EBZ: elektronische Anträge und Genehmigungen für Zahnärzte

Mit dem EBZ-Verfahren werden alle genehmigungspflichtigen zahnärztlichen Leistungen auf digitale Verfahren umgestellt. Damit werden Anträge mit Papiervordrucken abgelöst.

Zahnarztpraxen können seit dem 1. Juli 2022 ihre Antragsdatensätze für Zahnersatz, Kieferorthopädie sowie Kieferbruch und Kiefergelenkserkrankungen an alle Krankenkassen in Deutschland senden. Die Krankenkassen sind seit diesem Datum flächendeckend annahmebereit. 

Vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 läuft die Einführungsphase für Zahnersatz, Kieferorthopädie, Kieferbruch und Kiefergelenkserkrankungen. Das heißt: Seit dem Jahreswechsel müssen die Zahnarztpraxen ihre Anträge bei den Krankenkassen digital stellen. Die Einführungsphase dient unter anderem der Evaluation des Einsatzes von Vordrucken. 

Für die Behandlung der Parodontitis beginnt die Einführungsphase ebenfalls am 1. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2023. Anders als bei Zahnersatz, Kieferorthopädie, Kieferbruch und Kiefergelenkserkrankungen sind die Anträge erst ab dem 1. Juli 2023 verpflichtend digital zu stellen.

Somit können die Zahnarztpraxen seit dem 1. Januar 2023 Parodontitis-Pläne digital an die Krankenkassen senden, bevor es mit dem 1. Juli 2023 auch für diesen Bereich verpflichtend wird.

Während der bundesweiten Einführungsphase vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023 können in Papier ausgestellte Behandlungspläne, sogenannte Stylesheets, nur noch im begründeten Ausnahmefall akzeptiert werden. Solche Ausnahmen können zum Beispiel Programmierfehler oder technische Störungen sein.

Diese Übergangsphase gilt für alle Leistungen, wobei ausschließlich bei der Behandlung der Parodontitis bis zum 30 Juni 2023 neben den Stylesheets abweichend auch die bisherigen Vordrucke akzeptiert werden. 

Auf diese Terminstrecke haben sich der GKV-Spitzenverband, die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) und die Praxisverwaltungssoftwarehersteller verständigt. 

Grundlage für die Einführung des EBZ-Verfahrens ist ein gesetzlicher Auftrag durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG).

Das EBZ-Verfahren soll die Arbeit in Zahnarztpraxen vereinfachen. Damit Zahnärztinnen und Zahnärzte das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren nutzen können, müssen sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Der Kommunikationsdienst KIM muss installiert und angebunden sein.
• Der Elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist vorhanden.
• Das EBZ-Fachmodul ist im Praxisverwaltungssystem installiert.
• Das Praxisverwaltungssystem verfügt über alle nötigen Updates.

Inhaltlich ändert sich für Zahnärztinnen und Zahnärzte wenig. Was bisher bei der Erstellung eines Heil- und Kostenplans – oder anderen Leistungsanträgen – auf Papier galt, gilt auch für die digitale Variante. Wie bisher wird der Behandlungsplan nach der Untersuchung erstellt – nun aber digital statt per Post an die Krankenkassen versendet.

In der Regel wird der digitale Leistungsantrag in dieser Reihenfolge erstellt:  

1. Untersuchung der Patientin oder des Patienten
2. Zahnärztin/Zahnarzt erstellt digitalen Behandlungsplan/Leistungsantrag.
3. Zahnärztin/Zahnarzt reicht Antrag digital bei Krankenkasse ein. Die Patienten erhalten eine Patienteninformation mit den relevanten Inhalten. 
4. Zahnärztin/Zahnarzt erhält digital die  Genehmigung oder Ablehnung. Bei Genehmigung kann die Behandlung beginnen; oder:
5. Zahnärztin/Zahnarzt erhält manuelle Genehmigung oder Ablehnung, falls der Antrag zuvor in Papierform eingereicht wurde.

Die Einführung des elektronischen Antrags- und Genehmigungsverfahrens ist kein Selbstzweck. Die Arbeit von Zahnärztinnen und Zahnärzten soll dadurch einfacher, schneller und ressourcenschonender werden. Fachleute erwarten vom EBZ-Verfahren unter anderem folgende konkrete Verbesserungen: 

• Verkürzte Bearbeitungszeit: Die Daten gehen direkt bei der Krankenkasse ein, der Postweg entfällt.
• Kein Ausdrucken der Behandlungspläne mehr. Zahnärztinnen und Zahnärzte sparen Zeit und verringern ihren ökologischen Fußabdruck.
• Digitale Eingangsbestätigung der Krankenkasse erhöht die Sicherheit und Planbarkeit.
• Genehmigung oder Ablehnung in jedem Fall: Durch das EBZ-Verfahren wird jeder Antrag beantwortet.  
• Automatisierte Übernahme von Genehmigung oder Ablehnung in die Praxisverwaltungssoftware. In der Praxis entfällt der manuelle Erfassungsaufwand.
• Strukturierte Datensätze vereinfachen insbesondere bei der Kieferorthopädie (KFO) die Kommunikation, etwa beim Abschluss der Behandlung. Zahnärztinnen und Zahnärzte müssen nur Datenfelder anklicken und versenden. Dadurch entfallen Briefe, Unterschriften, Ausdrucke und Versand. Auch dies spart Ressourcen.

Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ-Verfahren) ermöglicht die digitale Kommunikation zwischen Zahnarztpraxen und Krankenkassen. Zahnarztpraxen senden ihre Antragsdatensätze dann an alle Krankenkassen in Deutschland. Dabei erfolgt der elektronische Datenaustausch zwischen Praxis und Krankenkasse über ein KIM-Postfach (Kommunikation im Medizinwesen).

Bestimmte Fallkonstellationen können vom System automatisch genehmigt und an die Praxis zurückgesandt werden. Alle anderen Fälle gehen an die zuständigen Mitarbeitenden der Krankenkassen. Für die AOK-Gemeinschaft gilt: Ablehnungen erfolgen nicht automatisch. Das bedeutet: Sofern eine automatische Genehmigung nicht möglich ist, bewerten die Mitarbeitenden den Fall individuell. 

Anträge, die Auffälligkeiten aufweisen, werden von den Krankenkassen zur Klärung an die Praxen zurückgegeben.