Weniger Formulare, mehr Pflege
Viele Pflegedokumentationssysteme schaffen mehr Aufwand als sie abnehmen. Die Keppler-Stiftung zeigt, was digitale Dokumentation leisten kann und wo die Grenzen liegen.
Dieser Satz eines Einrichtungsleiters klingt unspektakulär: „Mir ist aufgefallen, es beschwert sich niemand mehr über die Dokumentation.“ Für Stefan Werner, Referent für Pflegemanagement bei der Paul Wilhelm von Keppler-Stiftung, ist er eines der wichtigsten Erfolgssignale der vergangenen Jahre. Die Stiftung hat 2015 begonnen, ein eigenes Pflegedokumentationssystem zu entwickeln. Weil der Markt nicht lieferte, was die Praxis brauchte. Ausgangspunkt war das bundesweite Projekt EinSTEP, das den Dokumentationsaufwand in der Langzeitpflege deutlich reduzieren sollte. Die Keppler-Stiftung griff den Ansatz auf und ging weiter. „Wir wollten unser Pflegeleitbild in die Pflegedokumentation einfließen lassen“, erklärt Werner.
Personenzentrierung steht im Mittelpunkt. Es gibt ein einziges Infoprotokoll für jeden Menschen, unabhängig davon, ob er stationär oder ambulant versorgt wird. Die meisten Standardsysteme denken das anders. Gemeinsam mit dem Anbieter Vivendi entstand die Keppler-Doku, eine stark konfigurierte und deutlich verschlankte Software. Alles überflüssige wurde abgeschaltet. Schmerzverläufe laufen im regulären Bericht mit, Arztgespräche sind ein Berichtseintrag. „Uns interessiert dabei nicht, ob die Prüferinnen und Prüfer damit zurechtkommen. Unsere Pflegekräfte müssen im Alltag vom bürokratischen Aufwand entlastet werden“, so Werner.
„Die Frage, was wir wirklich brauchen, ist ein zentraler Erfolgsfaktor gewesen.“
Referent für Pflegemanagement, Paul Wilhelm von Keppler-Stiftung
Viele Einrichtungen kennen das Problem. Die Software bringt viele Funktionen mit, aber sie passen nicht zur täglichen Praxis. Erinnerungsfunktionen, die weggeklickt werden. Formulare, die für Prüfbehörden gedacht sind, nicht für die Versorgung. Die Keppler-Doku wählte den umgekehrten Weg. „Die Frage, was wir wirklich brauchen und wie es aussehen soll, ist ein zentraler Erfolgsfaktor gewesen“, so Werner.
Schmerzpunkte bleiben. Die Telematikinfrastruktur ist flächendeckend eingeführt, alle Mitarbeitenden arbeiten mit Tablets. Und trotzdem ist die digitale Verbindung zur ärztlichen Versorgung ausbaufähig. Werner sieht das nüchtern: „Das ist kein technisches Problem.“ Die Medizinerinnen und Mediziner müssten sich noch mehr bewegen.
Auch die Frage der Nachhaltigkeit beschäftigt die Keppler-Stiftung. Die Ersteinführung ließ sich projektgebunden finanzieren, die laufende Begleitung nicht. Es fehlt ein Personaltyp, der IT- und Pflegekompetenz verbindet. Klassische Systemadministratoren reichen nicht mehr. Und Softwareanbieter stellen zunehmend auf browserbasierte Lösungen um, was individuelle Konfigurationen erschwert.
Nicht jeder Träger kann sich das leisten. Für die Keppler-Stiftung war die Eigenentwicklung der richtige Weg. Er hat einiges an Zeit, Geld, Personal und den Willen zur Selbstreflexion gebraucht. Digitalisierung kann entlasten. Wenn sie vom Menschen her gedacht wird.
Standpunkt: Digitalisierung in der Pflege - Technik allein reicht nicht
Die Keppler-Stiftung hat etwas getan, das für Pflegeträger sehr relevant ist. Sie hat sich die Zeit genommen, zu fragen, was sie wirklich braucht, bevor sie eine Dokumentationssoftware eingekauft hat. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Digitale Dokumentation verspricht Entlastung. Ob sie das einlöst, hängt davon ab, ob das System zu den Menschen passt, die damit arbeiten. Zu oft passiert das Gegenteil. Einrichtungen übernehmen Software, die am Reißbrett geplant wurde und mit der Praxis wenig zu tun hat. Das schafft zusätzliche Bürokratie am Bildschirm statt Entlastung und verringert die Akzeptanz neuer Technik.
Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist für Pflegeeinrichtungen seit Juli 2025 verpflichtend. Die Technik ist nicht das Problem. Aber Mehrwert entsteht nur, wenn der Nutzen klar ist und alle Beteiligten mitmachen – Arztpraxen, Krankenhäuser, Pflegedienste. Noch wird dieses Potenzial nicht ausgeschöpft. Ein breites Bündnis mit fachlicher Expertise hat sich in Baden-Württemberg zum Ziel gesetzt, die funktionierende TI auf den Weg zu bringen. Als AOK Baden-Württemberg beobachten wir, dass der Wille zur Digitalisierung da ist. Was fehlt, sind Zeit, Personal und verlässliche Finanzierung für die Einführung und den Betrieb. Die Förderung der Pflegeversicherung hilft mit bis zu 12.000 Euro pro Einrichtung für digitale Anschaffungen und Schulungen. Das reicht jedoch nicht aus. Digitalisierung in der Pflege ist eine Daueraufgabe.