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Elektronische Patientenakte (ePA): Definition, Vorteile, Datenschutz

Die elektronische Patientenakte liefert einen Überblick über die Gesundheitsdaten von gesetzlich Krankenversicherten. Ärzte können zum Beispiel Befunde in der ePA abspeichern. Die Nutzung der ePA ist für Versicherte freiwillig.

Mann benutzt Smartphone (Symbolbild)
© AOK-Gemeinschaft

Elektronische Patientenakte: Was wird gespeichert?

Gesetzlich Krankenversicherte haben seit 2021 die Möglichkeit, Ärzte, Psychotherapeuten oder anderen Leistungserbringern mittels einer elektronischen Patientenakte über Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen und Behandlungsberichte zu informieren. Dafür können Informationen aus bereits vorhandenen einzelnen Dokumentationen fall- und einrichtungsübergreifend zusammengeführt werden.

Weiterhin haben Versicherte zukünftig die Möglichkeit, eigene Dokumente - wie zum Beispiel Tagebücher über Blutzuckermessungen oder ihre Impfunterlagen - hochzuladen.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine freiwillige Anwendung des Versicherten. Gesetzlich Versicherte haben einen Rechtsanspruch auf die Nutzung ihrer ePA.

Wie funktioniert die elektronische Patientenakte?

Versicherte können die ePA über das Smartphone nutzen und haben so orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Dafür stellen die Krankenversicherungen jeweils Apps zur Verfügung, die den Zugang ermöglichen. Für Versicherte der AOK ist die „AOK Mein Leben“-App der Schlüssel zu ihrer elektronischen Patientenakte (ePA).

Auch Versicherte, die kein geeignetes Smartphone besitzen oder aus anderen Gründen die App nicht verwenden möchten, können die ePA nutzen. Allerdings stehen in diesem Fall einige Funktionen nur eingeschränkt oder gar nicht zur Verfügung. Beispielsweise können Versicherte ohne App selbst keine Dokumente in die ePA einstellen oder löschen. Berechtigungen können diese Versicherten direkt beim Leistungserbringer vor Ort vergeben. Sie benötigen dafür ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) und einen PIN von der Krankenkasse.

Wann kommt die elektronische Patientenakte?

Die gesetzlichen Krankenkassen müssen ihren Versicherten seit 2021 eine elektronische Patientenakte anbieten. Ebenfalls seit 2021 haben Patienten einen Anspruch darauf, dass ihr Arzt Dokumente und Daten in der ePA speichert. Ärzte bekommen das erste Befüllen und das Verwalten der ePA vergütet. Nach und nach werden weitere Leistungserbringer, wie zum Beispiel Krankenhäuser, Pflegefachkräfte, Hebammen, Heil- und Hilfsmittelerbringer die ePA nutzen können, wenn der Versicherte dies wünscht. Ab 2022 können bereits vorhandene Daten bei einem Krankenkassenwechsel exportiert und in eine ePA ihrer neuen gesetzlichen Krankenkasse übertragen werden.

Zu den Dokumenten und Daten, die in der ePA ab 2021 gespeichert werden können, gehören:

  • medizinische Behandlungsdaten, zum Beispiel Befunde, Diagnosen und Therapiemaßnahmen
  • Arztbriefe, die im Zuge einer (zahn-)ärztlichen Behandlung erstellt wurden
  • elektronischer Medikationsplan oder Notfalldatensatz

Ab 2022 wird es dann auch möglich sein, folgende Informationen in der ePA zu speichern:

  • elektronisches Zahn-Bonusheft
  • elektronisches Untersuchungsheft für Kinder
  • elektronischer Mutterpass
  • elektronische Impfdokumentation
  • elektronische Verordnungen
  • Daten aus einer elektronischen Gesundheitsakte (eGA)
  • Krankenkassendaten über in Anspruch genommene Leistungen

Vorteile der elektronischen Patientenakte

Die Kommunikation im Gesundheitswesen zwischen Patienten, Leistungserbringern und Kassen ist bisher oft noch analog und arbeitet mit Papier, Fax und Brief. Viele Informationen über den Gesundheitszustand von Versicherten werden nach wie vor in Akten in den jeweiligen Arztpraxen gesammelt.

Das kann schnell zum Problem werden: Wechseln Patienten den Arzt oder besuchen einen Facharzt, werden Untersuchungen eventuell wiederholt. Schlimmstenfalls fehlen wichtige Informationen, beispielsweise über Allergien oder Vorerkrankungen. In der elektronischen Patientenakte werden all diese Infos digital gebündelt und sind jeder Zeit verfügbar. Krankenhausärzte etwa können über den Notfalldatensatz (NFD) alles Wichtige für die Erstversorgung des Patienten abrufen. Apotheker können – die Erlaubnis des Patienten vorausgesetzt – die Informationen bei der individuellen Beratung zu Wechselwirkungen, Unverträglichkeiten und Allergien nutzen.

Doppeluntersuchungen vermeiden, Risiken senken

Dazu kommen zukünftig auch persönliche Gesundheitsdokumente, die bisher in Papierform vorlagen, beispielsweise der Impfpass oder das Zahn-Bonusheft. In der ePA kann das alles zusammengeführt werden – ohne, dass unberechtigte Dritte darauf zugreifen können. Das hat viele Vorteile: Doppeluntersuchungen werden vermieden, die Diagnose kann durch den besseren Informationsfluss genauer gestellt werden und der Patient hat seinen Gesundheitszustand immer im Blick.

Zusätzlich können Risiken gesenkt werden. Antworten auf Fragen nach Unverträglichkeiten, den letzten Blutwerte, oder einzunehmenden Medikamenten inklusive Dosierung sind in der elektronischen Patientenakte direkt ersichtlich. Auch wichtige Daten für den Notfall können hinterlegt werden. Die Funktionen der ePA werden stetig erweitert, sodass in Zukunft beispielsweise auch elektronische Rezepte oder Krankschreibungen digitalisiert werden können. Der „gelbe Zettel“ zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat dann ausgedient.

Wer pflegt die elektronische Patientenakte?

Medizinische Dokumente und Daten können auf verschiedene Weise in die Akte eingestellt werden: Patienten können eigenständig Dokumente hochladen, lokal speichern oder aus der Akte entfernen, wenn sie die App nutzen. Zusätzlich kann berechtigtes Personal medizinische Daten der ePA hinzufügen. Nach Angaben der gematik ist dies möglich, ohne dass der Patient dabei anwesend sein muss. Voraussetzung ist, dass der Patient der Praxis ausreichend lange Zugriff auf seine ePA eingeräumt hat. Dann muss er beispielsweise nach einer Blutabnahme nicht noch einmal in die Praxis oder das Krankenhaus kommen, um die Laborergebnisse in die Akte eintragen zu lassen.

Elektronische Patientenakte: Sicherheit und Datenschutz

Bei der elektronischen Patientenakte entscheidet allein der Versicherte, was mit seinen Daten geschieht. Er legt fest, welche Dokumente und Daten in der ePA gespeichert und welche wieder gelöscht werden.

Zum Start der ePA 2021 sind die Möglichkeiten bei den Zugriffsberechtigungen jedoch noch eingeschränkt. Die ePA besteht dann aus zwei Dokumentenbereichen: Dokumente des Versicherten und Dokumente von Leistungserbringern. 2021 kann nur der Zugriff auf den kompletten jeweiligen Dokumentenbereich vergeben werden. Das bedeutet, dass - nach Freigabe des Versicherten - alle Dokumente gelesen werden können, es sei denn, der Patient entfernt diese vor einem Zugriff durch einen Leistungserbringer.

Patienten haben die Möglichkeit, die Freigabe auch kurzfristig zu ermöglichen. Die Dauer solcher Ad-hoc-Berechtigungen kann individuell auf einen Zeitraum zwischen einem Tag bis hin zu 18 Monaten eingestellt werden. Vorausgewählt sind sieben Tage. Eine Ad-hoc-Berechtigung kann per App oder beim Leistungserbringer mit elektronischer Gesundheitskarte und Pin erteilt werden.

Ab 2022: einzelne Dokumente in der ePA freigeben

Ab 2022 (ePA 2.0) kann die Zugriffsberechtigung dokumentenspezifisch erfolgen. Der Nutzer kann konkret festlegen, welcher Leistungserbringer welches Dokument oder welche Gruppe von Dokumenten einsehen kann. Dies erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit verschiedener Leistungserbringer, etwa bei einer Heilmittel- oder Hilfsmittelverordnung, wenn auf einen Arztbrief, Behandlungsplan oder Befund zugegriffen werden soll. Die Möglichkeit, feingranulare Freigaben für einzelne Dokumente zu erteilen, steht allerdings nur in der App zur Verfügung.

Patienten, die die elektronische Patientenakte nicht über eine App verwenden, erhalten nur sogenannte mittelgranulare Berechtigungen. Das heißt: Nicht-App-Nutzer können den Zugriff eines Leistungserbringers auf vertrauliche Dokumentengruppen weiter einschränken. Zum Beispiel können sie über Dokumentenkategorien festlegen, dass nur Leistungserbringer eines bestimmten Fachbereichs - wie etwa Hautarzt oder Augenarzt - Einsicht erhalten.

Datenschutz: Was müssen Leistungserbringer beachten?

Jeder Nutzer der Telematikinfrastruktur - ob Arzt, Krankenhaus oder Apotheker - ist dafür verantwortlich, den Datenschutz bei der Bearbeitung der Patientendaten einzuhalten. Die datenschutz- und IT-sicherheitskonforme Speicherung der Daten innerhalb der ePA obliegt dagegen dem jeweiligen Anbieter beziehungsweise Betreiber der ePA. Die Details sind in §§ 341-355 SGB V geregelt.

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Die “AOK Mein Leben“-App steht für Smartphones mit Android-Betriebssystem bei Google Play und für Apple-Geräte mit iOS-Betriebssystem im App Store zum Download zur Verfügung.

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