Onboarding und Halten von Fachkräften
Wer die Formalitäten rund um die Sozialversicherung im Blick hat, vermittelt neuen Beschäftigten Sicherheit. Steht der Arbeitgeber seinem Team schon vor dem ersten Arbeitstag als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung, stärkt das früh das Zugehörigkeitsgefühl zum Betrieb. Das gilt besonders für internationale Fachkräfte, die zum ersten Mal in Deutschland arbeiten und für Jugendliche, die ins Berufsleben starten. Sie merken: Meine Firma kümmert sich um mich.
Nutzen Sie die Expertise Ihrer AOK. Wir beraten Sie gern individuell, schnell und zeitsparend zu allen Fragen.
Kurzcheck Preboarding: bevor es losgeht
Bevor eine neue Fachkraft im Unternehmen ankommt, gibt es für den Arbeitgeber Einiges zu tun. Da ist es gut, die nötigen Schritte ohne Zeitdruck anzugehen. Nutzen Sie deshalb unseren Kurzcheck, um sich entspannt auf neue Beschäftigte vorzubereiten. Das schafft Vertrauen auf allen Seiten: Sie haben alles Nötige im Blick und Neuankömmlinge merken, dass sie bei Ihnen gut aufgehoben sind.
Diese Punkte sind wichtig für Arbeitgeber:
Liegt der unterschriebene Arbeitsvertrag vor?
Bleiben Sie nach der Zusendung des Arbeitsvertrags in einem wertschätzenden Austausch mit neuen Beschäftigten. Sollte der Vertrag nicht binnen einer üblichen Frist von rund einer Woche wieder vorliegen, nehmen Sie Kontakt auf: Ein Anruf oder eine freundliche Nachfrage per E-Mail unterstreichen, wie wichtig Ihnen das neue Teammitglied ist. Klären Sie, ob es noch offene Fragen zum Vertrag gibt, und steigern Sie die Vorfreude, indem Sie Hilfe bei allen Fragen vor dem Start anbieten.
Liegen alle Angaben und Dokumente für den Start vor?
Die zur Anmeldung zur Sozialversicherung benötigten Daten holen Arbeitgeber am besten vor dem ersten Arbeitstag von der oder dem Beschäftigten ein. Das kann über einen Personalfragebogen bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages passieren und ist ein guter zweiter Anlass, vor dem Start mit neuen Beschäftigten in den Austausch zu gehen. Folgende Angaben sind nötig:
- Vollständiger Name, Geburtsdatum, Adresse (evtl. Kopie des Personalausweises/Reisepasses zur Identifikationsprüfung)
- SV-Nummer (falls bekannt, sonst erfolgt die Abfrage bei der Anmeldung durch den Arbeitgeber)
- Zuständige Krankenkasse bei gesetzlich Versicherten (falls noch keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse besteht, informiert der Arbeitgeber zum Krankenkassenwahlrecht)
- Steuer-Identifikationsnummer (für die elektronische Lohnsteuerabfrage)
- Bankverbindung
- Unterschriebener Arbeitsvertrag
- Details zur Beschäftigung (Eintrittsdatum, Entgelt, Stundenanzahl, Beschäftigungsstatus)
- Art und Umfang einer eventuellen Nebenbeschäftigung
- eventuelle Nachweise in Sonderfällen (zum Beispiel Schwerbehindertenausweis, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis bei Angehörigen von Nicht-EU-Staaten, Befähigungsnachweise und Gesundheitszeugnisse, Arbeitnehmerkontoauszug in Branchen mit Sozialkassen, Bescheinigung über ärztliche Erstuntersuchung bei Beschäftigung oder Ausbildung von Jugendlichen unter 18 Jahren)
Gibt es spezielle Anforderungen für den Arbeitsplatz im Vorfeld zu organisieren (Arbeitsmittel, Werkzeuge, Arbeitskleidung etc.)?
Büroarbeitsplatz:
Wo sitzt die neue Fachkraft? Vor Ort an einem festen Arbeitsplatz oder mit Desksharing? Oder flexibel im Homeoffice?
An allen Arbeitsorten ist die sitzende oder stehende Tätigkeit am Computer ein Thema.
Ebenso die Technik selbst: Sind alle Geräte vorhanden und einsatzbereit?
Welche weitere Ausstattung gehört für die Tätigkeit dazu?
Werkbank, Verkauf, Außendienst, Pflege und Co.:
Ist ein Spind für die persönlichen Gegenstände frei? Wird Berufskleidung oder Schuhwerk gestellt? Dann sollten Sie die benötigten Größen erfragen (am besten über den Personalfragebogen). Welche Werkzeuge, Instrumente oder weitere Ausstattung ist für den speziellen Arbeitsplatz vonnöten?
Das Extra vorab:
- Nutzen Sie die Einrichtung des neuen Arbeitsplatzes als weiteren Anlass, in Kontakt und gutem Austausch zu sein.
- Fragen Sie nach speziellen Wünschen oder Bedürfnissen für die tägliche Arbeit. Das können kleine Dinge sein. Klären und erfüllen Sie Wünsche schon bevor es losgeht.
Meine neue Fachkraft kommt aus dem Ausland. Was sollte ich als Arbeitgeber beachten?
- Beschäftigt ein Unternehmen in Deutschland ausländische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, gelten die gleichen Regeln wie für inländische Beschäftigte.
- Kommt die neue Fachkraft aus einem Land außerhalb der EU, ist in der Regel ein Aufenthaltstitel notwendig.
- Alle Details finden Arbeitgeber im AOK-E-Paper „Fachkräfte aus dem Ausland“.
Wo können sich ausländische Fachkräfte zur Sozialversicherung in Deutschland informieren?
Die AOK informiert auf aok.de/migration in 19 Sprachen über das Sozialversicherungssystem in Deutschland. Von der grundlegenden Funktionsweise des Systems, über das Krankenkassenwahlrecht bis zu konkreten Leistungen finden Fachkräfte aus dem Ausland dort Antworten auf alle Fragen rund um ihren Versicherungsschutz.
Ausbildung, Minijob oder Midijob: Gelten für die gewählte Beschäftigungsart irgendwelche Besonderheiten?
Ausbildung:
- Die Höhe der Vergütung ist im Tarifvertrag oder bei Arbeitgebern ohne Tarifbindung über die Mindestausbildungsvergütung festgelegt.
- Minijob- oder Midijobregeln gelten bei Ausbildungsverhältnissen nicht.
- Mehr zu SV in der Ausbildung
Minijob & Midijob:
Für eine geringfügige Beschäftigung (Minijob, Brutto-Monatsverdienst unter 603 Euro) oder eine Beschäftigung im Übergangsbereich (Midijob, Brutto-Monatsverdienst zwischen 603,01 und 2.000 Euro) gelten besondere Regeln für die Sozialversicherungspflicht sowie die Berechnung der Beiträge. Mehr zu SV bei Minijob | Mehr zu SV bei Midijob
Informieren Sie die neue Fachkraft kurz vor dem Start
In der Woche bevor es losgeht, gibt es erneut Anlass, mit der neuen Fachkraft in Kontakt zu treten. Informieren Sie sie oder ihn über die Gepflogenheiten vor Ort, um das Ankommen am ersten Tag zu erleichtern – zum Beispiel mit einer E-Mail.
Darin können folgende Informationen stehen:
- Startzeit am ersten Tag
- Tipps zur Anfahrt vom Wohnsitz der Fachkraft (Bus/Bahn?)
- Wo genau geht es hin?
- Wer ist die Ansprechperson vor Ort?
- Welche Verpflegungsmöglichkeiten gibt es vor Ort/in der Nähe
- Arbeits- und Pausenzeiten
Erstellen Sie eine Begrüßungsmappe
Eine Begrüßungsmappe ist ein Zeichen besonderer Wertschätzung für eine neue Fachkraft: Überreichen Sie eine echte Mappe mit gedruckten Informationen, die alles Wissenswerte zum Start enthält. Das ist nicht nur eine schöne Geste, sondern auch sehr nützlich.
Alternativ oder ergänzend kann eine digitale Begrüßungsmappe sinnvoll sein, die direkt zu weiteren Inhalten verlinkt.
Welche Inhalte sich für beide Varianten anbieten, dazu finden Sie Tipps in unserem Onboarding-Guide.
Basiswissen Sozialversicherung
- Wer ist versicherungspflichtig?
- Wie setzen sich die Beiträge zusammen?
- Wann fallen welche Meldungen an?
Mit diesem interaktiven Online-Training lernen Sie die für wichtigen Grundlagen der Sozialversicherung kennen.
Krankenkassenwahlrecht
Wenn Beschäftigte erstmalig ihre Krankenkasse wählen oder zu einer anderen Krankenkasse wechseln wollen, erstellen Arbeitgeber die nötigen Meldungen. Das kostenfreie Online-Training geht auf die dabei wichtigen Fristen und Vorgaben ein.
Fachkräfte aus dem Ausland
Für Fachkräfte aus dem Ausland gelten die gleichen Regeln wie für inländische Beschäftigte. Kompakt und verständlich beantwortet das E-Paper Fragen rund um Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis oder die Beschäftigung von Geflüchteten.
Erfolgreich ausbilden
Wer selbst ausbildet, hat einen echten Wettbewerbsvorteil. Die AOK unterstützt mit dem E-Paper „Erfolgreich ausbilden“. Es enthält die wichtigsten sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Grundlagen und viele praktische Tipps.
Pflege-Mediathek
Die Pflege-Mediathek der AOK ist eine digitale Lernplattform für stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen sowie Krankenhäuser. Besonderer Mehrwert: anerkannte Fortbildungspunkte.
Die Bindung von Mitarbeitenden beginnt am ersten Arbeitstag und endet nie. Gesundes Führen, attraktive Benefits und ein offenes Betriebsklima sind die Schlüssel, um Fachkräfte langfristig zu halten. Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.
Kurzcheck: „Wie gesund führe ich?“
Warum ist ein konstruktiver Umgang mit Fehlern wichtig?
Eine wertschätzende Fehlerkultur stärkt Vertrauen, senkt Stress, fördert Lernen und verhindert Schuldzuweisungen. Durch eine positive Fehlerkultur bleiben Teams leistungsfähig.
Wie gelingt die Zusammenarbeit verschiedener Generationen im Team?
Durch offene Kommunikation miteinander, gegenseitiges Lernen und Verständnis für unterschiedliche Erwartungen klappt die Zusammenarbeit in altersdiversen Teams.
Wie kann ich positiv führen?
Wertschätzung stärkt Motivation, Bindung und Gesundheit – und beugt Konflikten vor. Mit dem Konzept der Positive Leadership fördern Sie die Potenziale aller. Entdecken Sie diesen neuen Fokus in der Führung.
Wie fördere ich die Life-Balance und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?
Arbeitgeber können viel für die Life-Balance ihrer Beschäftigten tun: Mit flexiblen Arbeitszeiten, klaren Regeln zur Erreichbarkeit, guter Aufgabenplanung und Unterstützung in besonderen Lebenslagen.
Wie gehe ich mit Konflikten im Team um?
Ein Streit im Unternehmen kann schnell mal eskalieren. Mit den richtigen Strategien zur Deeskalation können Führungskräfte Konflikte entschärfen und eine Problemlösung herbeiführen.
Wie kann ich mein Team resilienter machen?
Resilienz wächst durch transparente Führung, Anerkennung, klare Strukturen, gesunde Pausen, Weiterbildungsangebote und soziale Unterstützung im Team.
Wie erkenne ich Warnzeichen für Über- oder Unterforderung (Burnout/Boreout)?
Typische Hinweise sind anhaltende Erschöpfung, Rückzug, Konzentrationsprobleme, sinkende Leistungsfähigkeit oder gereiztes Verhalten. Sprechen Sie Symptome psychischer Belastung möglichst früh an und prüfen Sie gemeinsam, wie Sie Entlastung anbieten können.
Wie erkenne ich eine innere Kündigung bei Mitarbeitenden?
Enttäuschung und fehlende Wertschätzungen sind häufige Ursachen für eine innere Kündigung. Anzeichen dafür können fehlende Initiative, häufige Fehlzeiten, passives Verhalten in Meetings oder geringer Austausch im Team sein. Suchen Sie das Gespräch, um die Ursachen zu thematisieren.
Fehlzeiten managen
Die Analyse von Fehlzeiten und der richtige Umgang mit Arbeitsunfähigkeit sind Kernthemen einer gesunden Unternehmenskultur. Die AOK bietet Ihnen dabei umfassende Unterstützung:
Fehlzeitenanalyse im eigenen Unternehmen
Für die Fehlzeitenanalyse sind Kennzahlen ein wichtiges Instrument. So kann der Krankenstand im eigenen Unternehmen in ganz neuem Licht erscheinen, wenn er etwa im Vergleich zu Mitbewerbenden viel höher oder viel niedriger ist. Ein hoher Anteil an psychischen Erkrankungen kann ein Hinweis darauf sein, dass Maßnahmen zur Steigerung der Resilienz, also der psychischen Widerstandsfähigkeit, von Mitarbeitenden hilfreich wären.
BGF und BGM in der Praxis umsetzen
Zum Auftakt eigener BGF/BGM erfolgt oft die Analyse der Fehlzeiten im eigenen Unternehmen. Aus dieser Analyse und beispielsweise einer Mitarbeitendenbefragung lassen sich viele wertvolle Informationen gewinnen. Mit diesen Erkenntnissen können Arbeitgeber konkrete Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung entwickeln und so die Arbeitssituation verbessern.
eAU: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Durch die eAU erhalten Arbeitgeber Krankmeldungen ihrer Beschäftigten digital. Das verringert den Aufwand und sorgt für eine schnellere Abwicklung aller Fragen rund um die Entgeltfortzahlung. Abläufe und Fristen, wertvolle Praxistipps und Neuerungen im eAU-Verfahren finden Sie bei der AOK auf einen Blick.
Passende Medien und Seminare
GenZ und Babyboomer: Zusammenarbeit im Unternehmen stärken
Das Online-Seminar räumt mit verbreiteten Generationen-Vorurteilen auf und zeigt: Die meisten vermeintlichen Generationenkonflikte haben gar nicht so viel mit dem Geburtsjahr zu tun.
Stärken Beschäftigter fördern
Wie können Arbeitgeber einen stärkenorientierten Führungsstil etablieren? Das Online-Seminar klärt, was Stärken eigentlich sind, stellt Unternehmen vor, die mit dieser Methode arbeiten und gibt Tipps für die Umsetzung im eigenen Betrieb.
Stress im Griff
Das Programm unterstützt dabei, gelassener zu sein. Es hilft, die alltäglichen Belastungen besonnener zu erleben. Schritt für Schritt – mit wirkungsvollen Tipps von Fachleuten.
Gesund im Homeoffice
Was sind die Säulen für mehr Gesundheit im Homeoffice? Das Online-Seminar macht Sie und Ihre Beschäftigten fit für den Arbeitsalltag zu Hause und gibt praktische Tipps, wie Mitarbeitende zuhause fit und leistungsfähig bleiben.
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