Betriebsprüfung: euBP ab 2027 für alle
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ohne Ausnahme für alle Arbeitgeber. Damit ist es auch verpflichtend, sämtliche Entgeltunterlagen vollständig digital zu führen. Was Arbeitgeber tun können, um sich optimal auf die euBP vorzubereiten.
Betriebsprüfung ab 2027 ausschließlich digital
Mindestens alle vier Jahre, also innerhalb der Verjährungsfrist für die Sozialversicherungsbeiträge, prüft die Deutsche Rentenversicherung (DRV), ob Unternehmen die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführen. Rund 800.000 Arbeitgeber untersucht sie dabei jährlich. Was früher vor Ort passierte, läuft nun in der Regel durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ausschließlich digital: Entgelt- und Finanzbuchhaltungsdaten werden an die DRV übermittelt und automatisch analysiert. Nur bei Auffälligkeiten kommt noch eine Prüferin oder ein Prüfer in den Betrieb.
Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Entgeltdaten gibt es bereits seit 2023, seit Anfang 2025 auch für Finanzbuchhaltungsdaten. Bislang konnten Unternehmen noch eine Ausnahmevereinbarung nutzen, doch ab 1. Januar 2027 gilt die euBP für alle Unternehmen. Im AOK-Fachportal für Arbeitgeber finden Sie die einzelnen Schritte der euBP in der Übersicht.
Digitale Personalakte: Unterlagen richtig speichern
Eine der wichtigsten Neuerungen durch die verpflichtende euBP: Ab 2027 müssen alle prüfungsrelevanten Daten und Unterlagen (Stamm- und Entgeltdaten der Beschäftigten, Beitragsnachweise und SV-Meldungen, Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten) ausschließlich digital vorliegen. Ein Mix aus Papier und digitalen Dokumenten ist dann nicht mehr zulässig.
Auch begleitende Entgeltunterlagen sind ab 2027 nur noch digital vorzulegen. Welche Dokumente das konkret sind, ist in der Beitragsverfahrensverordnung geregelt. Unter anderem zählen dazu:
- Arbeitszeitnachweis
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärung zu weiteren (geringfügigen) Beschäftigungen
- Nachweis zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
- A1-Bescheinigung und Unterlagen zu Entsendungen
- Nachweis zu Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltstitel
- Immatrikulationsbescheinigung
Ergänzende Belege bei euBP einreichen
Diese ergänzenden Belege sind bei einer Betriebsprüfung nicht automatisch einzureichen. Die DRV fordert sie konkret beim Arbeitgeber an, falls sie für die Prüfung notwendig sind. Die Übermittlung erfolgt in der Regel dann über das Cryptshare-Verfahren der DRV. Eine Anleitung dafür finden Arbeitgeber in der Rückmeldung der DRV.
Vorgaben für digitale Dokumente
Für eine reibungslose automatische Analyse der Dokumente gibt es technische Vorgaben zu möglichen Dateiformaten, Dateinamen und Ordnerstrukturen. Eine detaillierte Beschreibung dazu hat der GKV-Spitzenverband in den „Gemeinsamen Grundsätzen“ vom 18. März 2022 in der jeweils aktuellen Fassung veröffentlicht.
Vorgaben für digitale Dokumente
Die digital abgelegten Dokumente müssen folgenden Vorgaben entsprechen:
- Jedes Dokument als eigene Datei
- Nicht veränderbares, vor nachträglichen Änderungen geschütztes Format (PDF, jpeg, bmp, png oder tiff)
- Ausnahme: Für Datensätze der Krankenkassen ist das gelieferte Format zulässig
- Dateiname ermöglicht eindeutige Zuordnung zu bestimmten Beschäftigten und Zeiträumen
- Maximale Länge des Dateinamens: 64 Zeichen (kein Punkt, Komma, Sonderzeichen, Umlaut, ß, Leerzeichen erlaubt)
- Dokumente unabhängig von Ort oder Betriebssystem abrufbar
- Nachvollziehbare Struktur beim Abspeichern (digitale Ablage der Entgeltunterlagen je Beschäftigten, verschiedene Kategorien wie Arbeitsvertrag, Stammdaten, Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen)
- Dokumente mit Unterschrifterfordernis brauchen eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (Signaturkarte, Zwei-Faktor-Authentifizierung)
Wichtig: bei Softwarewechsel euBP-Daten senden
Wechseln Unternehmen die Lohnabrechnungssoftware, die Steuerberatung beziehungsweise das Lohnbüro, müssen sie alle für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System an die DRV übermitteln. Das erfolgt vor dem Wechsel über das reguläre euBP-Verfahren. Hintergrund der Regelung ist, dass bei einem Software- oder Dienstleisterwechsel immer wieder Abrechnungsdaten verloren gehen, die für eine spätere Betriebsprüfung aber relevant sind.
Die DRV speichert diese Daten nur bis zur nächsten Prüfung. Arbeitgeber sollten die Daten daher selbst archivieren und die Annahmequittung sicher abspeichern. Die Pflicht zur Vorabübermittlung gilt auch, wenn nur der Dienstleister wechselt, aber die Software dieselbe bleibt.
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Stand
Erstellt am: 16.07.2026
Persönliche Ansprechperson
