Überblick: Meldung zur Sozialversicherung

Annahmestelle für die Meldung zur Sozialversicherung ist die Einzugsstelle. Das ist im Normalfall die Krankenversicherung des Arbeitnehmers. Die Meldungen für privat Krankenversicherte gehen an die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer zuletzt versichert war. Nur bei geringfügig Beschäftigten geht die Meldung an die Minijob-Zentrale.

Das Meldeverfahren ist fast komplett papierlos. Es wird größtenteils maschinell abgewickelt in Form von Datensätzen, die elektronisch übermittelt werden.

Das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm muss von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zugelassen sein. Die ITSG bietet auch Informationen, welche Entgeltabrechnungsprogramme die Voraussetzungen erfüllen.

Auch elektronische Ausfüllhilfen müssen von der ITSG geprüft sein. Die gesetzlichen Krankenkassen stellen die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net zur Verfügung.

Die Rentenversicherungsnummer hat hohe Bedeutung für die korrekte Zuordnung der Daten der Sozialversicherungsmeldung.

Der Arbeitgeber oder die Zahlstelle können per Datensatz „Abfrage einer Versicherungsnummer“ die Versicherungsnummer bei der Datenstelle des Rentenversicherungsträgers abrufen. Wegen häufiger Übertragungsfehler soll das Abfrageverfahren per Datensatz seit 2022 vorrangig genutzt werden.

Ansonsten kann die Versicherungsnummer dem Sozialversicherungsausweis entnommen werden. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber den Sozialversicherungsausweis vorzulegen und ihn mit weiteren Angaben bei der Erfüllung der Meldepflicht zu unterstützen. Hat der Ausweisinhaber den Sozialversicherungsausweis verloren, muss er dies der Einzugsstelle oder dem Rentenversicherungsträger unverzüglich mitteilen. Dort wird auf Antrag ein neuer Ausweis ausgestellt.

Sollte die Versicherungsnummer nicht vorliegen, müssen in der Meldung zur Sozialversicherung die Personenstandsdaten unter „Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann“ ergänzt werden.

Um die Sozialversicherungsmeldung dem richtigen Arbeitgeber zuzuordnen, erhält jeder Beschäftigungsbetrieb vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer. Die Angaben sind elektronisch zu übermitteln.

Die Krankenkasse gleicht die von den Arbeitgebern erhaltenen Sozialversicherungsmeldungen mit den eigenen Bestandsdaten ab. Überprüft werden alle Sozialversicherungsmeldungen mit Ausnahme der Sofortmeldung und der UV-Jahresmeldung. Auftretende Fehler klärt sie mit dem Arbeitgeber. Wenn Meldungen nicht zu erstatten waren oder bei einer falschen Krankenkasse eingereicht wurden, sind sie zu stornieren und eventuell neu zu erstellen.

Wird im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber die Meldung durch die Krankenkasse geändert, hat die Krankenkasse dem Arbeitgeber unverzüglich maschinell die Änderung zu melden. Der Arbeitgeber braucht dann die Meldung nicht zu stornieren oder neu zu melden.