Umlagepflichtrechner
Wenn Mitarbeiter krank werden, trifft das besonders kleinere Unternehmen hart. Die gesetzliche Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung ist oft eine große Belastung. Um dieses Risiko zu verringern, gibt es mit der Umlage U1 eine Entgeltfortzahlungsversicherung.
Welche Unternehmen müssen an der Umlage U1 teilnehmen?
Die Umlage U1 ist eine Pflichtversicherung für Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Details der Entgeltfortzahlungsversicherung sind im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt. Arbeitgeber, die an der Entgeltfortzahlungsversicherung (Umlage U1) teilnehmen müssen, zahlen eine monatliche Umlage an die jeweilige gesetzliche Krankenkasse des Beschäftigten. Im Gegenzug erstattet sie Ihnen bei Krankheit ihres Beschäftigten einen prozentualen Anteil des fortgezahlten Arbeitsentgelts.
Was können Sie mit dem Umlagepflichtrechner ermitteln?
Der Rechner beantwortet zwei entscheidende Fragen:
- Hat das Unternehmen regelmäßig 30 Mitarbeiter in einem Jahr oder weniger?
- Ist das Unternehmen dadurch verpflichtet, am Umlageverfahren U1 teilzunehmen?
In der Praxis hat sich herausgestellt, dass diese Fragen nicht so einfach zu beantworten sind. Denn im Laufe eines Jahres ändert sich die Zahl der Mitarbeiter und Teilzeitkräfte werden in Abhängigkeit der Arbeitsstunden unterschiedlich gewichtet. Der Umlagepflichtrechner ist beim Zusammenzählen der Mitarbeiter dabei eine wertvolle Hilfe. Er hat vier Spalten, in die die Mitarbeiter je nach Wochenarbeitszeit im jeweiligen Monat eingetragen werden und errechnet daraus die durchschnittliche Beschäftigtenzahl im Jahr.
Füllen Sie bitte die vorgegebenen Felder im Rechner aus. Es gilt jeweils die Anzahl der Beschäftigten am Ersten des Monats ab (Stichtagsregelung). Beachten Sie, dass es sich hierbei um Personen handelt. Verwenden Sie deshalb stets ganze Zahlen (1, 2, 3, 4, 5 …).
Nimmt Ihr Unternehmen an der Umlage U1 teil?
Die Feststellung über die Teilnahme am Ausgleichsverfahren ist jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres zu treffen. Sie beruht auf der Basis der Beschäftigtenzahl des vorausgegangenen Kalenderjahres. Die Feststellung gilt für das gesamte aktuelle Kalenderjahr. Sie bleibt auch dann maßgebend, wenn sich im Lauf des Kalenderjahres die Anzahl der Mitarbeiter erheblich ändert.
- Hat Ihr Betrieb im vergangenen Kalenderjahr bereits bestanden, können Sie mit dem Umlagepflichtrechner (U1) ermitteln, ob Ihr Unternehmen auch im aktuellen Kalenderjahr an der Entgeltfortzahlungsversicherung U1 teilnimmt.
- Wurde Ihr Betrieb im Vorjahr gegründet, nehmen Sie ab Beginn des laufenden Kalenderjahres an der Umlage U1 teil, wenn Sie während des Zeitraums des Bestehens Ihres Betriebs im Vorjahr in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt haben.
- Hat Ihr Betrieb im gesamten Vorjahr existiert, nehmen Sie ab Beginn des laufenden Kalenderjahres am Ausgleich teil, wenn Sie im Vorjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt haben.
- Für Gründer gilt: Wurde Ihr Unternehmen erst im Lauf des aktuellen Kalenderjahres errichtet, ist die voraussichtliche Zahl der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr zu schätzen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihre AOK, die Sie gern bei der Feststellung, ob Ihr Betrieb umlagepflichtig zur U1 ist, unterstützt.
Arbeitgeber mit mehreren Betrieben
- Hat ein Arbeitgeber als natürliche Person mehrere Betriebe, dann ist die Frage, ob er an der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) teilnimmt, einheitlich für alle Betriebe zu beurteilen. Dazu wird die Zahl, der in den einzelnen Betrieben beschäftigten Arbeitnehmer addiert.
- Das geschieht selbst dann, wenn der Betrieb seinen Sitz im Ausland hat. Es kommt nicht darauf an, ob sich der ausländische Sitz in einem Land befindet, mit dem ein Sozialversicherungsabkommen besteht oder nicht.
- Auf wie viele Betriebe sich die Arbeitnehmer verteilen und ob die Beschäftigten der einzelnen Betriebe bei einer oder bei verschiedenen Krankenkassen versichert sind, ist unerheblich. Dabei sind auch die im Haushalt des Arbeitgebers tätigen Arbeitnehmer zu berücksichtigen.
- Bei juristischen Personen mit rechtlicher Selbstständigkeit sind dagegen eigenständige Beurteilungen vorzunehmen. Sie erfolgen unabhängig davon, ob die juristischen Personen gegebenenfalls einem Konzern angehören oder – im Fall einer GmbH – ob die einzige Gesellschafterin (Trägergesellschaft) ebenfalls Arbeitnehmer beschäftigt beziehungsweise einen wesentlich höheren Personalbestand hat.
Welche Arbeitnehmer zählen zur Umlage U1?
Bei der Umlage U1 werden grundsätzlich alle Mitarbeiter berücksichtigt, die einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben. Die sozialversicherungsrechtliche Stellung und die Krankenkassenzugehörigkeit der einzelnen Arbeitnehmer spielen dabei keine Rolle.
Diese Arbeitnehmer zählen für die Umlage U1
Grundsätzlich alle Beschäftigten.
Dazu zählen auch:
- höherverdienende Arbeitnehmer,
- geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber),
- kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis im Voraus auf mehr als vier Wochen befristet ist,
- Werkstudenten,
- beschäftigte Altersrentner,
- unständig Beschäftigte.
Diese Arbeitnehmer zählen nicht bei der Umlage U1
- Auszubildende,
- Personen, die ein in einer Ausbildungs-, Studien- oder in der Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum ausüben,
- Volontäre,
- Teilnehmer an einem Freiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz oder an einem Bundesfreiwilligendienst nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz,
- schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX und ihnen gleichgestellte Personen,
- Heimarbeiter,
- Vorstandsvorsitzende, Vorstandsmitglieder sowie GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer),
- bei Insolvenz des Unternehmens von der Arbeit freigestellte Arbeitnehmer,
- Bezieher von Vorruhestandsgeld,
- Personen in Eltern- oder Pflegezeit bei vollständiger Freistellung.
So werden Teilzeitkräfte gezählt
Bei der Anrechnung von teilzeitbeschäftigten Arbeitnehmern kommt es auf die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit an:
| Arbeitszeit | Anrechnung mit Faktor |
|---|---|
| bis zu 10 Stunden | 0,25 |
| bis zu 20 Stunden | 0,50 |
| bis zu 30 Stunden | 0,75 |
| mehr als 30 Stunden | 1,00 |
Es ist stets von der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit auszugehen. Schwankt die Arbeitszeit von Woche zu Woche, dann ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit für die einzelnen Kalendermonate im Wege einer Durchschnittsberechnung zu ermitteln. Diese Aufgabe nimmt Ihnen der Umlagepflichtrechner ab.
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