Einzugsstellen als Empfänger
Annahmestelle für die Meldung zur Sozialversicherung ist die Einzugsstelle. Das ist im Normalfall die Krankenversicherung der oder des Beschäftigten. Die Meldungen für privat Krankenversicherte erhält die gesetzliche Krankenkasse, bei der die oder der Beschäftigte zuletzt versichert war. Die Meldungen für geringfügig Beschäftigte erhält die Minijob-Zentrale.
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Elektronisches Meldeverfahren
Das Meldeverfahren ist nahezu komplett papierlos. Es wird größtenteils maschinell abgewickelt in Form von Datensätzen, die elektronisch übermittelt werden.
Das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm muss von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zugelassen sein. Die ITSG bietet auch Informationen, welche Entgeltabrechnungsprogramme die Voraussetzungen erfüllen.
Auch elektronische Ausfüllhilfen müssen von der ITSG geprüft sein. Die gesetzlichen Krankenkassen stellen als Ausfüllhilfe das SV-Meldeportal zur Verfügung.
Versicherungsnummer
Die Versicherungsnummer (auch Rentenversicherungsnummer oder Sozialversicherungsnummer genannt) hat hohe Bedeutung für die korrekte Zuordnung der Daten der Sozialversicherungsmeldung.
Arbeitgeber oder Zahlstellen müssen in den Fällen, in denen für eine Meldung keine Versicherungsnummer vorliegt, einen Datensatz (DSVV) zur Abfrage der Versicherungsnummer der Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln. Die Rückantwort der Datenstelle der Rentenversicherung erfolgt in folgenden Ausprägungen:
- Kein Ergebnis: Es wird keine Versicherungsnummer zurückgemeldet. Eine Versicherungsnummernvergabe wird in diesem Verfahren nicht eingeleitet.
- Eindeutiges Ergebnis: Es wird eine Versicherungsnummer zurückgemeldet.
- Kein eindeutiges Ergebnis: Es wird keine Versicherungsnummer zurückgemeldet. Ein Prüffallverfahren wird in diesem Verfahren nicht eingeleitet.
Die Vergabe der Versicherungsnummer erfolgt dann mit der Anmeldung.
Die Abfrage zur Versicherungsnummer kann nicht storniert werden. Die Übermittlung der Abfrage kann nicht mit anderen Meldedatensätzen zusammen erfolgen.
Sollte die Versicherungsnummer nicht eindeutig zurückgemeldet werden, müssen in der Meldung zur Sozialversicherung die Personenstandsdaten unter „Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann“ ergänzt werden.
Betriebsnummer
Um die Sozialversicherungsmeldung dem richtigen Arbeitgeber zuzuordnen, erhält jeder Beschäftigungsbetrieb vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer. Die Angaben sind elektronisch zu übermitteln.
Seit Januar 2023 ist in den Meldungen der Arbeitgeber neben der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs eine Hauptbetriebsnummer anzugeben. Die Nummer ist erforderlich, da die Krankenkassen bei eingehenden Anmeldungen beurteilen, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen ist. Alternativ ordnen sie die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zu.
Erfolgen die Meldungen und die Beitragsnachweise für die betroffenen Beschäftigten unter der gleichen Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs, ist in den Datenfeldern „Betriebsnummer“ und „Hauptbetriebsnummer“ die identische Betriebsnummer anzugeben.
Sofern die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs von der Hauptbetriebsnummer abweicht, ist im Feld „Betriebsnummer“ die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs und im Feld „Hauptbetriebsnummer“ die Betriebsnummer aus dem Beitragsnachweis anzugeben.
Hat ein Arbeitgeber im Einzelfall mehr als eine solche Hauptbetriebsnummer, so ist in der Meldung diejenige Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter der die Beiträge für die gemeldete Arbeitnehmerin oder den gemeldeten Arbeitnehmer im Beitragsnachweisverfahren mitgeteilt werden.
