§ 72 Abs. 2 SGB X normiert eine doppelte Überprüfung des Übermittlungsersuchens zum einen hinsichtlich seiner Erforderlichkeit durch besonders qualifizierte Angehörige der ersuchenden Stelle (Satz 1), zum anderen hinsichtlich der Entscheidung über das Ersuchen durch den Behördenleiter der ersuchten Stelle oder seinen allgemeinen Stellvertreter (Satz 3). Ist eine oberste Bundes- oder Landesbehörde für die Aufsicht über die ersuchende Stelle zuständig, muss sie durch die ersuchende Stelle außerdem über das gestellte Übermittlungsersuchen unterrichtet werden (Satz 2). Die Unterrichtung braucht, wie sich aus § 72 Abs. 2 Satz 2 a. E. SGB X ("die" gestellten Ersuchen) ergibt, nicht in jedem Einzelfall gesondert geschehen, sondern kann auch in angemessenen regelmäßigen Zeitabständen erfolgen.

Absatz 2 trifft keine Festlegung hinsichtlich der Form des Ersuchens. Aus Absatz 2 Satz 3 ergibt sich jedoch schon unter Praktikabilitätsgesichtspunkten, dass grundsätzlich ein schriftliches Ersuchen zu erfolgen hat. Andernfalls ist eine Überprüfung der formalen Voraussetzungen des Absatzes 2 Satz 1 nur schwer möglich. Sollte ausnahmsweise das Ersuchen nicht schriftlich formuliert worden sein, wäre hierüber ein Aktenvermerk zu fertigen.

Ist ein Ersuchen erfolgt und die Erforderlichkeit der Datenübermittlung von einer hierfür zuständigen Person gemäß Absatz 2 Satz 1 bejaht, so kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die ersuchende Stelle die Erforderlichkeit geprüft hat (siehe § 67d Abs. 2 Satz 2 SGB X). Im Zweifel kann jedoch die ersuchte Stelle gemäß Absatz 2 Satz 3 nur dann verantwortlich entscheiden und ihrer Geheimhaltungspflicht nachkommen, wenn die ersuchende Stelle überzeugend dargelegt hat, dass sie durch eine hinreichend qualifizierte Person die Erforderlichkeit geprüft hat.

Die ersuchte Stelle muss organisatorisch sicherstellen, dass nur die befugten Personen über die Übermittlung entscheiden. Dies sind nur der Behördenleiter oder sein allgemeiner Stellvertreter, nicht aber ein besonders Bevollmächtigter.