Langer Atem für die Akte

Damit kann niemand zufrieden sein. Adolph sieht mehrere Gründe: „Die allgemein geringe Nutzung von digitalen Angeboten erschwert auch die Akzeptanz im Gesundheitswesen. Auch nach zehn Jahren elektronischer Patientenquittung haben wir nur etwa 600.000 Nutzende.“ Alle ePA-Apps seien zudem nach wie vor mühsam zu initiieren. Zur Erinnerung: Für die Initialisierung einer ePA-App ist die Gesundheits-ID erforderlich. Um die zu bekommen, braucht es entweder Personalausweis plus PIN oder elektronische Gesundheitskarte (eGK) plus PIN, außerdem eine ID-App – oder aber Versicherte müssen einen Aktivierungscode beantragen und sich anschließend per PostIdent identifizieren. Dass Krankenkassen seit September ihren Versicherten die eGK-PIN wieder über das Video-Ident-Verfahren mitteilen dürfen, sei ein Schritt in die richtige Richtung, so Adolph: „Als AOK werden wir das mitgehen.“ Das reiche aber nicht: „Unsere Kunden erwarten, dass sie am Sonntagabend auf der Couch ihren Zugang in die ePA bekommen. Daher brauchen wir eine voll digitale Beantragung der Gesundheits-ID. Wir halten das auch für möglich. Aber gematik und Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik sind da bisher noch zurückhaltend.“

Einen weiteren Grund für Zurückhaltung bei den ePA-Apps sieht Adolph in einer suboptimalen Kommunikation der Leistungserbringer und der Politik. Hier werde zu skeptisch kommuniziert, statt den Nutzen in den Vordergrund zu rücken: „Natürlich haben wir als Krankenkassen bei der ePA-Kommunikation eine relevante Rolle. Wir füllen die auch aus, mit Versichertenschulungen, Erklärvideos und weiteren Angeboten. Aber wenn wir die ePA quasi gegen die Leistungserbringer vermarkten müssen, wird es eben schwierig.“

Schon den Begriff „elektronische Patientenakte“ hält Adolph für unglücklich. Weder „elektronisch“ noch „Patient“ noch „Akte“ seien positiv belegte Begriffe: „In Frankreich heißt dieselbe Anwendung ‚Mon espace santé‘, also ‚Mein Gesundheitsraum‘. Da stecken Gesundheitsbewusstsein und Selbstbestimmung drin.“

Was genau mögen die Versicherten an ihren ePA-Apps? Die digitale Impfdokumentation sei populär, so Adolph, außerdem Erinnerungsfunktionen an Arztbesuche und Vorsorgeuntersuchungen. Es gebe eine wachsende Zahl an Versicherten, die eigene medizinische Dokumente fotografierten und in die ePA einstellten. Bei Versicherten und Leistungserbringern beliebt sind die elektronischen Rezepte, die mittlerweile aus der ePA-App heraus eingelöst werden können, und die daraus abgeleitete elektronische Medikationsliste (eML). 

Eine neue Funktion der ePA, zu der die Krankenkassen seit Juli 2025 verpflichtet sind, ist die Einbindung des TI-Messengers (TIM), eine Art von der gematik zertifiziertes WhatsApp. TIM soll eine sichere Kommunikation zwischen Patienten und Leistungserbringern ermöglichen. Doch Letztere fremdeln mit dem Tool. Im ambulanten Bereich sei TIM bisher praktisch inexistent, sagt Jens Naumann, Geschäftsführer des Praxis-IT-Herstellers medatixx und Mitglied im Vorstand des Bundesverbands Gesundheits-IT: „Wir diskutieren das seit Jahren mit der gematik. Es wurde leider bisher versäumt, auf Basis von TIM konkrete Geschäftsvorfälle und die dafür benötigten strukturierten Daten zu definieren. Klar, Ärzte und Patienten könnten per Freitext kommunizieren, aber das will niemand.“ Hinzu kommt, dass TIM für Versicherte zwar kostenlos ist, die Anwendung für die Arztpraxen aber teuer. 
 

Damit Ärztinnen und Ärzte die ePA ab 1. Oktober 2025 nutzen können, mussten alle Arztpraxen zu diesem Zeitpunkt grundsätzlich für die ePA vorbereitet sein. Bei der gematik sieht man dieses Ziel als im Wesentlichen erreicht an: „Zum 1. Oktober konnten mehr als 93 Prozent der Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Apotheken technisch mit der ePA arbeiten. Das ist aus unserer Sicht ein großer Erfolg“, sagt gematik-Geschäftsführer Dr. Florian Fuhrmann. „Insgesamt hätte, glaube ich, vieles schlechter laufen können. Wir sind zufrieden. Grundsätzlich treten wir jetzt langsam in die Phase ein, in der immer öfter auch etwas in die ePA reingeschrieben wird.“ Das könne schon ein „Aha-Erlebnis“ sein, wenn zum Beispiel der Entlassbrief eines Krankenhauses digital vorliege, so Fuhrmann.

Was sagen die Zahlen? Anfang Dezember waren rund 114.000 medizinische Einrichtungen „ePA-ready“, darunter gut 102.000 (Zahn-)Arztpraxen. Auch bei den ärztlichen Körperschaften ist man damit zufrieden: „Alles in allem bin ich recht optimistisch gestimmt“, sagt Dr. Philipp Stachwitz, niedergelassener Schmerztherapeut und Leiter der Stabsstelle Digitalisierung in der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). Es gebe eine hohe Grundakzeptanz in der ambulanten Ärzteschaft. Die insgesamt positiven Erfahrungen beim elektronischen Rezept seien für die ePA hilfreich gewesen.

Das heißt freilich nicht, dass die ePA in Arztpraxen schon intensiv genutzt würde. Mit weitem Abstand am beliebtesten ist die eML, eine Art Kontoauszug der zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung rezeptierten Verordnungen. Sie wurde im Dezember rund 19 Millionen Mal pro Woche abgerufen. Außerdem wurden pro Woche rund 2,7 Millionen Dokumente in die ePA hochgeladen. Wöchentlich rund 1,7 Millionen Dokumente wurden aus der ePA heruntergeladen – Tendenz jeweils steigend. Laufend aktualisierte Zahlen liefert das TI-Dashboard der gematik. „Wir sammeln Erfahrungen“, so Stachwitz, „und dabei fallen auch regelmäßig Dinge auf, die noch verbessert werden müssen. Was wir dringend brauchen, ist eine Feedback-Möglichkeit, damit Probleme auch gelöst werden.“ Da sehe sich die gematik bisher aber nicht als zuständig an, sagt KBV-Experte Stachwitz. 

Die Schwierigkeiten beim ePA-Einsatz liegen oft an der Umsetzung im jeweiligen Praxis-IT-System. Beispiel eML: Diese wird von einigen IT-Herstellern als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt, von anderen als strukturiertes Dokument. Nur im zweiten Fall kann ein Medikament problemlos mit Copy-Paste übernommen werden. „Wenn das funktioniert, ist das total klasse“, so Stachwitz. Ein anderes Problem sei die Verschlagwortung mit Metadaten beim Upload der Dokumente: „Das erfolgt derzeit größtenteils manuell und ist oft extrem umständlich.“ Stachwitz sieht hier die gematik am Zug, deren Vorgaben zu ungenau seien: „Das sind einfach nur ellenlange Listen, bei denen ‚ambulante OP‘ neben ‚Asthma‘ steht.“

Klar ist: Die ePA ist ein dynamisches System. Regelmäßige Updates sollen nicht zuletzt die Nutzbarkeit verbessern. „Welche Anwendungen im Detail wann vorgesehen sind, kann man in unserer neuen Roadmap, der OneRoadmap, nachschlagen“, so gematik-Chef Fuhrmann. „Damit kommen wir einem vielfach geäußerten Wunsch nach, für mehr Transparenz zu sorgen.“ Ärgerlich aus Ärztesicht ist allerdings, dass sich gerade nutzbarkeitsrelevante Funktionen wie die Volltextsuche und der kuratierte digitale Medikationsplan (dgMP) zu verzögern drohen.

Eine echte Großbaustelle ist die Anbindung der Krankenhäuser. Hier galt der 1. Oktober 2025 als Rollout-Ende schon länger als utopisch. In der Testregion Nordrhein-Westfalen beispielsweise konnte nur eines von zehn Krankenhäusern die ePA im Rahmen der Testphase in Betrieb nehmen, die Contilia-Kliniken in Essen. In anderen Regionen ist das ähnlich. Die krankenhausweite Nutzung der ePA durch das Albertinen Krankenhaus in Hamburg war so ungewöhnlich, dass sie der gematik im August eine Pressemeldung wert war.

Die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) machte Mitte August eine Blitzumfrage unter 383 Kliniken. 98 Prozent hatten mit den organisatorischen Vorbereitungen zur ePA-Einführung begonnen, bei 56 Prozent war das ePA-Update des Klinikinformationssystems (KIS) schon installiert. Aber: Nur sieben Prozent hatten mit der internen ePA-Pilotierung bereits begonnen. „Eine flächendeckende Nutzung erwarten wir nicht vor Ende des ersten Quartals 2026, und das ist optimistisch“, sagt Dr. Moritz Esdar vom Geschäftsbereich III – Digitalisierung und eHealth der DKG. Der 1. April 2026 ist für die Krankenhäuser insofern wichtig, als danach gemäß aktueller Vereinbarung mit dem GKV-Spitzenverband die Kürzung der TI-Pauschale droht. Das ist das Geld, das die Krankenkassen an die Kliniken für die Nutzung der TI überweisen – bei einem durchschnittlichen Krankenhaus können das 50.000 Euro pro Jahr sein.

Die große Herausforderung im Krankenhaus ist die Komplexität der IT-Landschaften. Im Moment dreht sich alles um das KIS, aber auch Archivsysteme und Ambulanzsysteme müssen ePA-fit werden. Und: Viele Dokumente kommen aus abteilungsspezifischen IT-Systemen. „Hier ist unklar, wer für die von der gematik geforderte Umwandlung in das PDF/A-Format zuständig ist. Am einfachsten wäre es, wenn die Konvertierung in den ePA-Systemen vorgenommen wird“, so Esdar. Zur Erläuterung: PDF/A ist das von der gematik geforderte Dokumentenformat in der ePA. Normale PDF-Dokumente gelten als zu unsicher, deswegen braucht es eine Umwandlung. Auch der Virenschutz ist ein heikles Thema, denn das ePA-System selbst kennt keinen Virenschutz auf Seiten der ePA-Server. „Krankenhäuser müssen die Dokumente deswegen vor dem Download scannen. Dafür gibt es aber keine einheitlichen Vorgaben und Lösungen“, sagt Esdar. 

Richtig unglücklich sind die Krankenhäuser über das, was im ePA-Jargon „situativer Widerspruch“ heißt, also der Anspruch, dass Versicherte schon im Krankenhaus dem Upload einzelner Dokumente oder Diagnosen widersprechen dürfen. Die DKG hält das für logistisch nicht umsetzbar. „Aus unserer Sicht ist das eh keine Krankenhausaufgabe. Das sollte jeder selbst machen, über die ePA-App oder die Ombudsstelle der Krankenkassen.“

Wie geht es weiter mit der ePA? „Die ePA muss mehr sein als ein digitaler Aktenschrank“, sagt Christian Klose, früher AOK Nordost und Bundesgesundheitsministerium, heute Gründer des IT-Dienstleisters HeptaSphere. Die Vision ist eine digitale Versorgungsplattform, wo Dokumente nicht nur deponiert, sondern auch für Versorgungssteuerung, Patientensicherheit oder für die Vorsorge genutzt werden. Auch Anwendungen, die mit künstlicher Intelligenz Ordnung in die ePA-Dokumentation bringen oder bei medizinischen Entscheidungen unterstützen, könnten umgesetzt werden.
 

Zwar gibt es solche „Mehrwertanwendungen“ punktuell schon. Aber letztlich sind das im Moment nichts als Goodies der Krankenkassen für ihre Versicherten – und keine in der Versorgung nutzbaren und dort nützlichen Funktionen. „Um dahin zu kommen, müsste die Datenverarbeitung innerhalb der ePA stattfinden“, so Klose. „Denn nur dann sind diese Anwendungen und Informationen auch für Leistungserbringer zugänglich.“ 

Tatsächlich bietet die Architektur der ePA seit Version 3.0 diese Möglichkeit, und zwar in der sicheren Verarbeitungsumgebung. Diese „VAU“ war bei ihrer Eta­blierung für deutsche Verhältnisse eine Revolution. Sie ermöglicht es, ePA-Daten auf dem ePA-Server für bestimmte Zwecke kurzzeitig zu entschlüsseln. Genutzt wird das zum einen für die eML, zum anderen künftig für den Transfer von Forschungsdaten aus der ePA und für die Volltextsuche in der ePA. „Man könnte und sollte das auch auf andere Anwendungen ausdehnen, aber derzeit gibt die gematik-Spezifikation das noch nicht her“, so Klose. 

Ein Thema, das damit zusammenhängt, ist die Nutzung strukturierter Daten in der ePA. Zwar lassen sich mit KI-Algorithmen aus PDF-Dokumenten Dia­gnosen, Laborwerte und Prozeduren extrahieren. Die Datenqualität bei vorstrukturierten Datensätzen ist aber höher. Gerade für IT-Anwendungen, die die medizinische Versorgung unmittelbar unterstützen, wie etwa digitale Disease-Management-Programme, wären strukturierte Daten nützlich. Die eML ist ein erster Schritt in diese Richtung, der dgMP und die bisher für Anfang 2027 vorgesehene ePA-Integration der Labordaten wären die nächsten. Eine ePA-Erweiterung ist auch die Patientenkurzakte, eine strukturierte Zusammenfassung wichtiger Diagnosen, Befunde und Medikamente. Sie ist eine Anforderung des Europäischen Gesundheitsdatenraums. Anders als bei Labordaten und dgMP wurde die nötige Strukturierungsarbeit hierfür in internationalen Gremien schon erledigt. Einige plädieren dafür, sie vorzuziehen. Charmant ist dieser Gedanke auch, weil sich das deutsche Gesundheitswesen mit der Strukturierung eigener Datensätze nach wie vor schwertut. Zwar hat die KBV dafür die mio42 GmbH gegründet. Deren „Medizinische Informationsobjekte“ (MIOs ) sollen quasi die inhaltlichen Bausteine einer durchstrukturierten ePA werden. Allerdings sind die allermeisten der teils seit Jahren fertigen MIOs nicht in der Versorgung angekommen. Weder werden sie bei der Telematik­infrastruktur genutzt, noch können die Praxis- und Klinik-IT-Systeme sie verarbeiten. Es gehört zu den Aufgaben von Bundesgesundheitsministerin Nina Warken, diese verfahrene Situation aufzulösen. Ob dafür die derzeit zwischen gematik und Selbstverwaltung verteilten Zuständigkeiten für die Standardisierung im Rahmen eines ohnehin ausstehenden Gesetzes zur gematik nochmals neu justiert werden, ist aktuell Spekulation.