Absturz am Praxis-Tresen

Der zeitweise Stillstand in den Praxen von niedergelassenen Medizinern und Psychotherapeuten wird erst seit wenigen Jahren intensiver untersucht und dokumentiert. In einer deutschlandweiten Befragung des ZI von 10.000 Praxen, die 39 der am häufigsten vertretenen Praxissysteme nutzen, kam 2024 heraus, dass drei von vier Praxen ihre aktuelle Praxissoftware nicht weiterempfehlen würden. 2025 wurde die Umfrage wiederholt und konkret nach Fehlerhäufigkeiten gefragt, diesmal mit 3.100 Ärzten und Psychotherapeuten. Auch hier ergab sich eine erschreckend hohe Fehlerquote, gerade bei Praxissystemen, die relativ viele Nutzer haben. 

Aktuell laufen etwa 130 unterschiedliche Praxissoftwaresysteme in den 98.000 Arzt- und Psychotherapeutenpraxen. Die am häufig­sten genutzte Software – „Elefant“ für Psychotherapeuten – kommt laut Statistik der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) auf rund 11.000 Installationen. Für niedergelassene Ärzte ist „CGM Medistar Black Pro“ mit 9.800 Installationen der Spitzenreiter. Dahinter rangieren 22 unterschiedliche Programme, die jeweils 1.000 bis 6.500 Nutzer zählen. Daneben gibt es neun Programme mit 500 bis 1.000 Nutzern und weitere 33 Software-Produkte, mit denen 50 bis 500 Mediziner arbeiten. Und selbst Praxisprogramme, die nur in einer, zwei, fünf, zehn oder bis zu 20 Arztpraxen laufen, sind keine Seltenheit – 38 unterschiedliche Programme sind hier laut KBV auf dem Markt.

Diese Vielfalt ist erklärbar: Ärztinnen und Ärzte arbeiten derzeit in 34 unterschiedlichen Fachgebieten, Spezialisierungen nicht mitgezählt, die oft spezielle Anforderungen an die medizinische Arbeit und die Software-Ausstattung mit sich bringen. Hinzu kommt: Bei der Verbreitung der Praxiscomputer in den 80er-Jahren des vorigen Jahrhunderts ließen sich viele Mediziner eigenständig Software für ihre Praxis programmieren. Etliche der daraus hervorgegangenen Unternehmen sind heute noch aktiv.

Die PVS ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Arbeit der knapp 192.000 ambulant tätigen Mediziner sowie Psychotherapeuten in Deutschland. Über den Computer läuft – in Verbindung mit dem sogenannten Konnektor, dem Kartenlesegerät – nicht nur das Einlesen der Krankenversicherungskarte. Die elektronische Praxisverwaltung speichert die Patientendaten und dokumentiert Befunde, Diagnosen und Behandlungsschritte. Per Rechner werden elektronische Rezepte ausgestellt, Arztbriefe von Kliniken eingelesen oder an andere Behandler verschickt sowie Einträge in die Patientenakte vorgenommen. Nicht zuletzt vergeben die Praxen per Software ihre Termine für die Sprechstunden. Und auch die Honorarabrechnung mit den Kassenärztlichen Vereinigungen läuft über den Computer.

Die Ausfälle durch Fehlfunktionen und Computerabstürze behindern diese Arbeit heute regelmäßig. Wer vermutet, dass vor allem kleine Hersteller mit wenig installierter Praxissoftware von solchen Ausfällen häufig betroffen sind, liegt laut ZI falsch. „Platzhirsche, die wie die CompuGroup Medical relativ viele Systeme und vergleichsweise hohe Installationszahlen haben, schneiden sowohl bei der Nutzerfreundlichkeit als auch bei der Weiterempfehlung deutlich schlechter ab als andere PVS-Anbieter“, sagt Tobias Nieporte, wissenschaftlicher Mitarbeiter beim ZI. Die Fehlerhäufigkeit hänge direkt damit zusammen.

Das lässt sich auch an den Zahlen des ZI im eigenen PVS-Portal festmachen (siehe Webtipps auf Seite 23). Beispiel: Die Computerprogramme mit Namen wie „CGM Medistar“, „Turbomed“, „Albis“ oder „CGM M1 Pro“ sind seit langem im PVS-Markt etabliert. Sie werden von der CompuGroup Medical vertrieben. Beim Auslesen der elektronischen Gesundheitskarte kam es bei diesen Programmen „fast jeden Tag“ zu Problemen – 15 bis über 20 Prozent der vom ZI befragten Praxen gaben das an. Fehler, die „ein paar Mal“ jede Woche und jeden Monat auftraten, berichteten weitere 30 bis 40 Prozent. Allerdings kämpfen auch Mediziner, die oft genutzte Software wie zum Beispiel „Quincy Win“, „x.isynet“, „Data-AL“ oder „Red Medical“ von anderen Herstellern installiert haben, mit ähnlich häufigen Fehlfunktionen.

Bestimmte Aufgaben sind besonders anfällig: So bringt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung manche Software schnell an den Rand der Leistungsfähigkeit, ebenso wie die Aufgaben, eine Verbindung mit dem Konnektor herzustellen, ein elektronisches Rezept auszugeben oder einen elektronischen Arztbrief zu erstellen. Hier antworteten vor allem jene Mediziner und Psychotherapeuten, die häufig genutzte Programme einsetzen, dass dies eine für sie typische Fehlersituation im Praxisalltag sei. Kritisch ist danach auch, ein neues Update der PVS aufzuspielen: Dabei gibt es vergleichsweise viele Fehlfunktionen. Zur Wahrheit gehört aber auch: Manche Mediziner spielen das notwendige Update für ihr System offenbar absichtlich nicht auf, weil sie Abstürze befürchten oder die Dringlichkeit eines Updates nicht einsehen. „Die sind dann mit ihrer Software auf dem Stand von vor zwei oder drei Jahren“, so ein Insider. 

Auch wenn ihre Software zum Teil täglich Fehler produziert, zögern laut ZI-Befragung viele Ärztinnen und Ärzte, ihr Praxisprogramm zu wechseln. 44 Prozent fürchten, dass bei einem Umstieg auf eine andere Software Patientendaten verloren gehen könnten. Und 38 Prozent sind unsicher, welchen neuen Anbieter sie auswählen sollten. Zwar planen 33 Prozent der Befragten, in den kommenden zwei Jahren ihre Praxis-Software zu wechseln. Doch vor allem ältere Medizinerinnen und Mediziner scheuen eine aufwendige und kostspielige Umrüstung. 

Für den Vorstandsvorsitzenden des ZI, Dr. Dominik von Stillfried, ist ein Umstieg auf ein weniger fehleranfälliges System für viele Praxen aber dringend geboten: „Die besser bewerteten Systeme verursachen nicht nur weniger Stress in der Praxis. Sie benötigen für die gleichen Aufgaben im Schnitt auch weniger Klicks und sparen damit Arbeitszeit.“ 2023 wurde das in einer kleinen Studie mit 40 Patienten in fünf Hausarztpraxen getestet. Die Zeitersparnis eines Programms, das deutlich weniger Tastatureingaben und Mausklicks benötigt als ein anderes, beträgt danach an einem stressigen Arbeitstag mit vielen Akutpatienten elf bis 46 Minuten, an einem normalen Arbeitstag 19 bis 51 Minuten.

Doch was ist zu tun, um die PVS besser auf die Digitalisierung im Gesundheitswesen einzustellen? Die Kassenärztliche Bundesvereinigung setzt auf eine freiwillige Rahmenvereinbarung mit den Herstellern der PVS. Schließen sie diese Vereinbarung ab, können sie mit einer „PVS mit KBV-Vertrag“ werben. Laut dem KBV-Verzeichnis „zertifizierter Software“ haben das inzwischen alle PVS-Hersteller getan – und sich damit verpflichtet, eine Software anzubieten, die alle Praxisabläufe komfortabel unterstützt, die Preise sowie ihre Laufzeiten transparent ausweist, über Installation und sicherheitskritische Einstellungen informiert und einen Servicepartner bereitstellt, der bei Problemen innerhalb festgelegter Fristen hilft.

Deutliche Kritik an diesem freiwilligen Weg kommt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die IT-Fachleute monieren in dem Projekt „Sicherheit von Praxisverwaltungssystemen“, dass in diesen Rahmenbedingungen keine verbindlichen Richtlinien für die IT-Sicherheit von PVS vorhanden seien. „Dies ist im Hinblick auf die enorme Relevanz des Themas erstaunlich“, heißt es in dem Papier. Laut BSI wurden für die Studie vier unterschiedliche PVS unter die Lupe genommen. Das Fazit: „Unzureichendes Zugriffs-Management“ in der Software, „unsichere Datenbank-Konfiguration“ oder „veraltete oder selbstentwickelte kryptographische Algorithmen.“ Fehleranfällig und sicherheitstechnisch nicht auf dem notwendigen Stand – kein beruhigender Befund über die Praxissoftware.

Immerhin: Die ärztliche Honorar-Abrechnung mit den Kassenärztlichen Vereinigungen funktioniert bei den weitaus meisten Praxisprogrammen tadellos. Diese Fehlerquote ist nach den ZI-Daten verschwindend gering.