Expertenforum - Übergangsbereich rückwirkend

Sehr geehrtes Expertenteam,

1. Beim Jahresabschluss ist aufgefallen, das bei einigen Bestandsbeschäftigten der Übergangsbereich ab 01/2023 nicht berücksichtigt worden ist. Eine Betriebsprüfung hat noch nicht stattgefunden. Kann oder muss dies rückwirkend ab 01/2023 noch korrigiert werden und der Übergangsbereich rückwirkend angewendet werden? Einen anderen AG gibt und gab es nicht, das kann schriftlich von den Beschäftigten versichert werden.

2. Gibt es eine Dokumentationspflicht für die "vorausschauende Betrachtung" oder wie wird nachgewiesen, dass es eine "vorausschauende Betrachtung" gegeben hat oder nicht?

Vielen Dank vorab

Hallo Andreas,

bei der Prüfung der Frage, ob das Arbeitsentgelt im Übergangsbereich (Entgeltspanne seit dem 01.01.2024 zwischen 538,01 € und 2.000,00 €) liegt, ist vom regelmäßigen Arbeitsentgelt auszugehen. Dabei ist grundsätzlich auf das Arbeitsentgelt abzustellen, auf das der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat.  

Ob die maßgebenden Entgeltgrenzen regelmäßig im Monat oder nur gelegentlich unter- oder überschritten werden, ist bei Beginn der Beschäftigung und erneut bei jeder dauerhaften Veränderung in den Verhältnissen (z. B. Erhöhung oder Reduzierung des Arbeitsentgelts oder auch Erhöhung der Grenzen des Übergangsbereichs) im Wege einer vorausschauenden Betrachtung zu beurteilen.

Wurden bei Vorliegen der Voraussetzungen die Regelungen des Übergangsbereichs bisher nicht angewandt, ist die Lohnabrechnung rückwirkend zu korrigieren.

Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht ergibt sich aus § 28 f Abs. 1 Sozialgesetzbuch (SGB) IV in Verbindung mit § 8 der Beitragsverfahrensordnung. Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.

Hierzu gehört unter anderem die Dokumentation der vorausschauenden Betrachtung zur versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung und Abführung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam

Vielen Dank erstmal für Ihre Antwort.

Wann muss ich denn überhaupt eine vorausschauende Betrachtung anstellen bzw. verschriftlichen?

1. Bei einem arbeitsvertraglich vereinbartem Festgehalt von zB 1.700 Euro monatlich ohne weitere vereinbarte Einmalzahlungen und keiner weiteren Beschäftigung, was soll ich da vorausschauend betrachten bzw verschriftlichen?

2. Wie sähe es bei diesem Beispiel bei einem im Arbeitsvertrag vereinbartem Weihnachtsgeld von 100% aus? Reicht hier eine Notiz in den Unterlagen: 1.700 Euro x 13 / 12 = 1841,67 Euro bzw ist diese erforderlich?

Vielen Dank vorab für Ihre Einschätzung

Hallo Andreas,
 
wie wir Ihnen bereits in der ersten Antwort beschrieben haben, ist eine vorausschauende Betrachtung immer am Beginn einer Beschäftigung und erneut bei jeder dauerhaften Veränderung in den Verhältnissen (z. B. Erhöhung oder Reduzierung des Arbeitsentgelts oder auch Erhöhung der Grenzen des Übergangsbereichs) vorzunehmen.

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen seiner Beschäftigten das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung aufzunehmen (Lohnabrechnungen mit laufendem und einmalig gezahltem Arbeitsentgelt, Notizen etc.).
 
Diese Aufzeichnungen sind so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist.
 
Die Entgeltunterlagen sind im Rahmen der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar für den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung vorzuhalten.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam