilfsmittel. Die Zuständigkeit des Competence Center Hilfsmittel richtet sich nach der Postleitzahl (PLZ) des Leistungserbringers.

Bei technischen Fragen wenden Sie sich je nach Fehlerquelle

  • an Ihren Branchensoftware-Anbieter
  • an Ihren gewählten zertifizierten IT-Dienstleister

Häufig gestellte Fragen zum elektronischen Kostenvoranschlag