Expertenforum - Abteilungs-Essen nach Besprechungen

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben folgende Fragestellung: Nach internen Abteilungsbesprechungen gehen unsere Mitarbeiter am Abend gemeinsam essen. Die Kosten für das Abendessen im Restaurant übernimmt der Arbeitgeber. Uns ist klar, dass es sich dabei um steuer- und sv-pflichtiger Arbeitslohn handelt. Unsere Frage: Gibt es die Möglicheit die Kosten evtl. durch den Arbeitgeber pauschal zu versteuern? Uns ist wichtig, dass die Mitarbeiter nachträglich nicht mit Steuer und SV-Abgaben belastet werden. Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Sehr geehrter Fragesteller,

in der geschilderten Konstellation kommt zunächst die Einordnung als steuerfreies "Arbeitsessen" in Betracht, wenn die Bewirtung in erster Linie Arbeitgeberinteressen dient, z.B. weil sie längere Unterbrechungen einer Dienstbesprechung vermeidet oder eine extrem lange Dienstbesprechung ermöglicht (indem unmittelbar danach ein Arbeitsessen stattfindet).

Beim sogenannten "Belohnungsessen" überwiegt demgegenüber die soziale Zielsetzung (Anerkennung, Zusammengehörigkeit). Nach dem Sachverhalt gehören die Abendessen nach den Abteilungsbesprechungen wohl in diese Rubrik. Für die lohnsteuerliche Behandlung bestehen dann folgende Möglichkeiten:

- Bis zur monatlichen Freigrenze von EUR 50 (umsatzsteuerbrutto) können die Essen als steuerfreie Sachzuwendungen behandelt werden. Wichtig ist, dass eine Zusammenrechnung mit sonstigen Sachbezügen desselben Monats erfolgt. Fehlen sonstige Sachbezüge und finden die Essen nur in größeren Zeitabständen (z.B. monatlich) statt, ist diese Lösungsmöglichkeit attraktiv. In den Lohnkonten müssen dann die entsprechenden Nachweise dokumentiert bleiben.

- Außerdem könnte der Arbeitgeber nach den Voraussetzungen in § 37b EStG die Beträge mit einer Pauschalsteuer von 30 % belasten und die entsprechende Lohnsteuer für die Arbeitnehmer abführen.

- Alternativ besteht die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 in Verbindung mit § 38a EStG. Hierzu ist jedoch eine Abstimmung mit dem Betriebsstättenfinanzamt notwendig. Der Pauschalsteuersatz dürfte regelmäßig über (jedenfalls selten unter) 30 % liegen.

Zur SV-rechtlichen Behandlung bitten wir, die Fachexperten Sozialversicherung zu befragen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht