Meldearten in der Sozialversicherung

Zum Beschäftigungsbeginn, bei einem Statuswechsel, für Saisonarbeitnehmer und geringfügig Beschäftigte geben Arbeitgeber Meldungen an die Sozialversicherung ab. Was dabei zu beachten ist, veranschaulichen die folgenden Beispiele.

Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn

Nimmt ein Arbeitnehmer eine Beschäftigung auf, in der mindestens in einem Sozialversicherungszweig Versicherungspflicht besteht, meldet der Arbeitgeber ihn zur Sozialversicherung bei der Einzugsstelle an. Im Normalfall ist das die jeweilige Krankenkasse. Geringfügig Beschäftigte werden ausschließlich bei der Minijob-Zentrale angemeldet.

Beispiel: Meldung bei Beschäftigungsaufnahme

Manuela Schulz, geboren am 15.8.1980, nimmt am 1.7.2019 eine Beschäftigung als Bankkauffrau auf. Sie ist Deutsche, hat keine weiteren Beschäftigungen und wohnt in der Baumallee 40 in 12345 Musterstadt.

Manuela Schulz ist in allen Zweigen versicherungspflichtig. Es erfolgt eine Anmeldung zum 1.7.2019 mit dem Meldegrund „10“.

In bestimmten Branchen muss der Arbeitgeber noch vor der Anmeldung eine sogenannte Sofortmeldung durchführen. Damit meldet der Arbeitgeber bei der Aufnahme der Tätigkeit den Tag des Beschäftigungsbeginns. Bei der Sofortmeldepflicht handelt es sich um ein Instrument zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der illegalen Beschäftigung.

Näheres zur Sofortmeldepflicht findet sich auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Anmeldung von Saisonarbeitnehmern

Saisonarbeitnehmer üben eine vorübergehende versicherungspflichtige Beschäftigung aus, die auf maximal acht Monate befristet ist. Sie kommen eigens für diese Tätigkeit aus dem Ausland nach Deutschland.

Um die Fortführung der Versicherung nach dem Ende der Beschäftigung besser beurteilen zu können, wurde für Saisonarbeitnehmer eine Kennzeichnungspflicht eingeführt. Der Arbeitgeber kennzeichnet alle Anmeldungen (Abgabegründe „10“ und „40“) von versicherungspflichtigen Saisonarbeitnehmern.

Erkennt die Krankenkasse anhand des Kennzeichens, dass es sich um einen Saisonarbeitnehmer handelt, weist sie den Arbeitnehmer nach Eingang der Anmeldung auf sein Beitrittsrecht und seine Nachweispflicht hin. So kann die Weiterversicherung nach Ende der Beschäftigung zu einem Zeitpunkt geklärt werden, zu dem sich der Saisonarbeitnehmer in Deutschland aufhält.

Der Saisonarbeitnehmer kann innerhalb von drei Monaten nach dem Ende der Versicherungspflicht seinen Beitritt zur freiwilligen Versicherung bei der bisherigen Krankenkasse erklären. Das geht aber nur, wenn er seinen Wohnsitz oder seinen ständigen Aufenthalt in Deutschland hat. In aller Regel gehen die Saisonarbeitnehmer jedoch nach Ende der Beschäftigung in ihr Heimatland zurück.

Abmeldung von Beschäftigten

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer bei Beendigung der versicherungspflichtigen oder geringfügigen Beschäftigung bei der zuständigen Krankenkasse abmelden. Aber auch ein Statuswechsel des Arbeitnehmers kann eine Meldung auslösen.

Beispiel: Meldung zum Statuswechsel

Herr Frank ist seit Jahren bei der Stadtverwaltung beschäftigt. Mit Wirkung zum 1.2.2019 wird er ins Beamtenverhältnis übernommen und ist von diesem Zeitpunkt an versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Es erfolgt eine Abmeldung zum 31.1.2019 mit dem Meldegrund „30“ und dem beitragspflichtigen Entgelt (sechsstellige Angabe).

Unterbrechungsmeldung

In der Kranken- und Pflegeversicherung sind Versicherungspflichtige auch ohne Zahlung von Arbeitsentgelt dann weiter Mitglied, solange zum Beispiel Anspruch auf Krankengeld besteht. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung bleibt das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis in diesem Fall nicht bestehen.

Dieses unterschiedliche Recht macht die Abgabe von Unterbrechungsmeldungen erforderlich, wenn die versicherungspflichtige Beschäftigung mindestens einen vollen Kalendermonat unterbrochen wird, weil beispielsweise Krankengeld bezogen wird.

Beispiel: Unterbrechungsmeldung

Ende des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit am 4.10.2019

Krankengeld 5.10. bis 21.11.2019

Arbeitsaufnahme 22.11.2019

Eine Unterbrechungsmeldung ist nicht erforderlich, weil die Unterbrechung ohne Entgeltfortzahlung keinen vollen Kalendermonat umfasst.

Hinweis: In dem Beispiel wäre bei einer Krankengeldzahlung bis zum 5.12.2019 und einer Arbeitsaufnahme am 6.12.2019 eine Unterbrechungsmeldung mit dem Meldegrund „51“ notwendig geworden, weil der Entgeltanspruch für einen vollen Monat (November) unterbrochen worden wäre. Zu melden wäre das beitragspflichtige Arbeitsentgelt für die Zeit vom 1.1. bis zum 4.10.2019 (sechsstellige Angabe).

Jahresmeldung

Der Arbeitgeber muss nach Ablauf eines Kalenderjahres für seine Beschäftigten den Zeitraum der Anstellung im vergangenen Jahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts melden. Die Meldung erfolgt mit der ersten im neuen Jahr folgenden Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar. Der Arbeitgeber muss die Jahresmeldung nur vornehmen, wenn das Beschäftigungsverhältnis über das Jahresende hinaus unverändert fortbesteht.

Beispiel: Jahresmeldung

Herr Müller ist seit Jahren bei der Firma Schwarz beschäftigt. Er hat das gesamte Jahr 2018 ohne größere Unterbrechungen gearbeitet. Sein Arbeitsentgelt für das gesamte Jahr 2018 betrug 20.850 €.

Es erfolgt eine Jahresmeldung zum 31.12.2018 mit dem Meldegrund „50“ und dem beitragspflichtigen Entgelt (sechsstellige Angabe).

Entgeltmeldung bei Einmalzahlungen

Beitragspflichtige Einmalzahlungen während eines fortbestehenden Beschäftigungsverhältnisses können grundsätzlich in die nächste Entgeltmeldung einbezogen werden.

Der Arbeitgeber muss die Einmalzahlung nur dann gesondert melden, wenn für das laufende Kalenderjahr keine weitere Meldung mehr zu erstellen ist. Dies gilt auch, falls die folgende Meldung innerhalb des Kalenderjahres kein laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt enthält oder zwischenzeitlich Veränderungen in den Beitragsgruppen eingetreten sind. Diese Sondermeldung hat den Abgabegrund „54“.

Einmalzahlungen in den Monaten Januar bis März eines Jahres werden gegebenenfalls dem letzten Abrechnungszeitraum des vorangegangenen Jahres zugeordnet. Die Buchhaltung muss für Einmalzahlungen, auf die die sogenannte Märzklausel anzuwenden ist, immer Sondermeldungen erstellen. Das ist selbst dann der Fall, wenn die Jahresmeldung für das Vorjahr noch nicht erstellt wurde.

Meldungen für geringfügig Beschäftigte (Minijobs)

Der Arbeitgeber erstattet für geringfügig Beschäftigte – gleich, ob geringfügig entlohnt oder kurzfristig beschäftigt – grundsätzlich die gleichen Meldungen wie für versicherungspflichtig Beschäftigte.

Es gibt aber Besonderheiten: Wird bei einem kurzfristig Beschäftigten eine Rahmenvereinbarung geschlossen, haben eine Anmeldung mit dem Tag der Beschäftigungsaufnahme und eine Abmeldung mit dem letzten Tag der Beschäftigung zu erfolgen.

Der Arbeitgeber muss zudem für kurzfristig Beschäftigte nur eine Jahresmeldung für die gesetzliche Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) durchführen, keine „normale“ Jahresmeldung.

Personengruppenschlüssel

Die Meldungen erfolgen ausschließlich an die Minijob-Zentrale.

  • Bei den Personengruppenschlüsseln kommen die Schlüssel „109“, geringfügig entlohnt, und „110“, kurzfristig geringfügig Beschäftigte, infrage.
  • Für einen Minijobber gibt es für die Pauschalbeiträge durch den Arbeitgeber in der Krankenversicherung den Schlüssel „6“ und in der Rentenversicherung den Schlüssel „5“.
  • Ist der geringfügig Entlohnte rentenversicherungspflichtig, gilt in der Rentenversicherung der Beitragsgruppenschlüssel „1“. Für kurzfristig geringfügig Beschäftigte lauten der Beitragsgruppenschlüssel stets „0000“ und das beitragspflichtige Bruttoentgelt „000000“.
Meldungen bei Haushaltsscheckverfahren

Eine besondere Form für Minijobber, die in Privathaushalten tätig sind, ist das Haushaltsscheckverfahren. Mit diesem Verfahren wird dem Privathaushalt ein großer Teil der eigentlichen Arbeitgeberpflichten abgenommen. Seit dem 1. Januar 2017 können die Meldungen zum Haushaltsscheckverfahren auch durch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mit maschinell erstellter Ausfüllhilfe übermittelt werden (Ausnahme: Lastschriftmandat).

Meldungen bei Beschäftigten im Übergangsbereich

Damit die Rentenversicherungsträger das tatsächliche Arbeitsentgelt der Rentenberechnung zugrunde legen, melden Arbeitgeber für Beschäftigte mit Entgeltzeiten im Übergangsbereich sowohl das reduzierte beitragspflichtige Arbeitsentgelt als auch das tatsächliche Entgelt. Dies wird im neuen Feld „Entgelt Rentenberechnung“ im Datenbaustein „Meldesachverhalt“ eingetragen.

Arbeitsentgelt aus Beschäftigungszeiten außerhalb des Übergangsbereichs beziehungsweise der Gleitzone fließen ebenfalls in das Feld „Entgelt Rentenberechnung“ ein.

Für Altersteilzeitbeschäftigungen im Übergangsbereich fließt ebenfalls die fiktive beitragspflichtige Einnahme der zusätzlichen Rentenversicherungsbeiträge nach dem Altersteilzeitgesetz in das Feld „Entgelt Rentenberechnung“ ein.

Die Kennzeichnung der Meldungen richtet sich bei unterschiedlichen Anwendungen der Regelungen in einzelnen Zweigen der Sozialversicherung nach der Beurteilung in der gesetzlichen Rentenversicherung.

Meldung neuer Beschäftigungen ab 1. Juli 2019

Entgeltmeldungen für Zeiträume ab dem 1. Juli 2019 innerhalb des Übergangsbereichs sind wie folgt zu kennzeichnen:

0 = Kein Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs/Verzicht auf die Gleitzone bis 30.6.2019.

1 = monatliches Arbeitsentgelt durchgehend innerhalb des Übergangsbereichs; tatsächliche Arbeitsentgelte in allen Entgeltabrechnungszeiträumen von 450,01 € bis 1.300 €

2 = monatliches Arbeitsentgelt sowohl innerhalb als auch außerhalb des Übergangsbereichs; Meldung umfasst sowohl Entgeltabrechnungszeiträume mit Arbeitsentgelten von 450,01 € bis 1.300 € als auch solche mit Arbeitsentgelten unter 450,01 € und/oder über 1.300 €.

Wenn für einen Arbeitnehmer der Übergangsbereich gilt oder nicht mehr gilt, ist keine gesonderte Anmeldung beziehungsweise Abmeldung erforderlich. Das Kennzeichen ist erst bei der nächsten Entgeltmeldung (etwa Jahresmeldung oder Unterbrechungsmeldung) zu setzen.

Meldung einer Beschäftigung bis 30. Juni 2019

0 = Kein Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone/bei Verzicht auf die Gleitzone.

1 = Monatliches Arbeitsentgelt durchgehend innerhalb der Gleitzone; tatsächliche Arbeitsentgelte in allen Entgeltabrechnungszeiträumen von 450,01 € bis 850 €.

2 = Monatliches Arbeitsentgelt sowohl innerhalb als auch außerhalb der Gleitzone. Die Meldung umfasst sowohl Entgeltabrechnungszeiträume mit Arbeitsentgelten von 450,01 € bis 850 € als auch solche mit Arbeitsentgelten unter 450,01 € und/oder über 850 €.

Meldung einer bestehenden Beschäftigung über den 30. Juni 2019 hinaus

Entgeltmeldungen für Zeiträume im Jahr 2019, die über den 30. Juni 2019 hinausgehen und Beschäftigungszeiten in der Gleitzone beziehungsweise im Übergangsbereich umfassen, sind wie folgt zu kennzeichnen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um die Jahresmeldung 2019, eine Abmeldung oder eine Unterbrechungsmeldung, die beide Regelungen der Gleitzone und des Übergangsbereichs umfassen.

0 = Kein Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone oder des Übergangsbereichs.

1 = Monatliches Arbeitsentgelt durchgehend vor dem 1. Juli 2019 in der Gleitzone/nach dem 30. Juni 2019 im Übergangsbereich.

2 = Monatliches Arbeitsentgelt vor dem 1. Juli 2019 sowohl innerhalb als auch außerhalb der Gleitzone/nach dem 30. Juni 2019 sowohl innerhalb als auch außerhalb des Übergangsbereichs/bei Verzicht auf die Gleitzone vor dem 1. Juli 2019 und Arbeitsentgelt im Übergangsbereich nach dem 30. Juni 2019.

Wird eine Beschäftigung in der Gleitzone bis 30. Juni 2019, in der auf die Reduzierung des Arbeitnehmerbeitrags in der Rentenversicherung verzichtet worden ist, mit einem Entgelt im Übergangsbereich über den 30. Juni hinaus fortgeführt, ist das Kennzeichen „2“ zu verwenden.

GKV-Monatsmeldung

Die Krankenkasse kann Arbeitgeber auffordern, GKV-Monatsmeldungen abzugeben. Das ist der Fall, wenn bei einer versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung die Einzugsstelle aufgrund der vorliegenden Entgeltmeldungen nicht ausschließen kann, dass die in dem sich überschneidenden Zeitraum erzielten Arbeitsentgelte die Beitragsbemessungsgrenze überschreiten. Nach Aufforderung durch die Einzugsstelle haben die Arbeitgeber die Daten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Aufforderung zu melden.

Nach Auswertung der GKV-Monatsmeldung durch die Einzugsstelle teilt diese den beteiligten Arbeitgebern mit, ob das erzielte laufende Gesamtentgelt die Beitragsbemessungsgrenze überschritten hat.

Unfallversicherung

Der Arbeitgeber muss für die gesetzliche Unfallversicherung (UV) nur eine Jahresmeldung erstellen. Die hat den Abgabegrund „92“ und beinhaltet als Meldezeitraum immer den 1. Januar bis 31. Dezember. Inhalte sind beispielsweise die Versicherungsnummer, die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs und die Mitgliedsnummer des Unternehmens. Die UV-Jahresmeldung ist für jeden Arbeitnehmer zu erstellen, der mindestens einen Tag im abgelaufenen Kalenderjahr unfallversicherungspflichtig beschäftigt war.

Abgabetermin ist der 16. Februar des Folgejahres.

Stand

Erstellt am: 01.07.2019

Alle Artikel im Thema
Zurück zum Thema

Weiteres zum Thema

Das könnte Sie auch interessieren

Passende Informationen zum Thema Meldearten in der Sozialversicherung

Sozialversicherungspflicht und ‑freiheit

Arbeitnehmer und Auszubildende sind generell sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber haben ihre Versicherungspflicht zu überprüfen

Mehr erfahren
Abrechnung und Meldungen bei Kurzarbeit

Für die Dauer von Kurzarbeit sind bei der Entgeltabrechnung zusätzliche Aufzeichnungspflichten gesetzlich geregelt. Auch bei der Übermittlung von Entgeltmeldungen gibt es Besonderheiten.

Mehr erfahren
Minijobs

Mehr als sieben Millionen Menschen arbeiten in Minijobs: in geringfügig entlohnten oder kurzfristigen Beschäftigungen. Erfahren Sie mehr über ihre sozialversicherungsrechtliche Beurteilung.

Mehr erfahren
Kontakt zur AOK AOK/Region wählen
Grafik Ansprechpartner
Ihr Ansprechpartner steht Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung.
Grafik e-mail
Melden Sie uns Ihr Anliegen, wir antworten umgehend oder rufen Sie zurück.