Neues bei den elektronischen Meldeverfahren
DEÜV: Betriebsdatenpflege wird Dialogverfahren
Ab dem 1. Januar 2027 wird die Betriebsdatenpflege ein Dialogverfahren. Arbeitgeber können ab dann Änderungen ihrer Betriebsdaten elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal direkt mit der Annahmestelle der Bundesagentur für Arbeit (BA) austauschen.
Die BA antwortet mit einer elektronischen Speicherbestätigung direkt ins Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal (Ausfüllhilfe).
Bei einer Fehlerfeststellung fordert sie den Arbeitgeber elektronisch zur Prüfung der Angaben und zu einer neuen Meldung auf. Folgende Änderungen bei Stammdaten sind unter anderem zu melden:
- Name, Anschrift des Betriebs
- Rechtsform
- Unternehmensnummer
- Ansprechperson im Meldeverfahren
- Wirtschaftsunterklasse (WUKL)
Die Pflicht zur Meldung bei Änderungen der Stammdaten bleibt. Es ändert sich nur der Kommunikationsweg. Auch die Meldeanlässe bleiben gleich.
Stichwort WUKL: Die WUKL ist eine fünfstellige Schlüsselzahl auf Basis der Klassifikation der Wirtschaftszweige des Statistischen Bundesamts. Sie ist ab dem 1. Januar 2027 Pflichtfeld bei jeder Meldung im neuen Verfahren.
Betriebsstättendatei
Die BA führt die sogenannte Betriebsstättendatei (Datei der Beschäftigungsbetriebe - DdB). Darin sind die Betriebsdaten aller Arbeitgeber gespeichert.
Für jeden neuen Arbeitgeber werden die Betriebsdaten automatisch bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch die BA aufgenommen und in der Betriebsstättendatei gespeichert.
Zu den Betriebsdaten gehören:
- Name und Anschrift des Betriebs
- Beschäftigungsort
- Wirtschaftszweig
- Rechtsform des Betriebs
- Unternehmernummer der gesetzlichen Unfallversicherung
- Die „meldende Stelle“, falls diese eine andere als der Beschäftigungsbetrieb ist (zum Beispiel Steuerberatende)
- Ansprechpartner im Meldeverfahren mit Kontaktdaten und Adresse
- Sofortmeldepflicht
- Teilnahme an der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1)
Unternehmen sind verpflichtet, Änderungen bei den Betriebsdaten zeitnah zu melden. Bislang geht die Meldung an eine Einzugsstelle (Krankenkasse), die dann die Daten an die BA weiterleitet. Damit wird die Betriebsstättendatei geändert und die neuen Daten stehen allen SV-Trägern zur Verfügung.
Die betrieblichen Angaben zu einem Beschäftigungsbetrieb sind unter der jeweiligen Betriebsnummer im Entgeltabrechnungsprogramm zu speichern.
Neu ab 1. Januar 2027: Die betrieblichen Angaben werden über das Dialogverfahren Betriebsdatenpflege direkt an die BA übermittelt.
Betriebsdatenpflege ab 2027
Der bisherige Weg der Meldung von Änderungen bei den Betriebsdaten über die Annahmestellen der Krankenkassen (DSBD-Verfahren) wird zum 31. Dezember 2026 beendet. Die BA verarbeitet den letzten DSBD am 31. Dezember 2026. Die Annahmestellen der Krankenkassen nehmen ab dem 1. Januar 2027 keine DSBD-Meldung mehr an.
Arbeitgeber kommunizieren ab dem 1. Januar 2027 im Dialogverfahren Betriebsdatenpflege unmittelbar mit der Annahmestelle der BA im XML-Standard.
Eine Übermittlung über andere Annahmestellen ist ausgeschlossen.
- Für den Dialog mit der BA-Annahmestelle verwendet der Arbeitgeber die Meldung zur Betriebsdatenpflege: DXBD
- Die BA antwortet auf jeden DXBD mit einem DXBE.
Ein Fehler kann einmal elektronisch durch eine Rückmeldung bereinigt werden. Besteht der Fehler weiterhin, erfolgt eine manuelle Prüfung durch den Betriebsnummern-Service der BA.
Abgabegründe im DXBD-Verfahren (Auswahl)
- A01 = Bestandsmeldung ist bei jeder Entgeltabrechnungsprogramm-Ersterfassung anzugeben oder sofern sich die Abrechnungsstelle ändert. Zudem ist der Abgabegrund anzugeben, wenn der Arbeitgeber seine betrieblichen Angaben ohne Änderungen übermitteln möchte.
- A02 = Änderungsmeldung bei Änderung der betrieblichen Angaben im Entgeltabrechnungsprogramm.
- A03 = Beendigung bei vollständiger Beendigung des Beschäftigungsbetriebs.
- A04 = Unzuständigkeit: Wird die zu prüfende Betriebsnummer in dem Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr geführt, so hat der Arbeitgeber mit einem DXBD mit dem Abgabegrund A04 = Unzuständigkeit zu antworten.
- A05 = Abfrage Wirtschaftsunterklasse (WUKL) aus der Datei der Beschäftigungsbetriebe (DdB) bei der BA. Sie ist anzugeben, wenn die zu einer Beschäftigungsbetriebsnummer im DdB gespeicherte WUKL abgerufen werden soll. Die BA übermittelt die abgerufene WUKL in einem DXBE mit dem Abgabegrund B05 = Antwort auf Abfrage der WUKL aus DdB.
- A06 = Prüfergebnis: Antwort auf eine Antwort mit Abgabegrund B03. Durch die Referenz-ID stellt die BA den Zusammenhang mit ihrer Prüfaufforderung her. Stellt der Arbeitgeber bei der Prüfung im Einzelfall fest, dass seine ursprünglichen Angaben korrekt waren, kann er der BA diesen Sachverhalt mithilfe der Prüfbestätigung aus Anlage 13 im DXBD mit dem Abgabegrund A06 mitteilen. Die Prüfbestätigung muss einen sachlichen Bezug zum Fehler haben, den die BA mitgeteilt hat.
In Fällen einer initiativen Prüfaufforderung antwortet der Arbeitgeber mit einem DXBD mit den aktuellen betrieblichen Angaben und dem Abgabegrund A06 = Prüfergebnis. - A09 = Absenderänderung ist als Abgabegrund anzugeben, wenn sich ausschließlich die Absendernummer ändert.
Die BA antwortet auf jeden DXBD des Arbeitgebers mit einem DXBE, Auswahl an Rückmeldegründen:
- B01 = Speicherbestätigung ohne Modifikation
- B02 = Speicherbestätigung mit Modifikation, um die Speicherung in dem DdB zu bestätigen.
- B03 = Aufforderung zur Fehlerprüfung: Stellt die BA im übermittelten DXBD Fehler fest, gibt sie den Abgabegrund B03 als Antwort an. Der Arbeitgeber hat darauf mit einem DXBD mit den aktuellen betrieblichen Angaben und dem Abgabegrund A06 zu antworten.
- B05 = Antwort auf Abfrage der WUKL aus DdB.
- B06 = Datensatz verworfen: wenn zu einem Beschäftigungsbetrieb an einem Kalendertag mehrere DXBD übermittelt werden, verarbeitet die BA lediglich den jüngsten DXBD. Auf die nicht verarbeiteten Datensätze antwortet die BA im DXBE mit dem Abgabegrund B06.
Tipps zur Umstellung auf das neue Verfahren:
- Prüfen Sie die für Ihr Unternehmen hinterlegten Betriebsdaten und Zuständigkeiten vor dem 1. Januar 2027.
- Halten Sie Ihre Betriebsdaten stets aktuell, da sie vielfältig von den Sozialversicherungsträgern genutzt werden und wichtige Grundlage für die Beschäftigungsstatistiken sind, zum Beispiel für die Gewährung von Fördergeldern.
- Ab 1. Dezember 2026 ist das aktualisierte Arbeitgeberhandbuch des Betriebsnummernservice der BA erhältlich. Es soll Betrieben eine Orientierung geben und als Arbeitshilfe dienen, um bei der Mitteilung von Änderungen entsprechend der gesetzlichen Regelungen zu handeln.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung euBP
Ab 2027 sollten alle für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) relevanten Daten und Unterlagen (Stamm- und Entgeltdaten der Beschäftigten, Beitragsnachweise und SV-Meldungen, Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten) ausschließlich digital vorliegen. Ausnahmen für kleinere Betriebe sollte es nicht mehr geben.
Diese Frist wird möglicherweise um ein Jahr verlängert und würde dann erst zum 31. Dezember 2027 enden, so der Kabinettsbeschluss zum Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitsförderung. Das Inkrafttreten des Gesetzes ist zum 1. Januar 2027 geplant.
Aktuell gibt es für kleine Betriebe bei der euPB eine Ausnahmeregel:
- Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten verzichtet werden.
- Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
- Wurde die Befreiung von der euBP beantragt, gilt diese Befreiung auch für die Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung.
Sofern die Verlängerung tatsächlich rechtskräftig wird, müssten alle prüfungsrelevanten Daten und Unterlagen ab 1. Januar 2028 ausschließlich digital vorliegen. Das gilt auch für ergänzende Entgeltunterlagen wie
- Arbeitszeitnachweise
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärung zu weiteren (geringfügigen) Beschäftigungen
- Nachweis zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
- A1-Bescheinigung und Unterlagen zu Entsendungen
- Nachweis zu Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltstitel
- Immatrikulationsbescheinigung
Diese ergänzenden Belege sind bei einer Betriebsprüfung nicht automatisch einzureichen. Die für Betriebsprüfungen zuständige Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) fordert sie konkret beim Arbeitgeber an, falls sie für die Prüfung notwendig sind.
Bei Softwarewechsel euBP-Daten senden
Wechseln Unternehmen die Lohnabrechnungssoftware, die Steuerberatung beziehungsweise das Lohnbüro, müssen sie alle für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System an die DRV übermitteln. Das erfolgt vor dem Wechsel über das reguläre euBP-Verfahren.
Hintergrund der Regelung ist, dass bei einem Software- oder Dienstleisterwechsel immer wieder Abrechnungsdaten verloren gehen, die für eine spätere Betriebsprüfung jedoch relevant sind. Die DRV speichert diese Daten nur bis zur nächsten Prüfung. Arbeitgeber sollten die Daten daher selbst archivieren und die Annahmequittung sicher abspeichern. Die Pflicht zur Vorabübermittlung gilt auch, wenn nur der Dienstleister wechselt, aber die Software dieselbe bleibt.
KEA-Verfahren soll verpflichtend werden
Das KEA-Verfahren (Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen) der Bundesagentur für Arbeit (BA) soll ab 1. Januar 2027 erweitert und verpflichtend werden. KEA könnte zum Bestandteil des Basismoduls im Entgeltabrechnungsprogramm werden. So sieht es der Entwurf des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitsförderung vor. Das Inkrafttreten des verpflichtenden Verfahrens ist zum 1. Januar 2027 vorgesehen.
Sofern das Gesetz tatsächlich in Kraft tritt, würde die Anzeige von Kurzarbeit (KUG-Anzeige) ab dem neuen Jahr elektronisch erfolgen, die Antwort der BA ebenfalls elektronisch. Ein Antrag auf Kurzarbeitergeld (KUG-Antrag) geht ausschließlich elektronisch an die BA. Schriftliche Anträge sind voraussichtlich noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.
Das KEA-Verfahren
Das KEA-Verfahren ist eine volldigitalisierte und sichere Übergabemöglichkeit von Kurzarbeitergeldanträgen einschließlich der Abrechnungslisten aus einer zertifizierten Lohnabrechnungssoftware.
KEA steht für „Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen“.
Das Verfahren kann von Betrieben sowie bevollmächtigten Dritten, die im Auftrag eines Betriebs Kurzarbeitergeld, Saison-Kurzarbeitergeld und ergänzende Leistungen sowie Transferkurzarbeitergeld abrechnen und beantragen, genutzt werden.
Dabei werden alle erforderlichen Daten direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm zu einem Datensatz zusammengefasst und automatisiert an die für den Arbeitgeber zuständige Agentur für Arbeit übermittelt.
Zahlstellenkonto: Meldeverfahren wird ausgebaut
Mit der „Elektronischen Meldung zur Einrichtung eines Zahlstellenkontos“ gibt es zum 1. Januar 2027 wesentliche Änderungen im Zahlstellen-Meldeverfahren. Diese wurden vom GKV-Spitzenverband in den neuen Grundsätzen zum Zahlstellen-Meldeverfahren veröffentlicht. Zahlstellen sind Unternehmen, die Versorgungsbezüge, wie etwa Rentenzahlungen, an Berechtigte auszahlen. Sie melden den zuständigen Krankenkassen die Daten elektronisch.
Für die Einrichtung eines Zahlstellenkontos bei der Krankenkasse wird ein eigener Datensatz „DSZK (Datensatz Zahlstellenkonto)“ eingeführt. Dieser Datensatz ist nicht nur für die erstmalige Anlage, sondern auch für spätere Änderungsmeldungen zu verwenden.
Der DSZK enthält neue beziehungsweise definierte Datenbausteine:
- DBGD (Grunddaten)
- DBKO (abweichende Korrespondenzanschrift)
- DBDL (Dienstleister)
- DBSL (SEPA-Lastschriftmandat)
- DBFE (Fehlerdatenbaustein)
Auch Meldungen zum Zahlstellenkonto müssen künftig ausschließlich elektronisch, gesichert und verschlüsselt aus systemgeprüften Programmen oder über systemgeprüfte Ausfüllhilfen übermittelt werden.
Für Meldungen zum Zahlstellenkonto wurde außerdem ein Stornierungsverfahren definiert. Bereits übermittelte Kontomeldungen können mit einem Stornokennzeichen elektronisch zurückgenommen werden.
Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung
Arbeitgeber beantragen elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigungen (eUB) ausschließlich über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Der Antrag kann auch durch eine vom Arbeitgeber Bevollmächtigte, wie etwa ein Steuerbüro, gestellt werden.
Seit dem 1. Juli 2026 gibt es vier Rückmeldegründe, wenn die Krankenkasse den Antrag ablehnt:
- Rückmeldung „1“ bei Beitragsrückständen
- Rückmeldung „2“, wenn es kein laufendes Arbeitgeberkonto gibt
- Rückmeldung „3“, wenn Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt sind
- Rückmeldung „4“ bei einer fehlenden Vollmacht
Hinweise für die Praxis:
- Die eUB ist über das SV-Meldeportal zu beantragen, wenn das Entgeltabrechnungsprogramm die Funktion nicht anbietet. Anforderungen per Mail oder telefonisch sind nicht zulässig.
- Die eUB kann auf Antrag zusätzlich in englischer Sprache ausgestellt werden.
- Die eUB kann einmalig oder im Abo beantragt werden.
Stand
Erstellt am: 11.11.2026
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