Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn
Nimmt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer eine Beschäftigung auf, in der mindestens in einem Sozialversicherungszweig Versicherungspflicht besteht, meldet der Arbeitgeber sie beziehungsweise ihn zur Sozialversicherung bei der Einzugsstelle an. Im Normalfall ist das die jeweilige Krankenkasse. Geringfügig Beschäftigte werden ausschließlich bei der Minijob-Zentrale angemeldet.
Beispiel: Meldung bei Beschäftigungsaufnahme
Manuela Schulz, geboren am 15.8.1990, nimmt am 1.7.2024 eine Beschäftigung als Bankkauffrau auf. Sie ist Deutsche, hat keine weiteren Beschäftigungen und wohnt in der Baumallee 40 in 12345 Musterstadt.
Manuela Schulz ist in allen Zweigen versicherungspflichtig. Es erfolgt eine Anmeldung zum 1.7.2024 mit dem Meldegrund „10“.
In bestimmten Branchen, wie dem Baugewerbe, muss der Arbeitgeber noch vor der Anmeldung eine sogenannte Sofortmeldung durchführen. Damit meldet der Arbeitgeber bei der Aufnahme der Tätigkeit den Tag des Beschäftigungsbeginns. Bei der Sofortmeldepflicht handelt es sich um ein Instrument zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der illegalen Beschäftigung.
Näheres zur Sofortmeldepflicht findet sich auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung Bund.
Anmeldung von Saisonkräften
Saisonkräfte üben eine vorübergehende versicherungspflichtige Beschäftigung aus, die auf maximal acht Monate befristet ist. Sie kommen eigens für diese Tätigkeit aus dem Ausland nach Deutschland.
Um die Fortführung der Versicherung nach dem Ende der Beschäftigung besser beurteilen zu können, wurde für Saisonkräfte eine Kennzeichnungspflicht eingeführt. Der Arbeitgeber kennzeichnet alle Anmeldungen (Abgabegründe „10“ und „40“) von versicherungspflichtigen Saisonkräften.
Erkennt die Krankenkasse anhand des Kennzeichens, dass es sich um eine Saisonkraft handelt, weist sie diese Beschäftigten nach Eingang der Anmeldung auf ihr Beitrittsrecht und ihre Nachweispflicht hin. So kann die Weiterversicherung nach Ende der Beschäftigung zu einem Zeitpunkt geklärt werden, zu dem sich die Saisonkraft in Deutschland aufhält.
Saisonkräfte können innerhalb von drei Monaten nach dem Ende der Versicherungspflicht ihren Beitritt zur freiwilligen Versicherung bei der bisherigen Krankenkasse erklären. Das geht aber nur, wenn sich der Wohnsitz oder der ständige Aufenthalt in Deutschland befindet. In aller Regel gehen die Saisonkräfte jedoch nach Ende der Beschäftigung in ihr Heimatland zurück.
Abmeldung von Beschäftigten
Der Arbeitgeber muss Beschäftigte bei Beendigung der versicherungspflichtigen oder geringfügigen Beschäftigung bei der zuständigen Krankenkasse abmelden. Aber auch ein Statuswechsel der oder des Beschäftigten kann eine Meldung auslösen.
Beispiel: Meldung zum Statuswechsel
Thorben Frank ist seit Jahren bei der Stadtverwaltung beschäftigt. Mit Wirkung zum 1.2.2024 wird er verbeamtet und ist von diesem Zeitpunkt an versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Es erfolgt eine Abmeldung zum 31.1.2024 mit dem Meldegrund „30“ und dem beitragspflichtigen Entgelt (sechsstellige Angabe).
Unterbrechungsmeldung
In der Kranken- und Pflegeversicherung sind Versicherungspflichtige auch ohne Zahlung von Arbeitsentgelt dann weiter Mitglied, solange zum Beispiel Anspruch auf Krankengeld besteht. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung bleibt das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis in diesem Fall nicht bestehen.
Dieses unterschiedliche Recht macht die Abgabe von Unterbrechungsmeldungen erforderlich, wenn die versicherungspflichtige Beschäftigung mindestens einen vollen Kalendermonat unterbrochen wird, weil beispielsweise Krankengeld bezogen wird.
Beispiel: Unterbrechungsmeldung
Die Gärtnerin Silke Rose war nach einem Bandscheibenvorfall längere Zeit krankgeschrieben. Nach erfolgreicher Behandlung nimmt sie die Arbeit wieder auf.
- Ende des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit am 4.10.2024
- Krankengeld 5.10. bis 22.11.2024
- Arbeitsaufnahme 23.11.2024
Eine Unterbrechungsmeldung ist nicht erforderlich, weil die Unterbrechung ohne Entgeltfortzahlung keinen vollen Kalendermonat umfasst.
Hinweis: In dem Beispiel wäre bei einer Krankengeldzahlung bis zum 6.12.2024 und einer Arbeitsaufnahme am 7.12.2024 eine Unterbrechungsmeldung mit dem Meldegrund „51“ notwendig geworden, weil der Entgeltanspruch für einen vollen Kalendermonat (November) unterbrochen worden wäre. Zu melden wäre das beitragspflichtige Arbeitsentgelt für die Zeit vom 1.1. bis zum 4.10.2024 (sechsstellige Angabe).
Jahresmeldung
Der Arbeitgeber muss nach Ablauf eines Kalenderjahres für seine Beschäftigten den Zeitraum der Anstellung im vergangenen Jahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts melden. Die Meldung erfolgt mit der ersten im neuen Jahr folgenden Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar. Der Arbeitgeber muss die Jahresmeldung nur vornehmen, wenn das Beschäftigungsverhältnis über das Jahresende hinaus unverändert fortbesteht.
Beispiel: Jahresmeldung
Andreas Müller ist seit Jahren bei der Firma Schwarz beschäftigt. Er hat das gesamte Jahr 2023 ohne größere Unterbrechungen gearbeitet. Sein Arbeitsentgelt für das gesamte Jahr 2023 betrug 40.850 €.
Es erfolgt eine Jahresmeldung zum 31.12.2023 mit dem Meldegrund „50“ und dem beitragspflichtigen Entgelt (sechsstellige Angabe).
Entgeltmeldung bei Einmalzahlungen
Beitragspflichtige Einmalzahlungen während eines fortbestehenden Beschäftigungsverhältnisses können grundsätzlich in die nächste Entgeltmeldung einbezogen werden.
Der Arbeitgeber muss die Einmalzahlung nur dann gesondert melden, wenn für das laufende Kalenderjahr keine weitere Meldung mehr zu erstellen ist. Dies gilt auch, falls die folgende Meldung innerhalb des Kalenderjahres kein laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt enthält oder zwischenzeitlich Veränderungen in den Beitragsgruppen eingetreten sind. Diese Sondermeldung hat den Abgabegrund „54“.
Einmalzahlungen in den Monaten Januar bis März eines Jahres werden gegebenenfalls dem letzten Abrechnungszeitraum des vorangegangenen Jahres zugeordnet. Die Buchhaltung muss für Einmalzahlungen, auf die die sogenannte Märzklausel anzuwenden ist, immer Sondermeldungen erstellen. Das ist selbst dann der Fall, wenn die Jahresmeldung für das Vorjahr noch nicht erstellt wurde.
Meldungen für geringfügig Beschäftigte (Minijobs)
Der Arbeitgeber erstattet für geringfügig Beschäftigte – gleich, ob geringfügig entlohnt oder kurzfristig beschäftigt – grundsätzlich die gleichen Meldungen wie für versicherungspflichtig Beschäftigte.
Es gibt aber Besonderheiten: Wird mit einer kurzfristig beschäftigten Person eine Rahmenvereinbarung geschlossen, haben eine Anmeldung mit dem Tag der Beschäftigungsaufnahme und eine Abmeldung mit dem letzten Tag der Beschäftigung zu erfolgen.
Der Arbeitgeber muss zudem für kurzfristig Beschäftigte nur eine Jahresmeldung für die gesetzliche Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) durchführen, keine „normale“ Jahresmeldung.
Personengruppenschlüssel
Die Meldungen erfolgen ausschließlich an die Minijob-Zentrale.
- Bei den Personengruppenschlüsseln kommen die Schlüssel „109“, geringfügig entlohnt, und „110“, kurzfristig geringfügig Beschäftigte, infrage.
- Für geringfügig entlohnte Beschäftigte gibt es für die Pauschalbeiträge durch den Arbeitgeber in der Krankenversicherung den Schlüssel „6“ und in der Rentenversicherung den Schlüssel „5“.
- Besteht in der geringfügig entlohnten Beschäftigung Rentenversicherungspflicht, gilt in der Rentenversicherung der Beitragsgruppenschlüssel „1“. Für kurzfristig geringfügig Beschäftigte lautet der Beitragsgruppenschlüssel stets „0000“ und das beitragspflichtige Bruttoentgelt beträgt „000000“.
Meldungen bei Haushaltsscheckverfahren
Eine besondere Form für Minijobbende, die in Privathaushalten tätig sind, ist das Haushaltsscheckverfahren. Mit diesem Verfahren wird dem Privathaushalt ein großer Teil der eigentlichen Arbeitgeberpflichten abgenommen. Die Meldungen zum Haushaltsscheckverfahren können auch durch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mit maschinell erstellter Ausfüllhilfe übermittelt werden (Ausnahme: Lastschriftmandat).
Meldungen bei Beschäftigten im Übergangsbereich
Damit die Rentenversicherungsträger das tatsächliche Arbeitsentgelt der Rentenberechnung zugrunde legen, melden Arbeitgeber für Beschäftigte mit Entgeltzeiten im Übergangsbereich sowohl das reduzierte beitragspflichtige Arbeitsentgelt als auch das tatsächliche Entgelt. Dies wird im neuen Feld „Entgelt Rentenberechnung“ im Datenbaustein „Meldesachverhalt“ eingetragen.
Arbeitsentgelt aus Beschäftigungszeiten außerhalb des Übergangsbereichs fließen ebenfalls in das Feld „Entgelt Rentenberechnung“ ein.
Für Altersteilzeitbeschäftigungen im Übergangsbereich fließt ebenfalls die fiktive beitragspflichtige Einnahme der zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge nach dem Altersteilzeitgesetz in das Feld „Entgelt Rentenberechnung“ ein.
Die Kennzeichnung der Meldungen richtet sich bei unterschiedlichen Anwendungen der Regelungen in einzelnen Zweigen der Sozialversicherung nach der Beurteilung in der gesetzlichen Rentenversicherung.
Meldung neuer Beschäftigungen
Entgeltmeldungen für Zeiträume innerhalb des Übergangsbereichs sind wie folgt zu kennzeichnen:
0 = Kein Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs
1 = monatliches Arbeitsentgelt durchgehend innerhalb des Übergangsbereichs; tatsächliche Arbeitsentgelte in allen Entgeltabrechnungszeiträumen von 538,01 € bis 2.000 €.
2 = monatliches Arbeitsentgelt sowohl innerhalb als auch außerhalb des Übergangsbereichs; Meldung umfasst sowohl Entgeltabrechnungszeiträume mit Arbeitsentgelten von 538,01 € bis 2.000 € als auch solche mit Arbeitsentgelten unter 538,01 € beziehungsweise über 2.000 €.
Wenn für Beschäftigte der Übergangsbereich gilt oder nicht mehr gilt, ist keine gesonderte Anmeldung beziehungsweise Abmeldung erforderlich. Das Kennzeichen ist erst bei der nächsten Entgeltmeldung (etwa Jahresmeldung oder Unterbrechungsmeldung) zu setzen.
GKV-Monatsmeldung
Die Krankenkasse kann Arbeitgeber auffordern, GKV-Monatsmeldungen abzugeben. Das ist der Fall, wenn bei einer versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung die Einzugsstelle aufgrund der vorliegenden Entgeltmeldungen nicht ausschließen kann, dass die in dem sich überschneidenden Zeitraum erzielten Arbeitsentgelte die Beitragsbemessungsgrenze überschreiten. Nach Aufforderung durch die Einzugsstelle haben die Arbeitgeber die Daten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Aufforderung zu melden.
Nach Auswertung der GKV-Monatsmeldung durch die Einzugsstelle teilt diese den beteiligten Arbeitgebern mit, ob das erzielte laufende Gesamtentgelt die Beitragsbemessungsgrenze überschritten hat.
Unfallversicherung
Der Arbeitgeber muss für die gesetzliche Unfallversicherung (UV) nur eine Jahresmeldung erstellen. Die hat den Abgabegrund „92“ und beinhaltet als Meldezeitraum immer den 1. Januar bis 31. Dezember. Inhalte sind beispielsweise die Versicherungsnummer, die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs und die Mitgliedsnummer des Unternehmens. Die UV-Jahresmeldung ist für Beschäftigte zu erstellen, die mindestens einen Tag im abgelaufenen Kalenderjahr unfallversicherungspflichtig beschäftigt waren.
Abgabetermin ist der 16. Februar des Folgejahres.
