Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge wird von Bietenden oft eine Unbedenklichkeitsbescheinigung einer Krankenkasse verlangt. Sie enthält die Zahl der bei der jeweiligen Krankenkasse versicherten Beschäftigten und gibt Auskunft darüber, ob das Unternehmen regelmäßig seiner Pflicht zur Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge bei der Krankenkasse nachgekommen ist.

Das Verfahren zur Beantragung und Übermittlung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen wurde digitalisiert. Die elektronischen Unbedenklichkeitsbescheinigungen (eUB) sind ausschließlich digital über die Entgeltabrechnungsprogramme anzufordern. Die Rückmeldung durch die Krankenkasse erfolgt dann ebenfalls elektronisch und damit schneller als im bisherigen analogen Verfahren.

eUB über SV-Meldeportal

Da sich der Bedarf für Unbedenklichkeitsbescheinigungen in der Regel auf bestimmte Branchen beschränkt, wird das Verfahren „elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren Unbedenklichkeitsbescheinigung“ nicht von allen Entgeltabrechnungsprogrammen angeboten.

Als Alternative steht Unternehmen das SV-Meldeportal für die digitale Anforderung einer eUB zur Verfügung. Sofern Arbeitgeber bereits im SV-Meldeportal registriert sind, können sie  eine eUB anfordern oder ein Abonnement beauftragen. Auch nach einer einmaligen Registrierung ist dies möglich.

Weiterhin können Unternehmen Dienstleistenden, zum Beispiel einem Steuerberatungsbüro, eine Vollmacht erteilen. Damit können die Dienstleistenden eUBs für das Unternehmen elektronisch anfordern.

Zum 1. Juli 2026 wird das digitale Verfahren der eUB weiter ausgebaut. Es gibt neue Rückmeldegründe im Feld „Versagung Bescheinigung“, wenn die Krankenkasse den Antrag ablehnt:

• Rückmeldung „3“, wenn Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt sind, und
• Rückmeldung „4“ bei einer fehlenden Vollmacht.

Die Krankenkasse lehnt die Ausstellung einer eUB also ab, wenn der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Beantragung der eUB gegenüber der Krankenkasse als Einzugsstelle die Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten nicht rechtzeitig und vollständig erfüllt hat. Gleiches gilt, wenn zum Zeitpunkt der Beantragung kein laufendes Arbeitgeberkonto geführt wird oder der Nachweis der Bevollmächtigung bei einem für die Einholung der eUB beauftragten Dienstleister (zum Beispiel Steuerbüro) fehlt.

Sobald der Arbeitgeber wieder termingerecht Beitragsnachweise einreicht und seinen Zahlungspflichten nachkommt beziehungsweise ein laufendes Arbeitgeberkonto besteht, kann die zuständige Krankenkasse nach Übermittlung eines neuen Antrags eine eUB ausstellen. Das gilt auch, wenn der Krankenkasse mit dem neuen Antrag eine Vollmacht für den sonstigen Dienstleister vorliegt.

Das Angebot der AOK an alle Arbeitgeber: die Unbedenklichkeitsbescheinigung im Abonnement. Das Abonnementmodell vereinfacht den Ablauf: Arbeitgeber aktivieren einmalig im Abrechnungssystem, für welche Krankenkassen dauerhaft eine eUB benötigt wird. Anschließend erfolgt eine monatliche Statusprüfung durch die Einzugsstelle. Arbeitgeber können das Abonnement ebenfalls elektronisch über das SV-Meldeportal beantragen.

Die AOK übermittelt dann automatisch auf elektronischem Weg eine aktuelle eUB. Arbeitgeber können zwischen einer monatlichen, vierteljährlichen oder halbjährlichen Ausstellung wählen.

Das Abonnement läuft so lange weiter, bis es, ebenfalls elektronisch, widerrufen wird oder die Voraussetzungen für die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung entfallen.

Hinweis: Arbeitgeber können die eUB einzeln oder im Abonnement nur von der AOK erhalten, die ein Beitragskonto führt.

Neue Bescheinigungen werden per Push-Verfahren automatisch ins elektronische Arbeitgeberpostfach übermittelt.