Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen

Für die Datenübermittlung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen ist der maschinelle „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) für Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend vorgeschrieben.

Der Arbeitgeber übermittelt im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens die gesicherten und verschlüsselten Daten regelmäßig aus seinem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können eine maschinelle Ausfüllhilfe, zum Beispiel „sv.net“, anwenden. Arbeitgeber, die ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, können die Ausfüllhilfe ebenfalls nutzen, wenn im Einzelfall keine maschinelle Datenübermittlung mit dem Entgeltabrechnungsprogramm möglich ist.

Meldungen in Papierform sind nur noch in wenigen Ausnahmefällen zulässig, zum Beispiel für Pflegeunterstützungsgeld oder Krankengeld bei Spende von Organen, Geweben oder Blut. In diesen Fällen wäre ein elektronisches Meldeverfahren nicht wirtschaftlich durchzuführen.

Ist ein Beschäftigter für längere Zeit arbeitsunfähig, erhält er nach der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber von seiner Krankenkasse Krankengeld. Dies gilt ebenso, wenn Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld zu zahlen ist. Die Krankenkasse benötigt hierzu zeitnah die zur Berechnung notwendigen Daten, insbesondere Informationen über die Höhe des Arbeitsentgelts.

Sobald für einen Arbeitgeber ersichtlich ist, dass für einen weiterhin arbeitsunfähig erkrankten Mitarbeiter der Entgeltfortzahlungsanspruch endet oder Krankengeld aufgrund der Erkrankung eines Kindes von der Krankenkasse zu zahlen ist, löst der Arbeitgeber einen Datensatz an die Krankenkasse aus. Er beinhaltet die für die Berechnung des Krankengelds notwendigen Daten.

Zahlt der Arbeitgeber während der Zeit, in der der Mitarbeiter Krankengeld erhält, einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile weiter, so hat er diese Information und notwendige Daten hierzu ebenfalls der Krankenkasse zu übermitteln.

Eine Datenübermittlung des Arbeitgebers erfolgt auch, wenn bei Arbeitnehmerinnen die Schutzfrist vor der Entbindung beginnt. Mit diesem Datensatz werden der Krankenkasse die notwendigen Daten zur Berechnung des Mutterschaftsgelds übermittelt.

Wird der Arbeitnehmer arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monate vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen. Die notwendige Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt ebenfalls maschinell.

Die Anfrage des Arbeitgebers darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
• In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung.
• Die Summe der Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten beträgt mindestens 30 Tage.

Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile, zum Beispiel einen Firmenwagen, übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber alle notwendigen Angaben zur Berechnung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.

Die Datenannahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen fungieren bei dem Datenaustausch Entgeltersatzleistungen als Annahme- und Weiterleitungsstellen. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten an die Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist. Sofern keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, zum Beispiel bei privat versicherten Arbeitnehmern, wird die Meldung nach Wahl des Arbeitgebers an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse übermittelt.

Die Datenannahmestelle der Krankenkasse bestätigt dem Absender die Datenlieferung und prüft die Daten auf Plausibilität. Der Arbeitgeber erhält eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Der Absender der Datei kann durch entsprechende Kennzeichnung im Datensatz auf eine positive Verarbeitungsmeldung verzichten, nicht aber auf die Rückmeldung einer negativen Verarbeitungsbestätigung.

Damit die Rückmeldungen der Krankenkasse, die ebenfalls über die Datenannahmestelle laufen und regelmäßig vom Arbeitgeber abzurufen sind, stets richtig adressiert sind, werden Veränderungen der Adressierung des Arbeitgebers der Datenannahmestelle über einen speziellen Abgabegrund gemeldet. So kann der Arbeitgeber während der Krankengeldzahlung an einen Beschäftigten relevante Angaben ändern, wie beispielsweise die Beauftragung eines Steuerberaters oder eines Lohnbüros.