Das Meldeverfahren zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zwischen den Arbeitgebern und den Einzugsstellen ist in den §§ 28a ff SGB IV umfassend gesetzlich normiert. Von Bedeutung sind daneben die Regelungen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) sowie die „Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28 b Abs. 2 SGB IV“.

Dem Arbeitgeber stehen für das Meldeverfahren folgende Alternativen zur Verfügung:

• Einsatz eines systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammes

• Einsatz einer systemuntersuchten Ausfüllhilfe

• Abrechnung über Dritte (Steuerberater/Buchhaltungsservice, Rechenzentren etc.)

Die Übersendung von körperlichen Meldevordrucken (manuelle Papiermeldung) und eine Übermittlung von Meldungen auf Datenträger (z.B. Diskette oder Magnetband) ist nicht zulässig.

Die Meldedaten für versicherungspflichtig Beschäftigte sind an die zuständigen Krankenkassen oder an die von ihnen beauftragten Annahmestellen zu übermitteln. Die Datenannahmestellen der Krankenkassen übernehmen die von den Arbeitgebern übermittelten Meldungen und leiten diese an die zuständigen Krankenkassen weiter.

Der Arbeitgeber erhält mit der Weiterleitung eine Weiterleitungsbestätigung. Die Meldungen gelten damit als dem Adressaten zugegangen. Wurden von den Datenannahmestellen in den Meldedaten keine Fehler festgestellt, erhält der Arbeitgeber eine positive Weiterleitungsbestätigung. Diese erfolgt ausschließlich über den Kommunikationsserver. Technisch fehlerhafte Meldungen werden innerhalb eines Arbeitstages mit einer Fehlermeldung durch Datenübertragung zurückgewiesen. Der Arbeitgeber hat Meldungen der Sozialversicherungsträger mindestens einmal wöchentlich von den Kommunikationsservern abzurufen und zu verarbeiten. Der Abruf ist durch den Arbeitgeber zu quittieren. Mit dem Empfang gelten die Meldungen als dem Arbeitgeber zugegangen.

Die maschinell übermittelten Meldungen haben lediglich Ordnungscharakter; sie begründen – mit Ausnahmen im Bereich der Rentenversicherung – grundsätzlich keine Rechtsansprüche. Diese ergeben sich ausschließlich aus dem jeweiligen Mitgliedschafts- und Versicherungsverhältnis.

Im Jahre 2011 hatte das Bundeskabinett das Bundesarbeitsministerium (BMAS) beauftragt, im Rahmen des Projekts „Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung“ (OMS) die Datenübermittlung in der sozialen Sicherung unter die Lupe zu nehmen. Dabei wurde deutlich, dass die Verfahren sich in der Praxis teilweise erheblich weiterentwickelt und ausdifferenziert haben, als sie in den gesetzlichen Regelungen beschrieben sind. Deshalb wurde das Fünfte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG) vom 15. April 2015 erlassen; die Änderungen wurden im Wesentlichen ab 1. Januar 2016 wirksam.