Elektronischer Kostenvoranschlag

Der elektronische Kostenvoranschlag und die benötigten Anlagen (z. B. ärztliche Verordnung, MIP-Beleg) werden über Ihre Branchensoftware per Datenübermittlung an die AOK Bayern übertragen.

Ob Ihre Branchensoftware die Voraussetzungen für die direkte Übertragung von elektronischen Kostenvoranschlägen an die AOK Bayern erfüllt, ist mit dem Anbieter der Branchensoftware abzuklären. Sollte Ihre Branchensoftware nicht kompatibel zum System der AOK Bayern sein, erfolgt die Übertragung der elektronischen Kostenvoranschläge mit Hilfe eines zwischengeschalteten zertifizierten Dienstleisters. Der Dienstleister bereitet die übertragenen Daten auf und wandelt sie in ein definiertes Schnittstellenformat um.

• Kostenvoranschlag und Verordnung sind in der Branchensoftware zu erfassen. Anschließend sind eventuell weitere Unterlagen (zum Beispiel MIP-Abfragebeleg, Statuserhebung Dekubitus) einzuscannen.
• Der Kostenvoranschlag ist als Anlage nur noch in den Fällen notwendig, in denen es sich um ein kalkuliertes Hilfsmittel handelt.
• Die erfassten Daten werden zusammen mit den gescannten Unterlagen an das AOK-Web-Portal übertragen. Dort werden die Daten einer ersten maschinellen Routineprüfung auf Plausibilität unterzogen. Schlägt eine Prüfung fehl, so erfolgt eine direkte Rückmeldung an den Absender. Wird der Versand des elektronischen Kostenvoranschlags über einen Dienstleister vorgenommen, so erhält der Dienstleister die Rückmeldung über die Abweisung des elektronischen Kostenvoranschlags. Der Dienstleister bereitet die Rückmeldung auf und gibt sie an den Leistungserbringer weiter. Hinweis: Bei Inanspruchnahme eines Dienstleisters werden bereits bei Aufbereitung und Umwandlung der Daten durch den Dienstleister Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, die zu einer Abweisung des übersandten elektronischen Kostenvoranschlags führen können. Auch in diesem Fall ist sichergestellt, dass der Leistungserbringer eine Rückmeldung über die Abweisung erhält.
• Hat der elektronische Kostenvoranschlag erfolgreich die maschinelle Plausibilitätsprüfung durchlaufen, so wird anhand der übertragenen Daten der Kostenvoranschlag einer Geschäftsstelle der AOK Bayern zugeordnet. Der elektronische Kostenvoranschlag erscheint direkt im EDV-System der AOK Bayern.

Die Entscheidung der AOK Bayern über die beantragte Leistung wird dem einreichenden Leistungserbringer ebenfalls elektronisch per Datensatz und pdf-Datei übermittelt.

Um einen für alle Seiten reibungslosen und einfachen Arbeitsablauf zu gewährleisten, ist es zwingend notwendig, neben den technischen Voraussetzungen auch die Erfassungsmodalitäten zu regeln. Die AOK Bayern hat daher sogenannte Lieferbestimmungen erlassen. Die jeweils gültigen Lieferbestimmungen werden hier veröffentlicht. Sukzessive werden weitere Dateien pro Produktgruppe eingestellt.