Häufige Fragen zur eAU

Arbeitgeber erhalten über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wie bisher keine Diagnosen. Bei wiederholter Krankheit und AU eines Mitarbeitenden stellt sich die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Dazu stellen sie eine Anfrage bei der Krankenkasse. Neu seit 2023 ist, dass nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit (AU) relevanten Vorerkrankungszeiten von der Krankenkasse zurückgemeldet werden.

Relevant für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer sind alle AU-Zeiten der letzten zwölf Monate, bei denen zwischen dem Ende der vorhergehenden Erkrankung und dem Beginn der nachgehenden Erkrankung nicht mindestens sechs Monate vergangen sind und zwar unabhängig davon, ob diese aufgrund der Diagnose auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit anrechenbar oder nicht anrechenbar sind. Dadurch erhält der Arbeitgeber einen Überblick zu den vorliegenden Arbeitsunfähigkeitszeiten, die potenziell einen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung haben könnten.

Durch die Übermittlung aller relevanten Zeiten erhält der Arbeitgeber einen Überblick zu den vorliegenden Arbeitsunfähigkeitszeiten, die potenziell einen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung haben könnten. 

Diese Zeiten erhalten eine Kennzeichnung, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind. 

In der Folge hat der Arbeitgeber dann die notwendigen Informationen zur Ermittlung der Dauer der Entgeltfortzahlung für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit.

Aus Gründen der Transparenz übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber ab Januar 2023 auch den Beginn der maßgebenden Zwölf-Monats-Frist für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit. 

Alle Arbeitsunfähigkeitszeiten außerhalb der maßgebenden Zwölf-Monats-Frist haben keinen Einfluss auf die Entgeltfortzahlungsdauer für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit und werden damit in der Meldung der Krankenkasse regelhaft als „nicht anrechenbar“ gekennzeichnet. Dies vor dem Hintergrund, dass unabhängig von bestehenden Vorerkrankungen ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für einen weiteren Zeitraum von höchstens sechs Wochen besteht, wenn seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen ist. 

Die Zwölf-Monats-Frist ist dabei eine vorwärtslaufende Frist. Eine neue Zwölf-Monats-Frist beginnt mit der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit nach Ablauf der alten Zwölf-Monats-Frist. Liegen demnach Arbeitsunfähigkeitszeiträume aufgrund derselben Erkrankung vor, bildet die Krankenkasse entsprechende Zwölf-Monats-Fristen.

Die Abfrage erfolgt für jeden Beschäftigten individuell und einzeln und für einen konkreten Zeitraum, wenn sich dieser bei Ihnen krankgemeldet hat. Sie dürfen nicht für alle Mitarbeitenden Ihres Betriebs eine pauschale Anfrage an die Krankenkasse schicken. Außerdem ist für jede AU-Bescheinigung für den konkreten aktuellen Zeitraum separat abzufragen.

Daten zum Ende der Entgeltersatzleistung (zum Beispiel Krankengeld, Übergangsgeld, Verletztengeld) müssen Sie grundsätzlich aktiv mit dem Abgabegrund 42 anfordern, damit Sie eine Überzahlung von Arbeitsentgelt vermeiden oder eine Meldung zur Sozialversicherung erstellen können.

Die Anfrage sollte grundsätzlich rechtzeitig gestellt werden um eine mögliche Überzahlung zu verhindern.

Zum Ende einer Krankengeldzahlung (bei Aussteuerung) oder dem Ende der Mutterschaftsgeldzahlung wird das Ende automatisch an den Arbeitgeber übermittelt.

Dies ist sicherlich eine Herausforderung. Daher sollte geklärt sein, wie die Kommunikation über erkrankte Mitarbeitende im Unternehmen erfolgt. Das ist umso wichtiger, wenn ein Dienstleister, wie zum Beispiel ein Steuerberater, mit der Abrechnung beauftragt ist.

Denkbar wäre folgendes Vorgehen: Sie informieren den Steuerberater darüber, welcher Arbeitnehmer sich ab wann arbeitsunfähig gemeldet hat. Das Steuerbüro erfragt dann elektronisch die eAU-Daten bei der zuständigen Krankenkasse und informiert Sie dann über die eAU-Daten.

Ein Abruf ist aber auch vom Arbeitgeber direkt über die Ausfüllhilfe sv.net möglich. Entscheidend ist, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Steuerberater die eAU-Daten haben. Ein abgestimmtes Verfahren ist hier wichtig.

Wenn Sie zu einem Zeitpunkt anfragen, an dem keine eAU-Daten bei der Krankenkasse vorliegen, dann erhalten Sie eine Rückmeldung mit Kennzeichen „4“. Das ist jedoch nur eine Zwischennachricht. Denn sobald bei der AOK innerhalb von 14 Tagen eine eAU vom Arzt eingeht, stellen wir Ihnen die Rückmeldung sofort zum Abruf bereit. Ein regelmäßiger Abruf der eAU-Daten (mindestens einmal wöchentlich) ist deshalb wichtig.

Wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Erkrankung eine AU-Bescheinigung vom Arzt erhalten hat, können Sie den Abruf am Folgetag starten. Der Arzt übermittelt die Daten spätestens am Abend der Ausstellung an die Krankenkasse.

Die eAU-Daten können von der Krankenkasse nur für Zeiten abgerufen werden, für die der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt hat. Für Sie als Arbeitgeber läuft die EFZ-Frist aber schon mit dem Tag der Krankmeldung durch Ihren Beschäftigten. Für AU-Tage ohne ärztliches Attest muss dann eine Fehlzeit „arbeitsunfähig ohne ärztliches Attest“ erfasst werden.

In der Folge sind komplett nicht attestierte AU-Zeiten von dem Verfahren ausgenommen. Über diese Zeiträume liegen der Krankenkasse auch keine Informationen vor.

Sofern der Arbeitnehmer Entgeltersatzleistungen von einem Sozialversicherungsträger bezieht, ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitszeiten grundsätzlich nicht erforderlich, weil kein Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber mehr besteht. Ist dennoch eine Bestätigung der Dauer der Entgeltersatzleistung und damit das weitere Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit für den Arbeitgeber erforderlich, können Sie aber das Ende der Entgeltersatzleistung (EEL) im Datenaustausch EEL mit dem Abgabegrund 42 = Anforderung Ende EEL beim SV-Träger anfordern. Einer ab 2023 ursprünglich vorgesehenen automatischen Übermittlung hat der Gesetzgeber nicht zugestimmt.

Ja, bis zu drei Tage erhalten Sie von der AOK eine Erstattung über die Ausgleichskasse U1 auch ohne nachgewiesene AU, wenn Ihr Arbeitnehmer für die ersten drei Tage keinen AU-Nachweis braucht. Diese Tage werden aber auf die sechswöchige Anspruchsdauer für die Entgeltfortzahlung angerechnet.

Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Arbeitnehmende, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. Jedoch kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse bei Minijobber bisher nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle kommuniziert.

Daher ist es nun auch erforderlich, dass Minijobber Angaben zu ihrer Krankenkasse machen (zum Beispiel bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen).

Privat Versicherte erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber. Für diesen Personenkreis ist eine eAU-Abfrage nicht möglich. Gleiches gilt auch, wenn Ihr Arbeitnehmer im Ausland erkrankt. Für privat Versicherte und für Arbeitnehmer, die im Ausland erkranken, verbleibt es bei dem heute bekannten Verfahren mit Papierbelegen.