Existenzgründer - Beschäftigte einstellen

Mit der Einstellung von Beschäftigten gehen einige Pflichten einher, zu denen das Anmelden der Mitarbeiter und die Beitragsberechnung zur Sozialversicherung zählen.

Sozialversicherungspflicht

Sobald Lohn oder Gehalt über der Geringfügigkeitsgrenze von 538 Euro gezahlt wird, sind Arbeitnehmer, Arbeitnehmerinnen und Auszubildende in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert. Krankenversicherungsfreiheit besteht mit Beginn der Beschäftigung erst bei Überschreiten der Jahresentgeltgrenze.

Beschäftigte können ihre Krankenkasse frei wählen. Die individuell gewählte gesetzliche Krankenkasse ist dann Einzugsstelle für alle Sozialversicherungsbeiträge. Es werden also auch die Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsbeiträge an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers gezahlt.

Ausnahmen von der Versicherungspflicht

Für Aushilfen gelten Ausnahmen: So sind beispielsweise geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte oftmals von der Versicherungspflicht ausgenommen. In der Rentenversicherung sind geringfügig Entlohnte, sogenannte Minijobbende, nur auf Antrag versicherungsfrei. Arbeitgeber zahlen für Minijobbende einen pauschalen Beitrag in die Kranken- und Rentenversicherung sowie eine Pauschsteuer von 2 Prozent vom Bruttolohn. Die Beschäftigten dürfen nicht mehr als 538 Euro monatlich verdienen.

Beitragsberechnung

Grundlage für die Berechnung der Beiträge von sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten sind das Arbeitsentgelt, der jeweilige Beitragssatz des Versicherungszweigs sowie die Beitragszeit. Zum Arbeitsentgelt zählen grundsätzlich alle Einnahmen aus einer Beschäftigung.

Beachten Sie folgende Regeln zum Thema Beiträge:

  • Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats fällig.
  • Ist die Entgeltabrechnung zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt, ist die Höhe der fälligen Beiträge sorgfältig zu schätzen oder auf Basis des Vormonats zu berechnen. Eine etwaige Differenz wird mit der nächsten Abrechnung ausgeglichen.
  • Für freiwillig versicherte Selbstständige und Beschäftigte werden die Beiträge in der Regel am 15. des Folgemonats fällig.

Die Beiträge können überwiesen oder per Scheck bezahlt werden. Am einfachsten ist die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats an die Krankenkasse. Dann werden die Beiträge automatisch zum Fälligkeitstag vom Konto abgebucht.

Umlage U1 und U2

Darüber hinaus sollten Existenzgründende mit Beschäftigten die Entgeltfortzahlungsversicherung kennen. Werden Mitarbeitende krank, zahlen Arbeitgeber ihnen grundsätzlich das Arbeitsentgelt für eine Dauer von bis zu sechs Wochen fort. Das kann insbesondere für kleine Betriebe zu einer großen Belastung werden. Dank der Versicherung (Umlage U1) wird ihnen ein Großteil der Aufwendungen von der Krankenkasse, bei der die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer versichert ist, erstattet. Der zu zahlende Umlagesatz ist abhängig vom gewählten Erstattungssatz. Die Entgeltfortzahlungsversicherung ist eine Pflichtumlage für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern.

Zusätzlich gibt es eine solche Versicherung für die Entgeltzahlungen während einer Mutterschaft – die Umlage U2.

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Meldungen für Arbeitnehmer

Für die Meldungen zur Sozialversicherung, die ein Arbeitgeber für seine Mitarbeiter in bestimmten Fällen machen muss, braucht er von jedem Arbeitnehmer eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Die AOK bestätigt dem Arbeitgeber die Mitgliedschaft auf elektronischem Weg.

Darüber hinaus wird für die Meldung von Beschäftigten deren Rentenversicherungsnummer benötigt. Hat ein neuer Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin noch keine Rentenversicherungsnummer, sind bei der Meldung zusätzlich der Geburtsname und der Geburtsort anzugeben.

Das Meldeverfahren ist in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt und funktioniert mittlerweile vollständig digital. Zu den Meldungen zählen die An- oder Abmeldung von Beschäftigten sowie Jahres- und weitere Meldungen.

Stand

Zuletzt aktualisiert: 01.01.2024

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