Neues beim Datenaustausch Entgeltersatzleistungen

DTA EEL: proaktive Ende-Mitteilungen bei Entgeltersatzleistungen

Fehlgeburt: Meldung bei Anspruch auf Mutterschaftsgeld

Datensatz- und Referenz-ID: neue Vorgaben ab 2026

Stornierungen im DTA EEL: neues Verfahren

Häufige Fehlerquellen bei Entgeltmeldungen

Video aus dem Seminar-on-demand

Seit dem 1. Januar 2026 braucht der Arbeitgeber das Ende einer Entgeltersatzleistung (EEL) nicht mehr anfordern. Die Sozialleistungsträger übermitteln Beginn und Ende künftig proaktiv mit dem Abgabegrund „62“. Nur in Ausnahmefällen, etwa zur sofortigen Bestätigung des Leistungbezugs, fordert der Arbeitgeber die Mitteilung mit Abgabegrund „42“ an.

Bei Änderungen nach der Übermittlung an den Arbeitgeber, zum Beispiel bei einer Verlängerung des Mutterschaftsgelds oder einem vorzeitigen Ende der Krankengeldzahlung, wird die Meldung durch den Sozialversicherungsträger automatisch storniert und neu übermittelt.

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Seit Juni 2025 gelten gestaffelte Schutzfristen nach Fehlgeburten: 

• Zwei Wochen ab der 13. Schwangerschaftswoche
• Sechs Wochen ab der 17. Schwangerschaftswoche
• Acht Wochen ab der 20. Schwangerschaftswoche.

Nur bei Kenntnis des Arbeitgebers und Nachweis per ärztlicher Bescheinigung kann der Mutterschutz bei Fehlgeburten umgesetzt werden. Diese Zeiten sind vorrangig vor einer AU. Eine Arbeitnehmerin kann aber auch auf die Schutzfristen nach einer Fehlgeburt auf eigenen Wunsch verzichten und sich ausdrücklich zur Arbeitsleistung bereit erklären.

Arbeitgeber müssen im DTA EEL die Zeiten melden, sobald Schutzfristen in Anspruch genommen werden.

EEL-Meldung zur Berechnung Mutterschaftsgeld:

• Beginn der Schutzfrist: Tag der Fehlgeburt
• Letzter Sozialversicherungstag vor der Entbindung oder der Fehlgeburt. Dabei ist grundsätzlich der letzte Tag mit Anspruch auf Arbeitsentgelt vor der Fehlgeburt anzugeben. Bei Arbeitsentgelt am Tag der Fehlgeburt ist dieser Tag anzugeben. Bei freiwilliger Arbeitsleistung nach der Fehlgeburt ist der letzte Tag anzugeben, für den Arbeitsentgelt gezahlt wurde.

Während der Mutterschutzfrist haben die betroffenen Frauen mit einer Fehlgeburt einen Anspruch auf Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 Euro pro Tag. Liegt das Nettoentgelt der Frau darüber, zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss bis zum täglichen Nettogehalt, der über die Umlage U2 erstattungsfähig ist.

Seit 2026 ist für jeden Datensatz im EEL-Verfahren eine eindeutige Datensatz-ID verpflichtend. Damit ist eine mehrfache Nutzung von bereits übermittelten Datensatz-IDs ausgeschlossen. Für eine eindeutige Ausprägung der Datensatz-ID wird das Feld automatisch mit einer generierten UUID (universally unique identifier) befüllt.

Zusätzlich wird ein neues Feld „Referenz-ID“ eingeführt. Es erleichtert die eindeutige Zuordnung von Antworten und Nachfragen zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträgern.

Bei falschen Angaben oder Meldegründen ist ein eigener Stornierungsdatensatz (DBSD) erforderlich. Bei einer Stornierung mit dem Abgabegrund „88“ ist im neuen Datenbaustein DBSD die Datensatz-ID der ursprünglich übermittelten Meldung (Arbeitgeber oder SV-Träger) anzugeben.  Anschließend erfolgt gegebenenfalls die Übermittlung des korrigierten Datensatzes.

Typische Fehler im EEL-Verfahren sind: 

• Verspätete Meldung der Entgeltbescheinigung, mit der Folge, dass die betroffenen Beschäftigten auf ihr Krankengeld warten müssen. Hier sollte die Datenübermittlung erfolgen, sobald für den Arbeitgeber ersichtlich ist, dass der Anspruch auf EFZ endet. Arbeitgeber dürfen hier nicht auf den nächsten Gehaltsabrechnungstermin warten.
• Zu frühe Übermittlung beim Kinderkrankengeld, sodass die Daten beim nächsten Gehaltslauf korrigiert werden müssen. Beim Kinderkrankengeld ist der Datensatz erst auszulösen, sobald der maßgebliche Freistellungszeitraum vollständig abgerechnet wurde.
• Unzulässige Übermittlung neuer Bemessungsdaten bei rückwirkenden Änderungen im Tarifvertrag. Hier haben Korrekturen der übermittelten Angaben nur zu erfolgen, wenn ein Rechtsanspruch auf das erhöhte Arbeitsentgelt bereits zum Zeitpunkt des Eintritts der AU besteht. Der den erhöhten Entgeltanspruch begründende Arbeits- oder Tarifvertrag muss also vor Beginn der AU geschlossen worden und gültig sein.
• Berücksichtigung eines falschen Abrechnungsmonats: Der AU-Beginn muss richtig gefüllt sein, ansonsten wird vom Abrechnungsprogramm der falsche Bemessungszeitraum gemeldet. Es sind nur vollständig abgerechnete Monate zu melden. Bei der Erfassung von Folgebescheinigungen darf der Beginn der Folgebescheinigung nicht als AU-Beginn erscheinen.

Bei Stundenlöhnern passt oft das Zusammenspiel monatliches Entgelt, Gesamtstunden und wöchentliche Arbeitszeit nicht. Bei den Gesamtstunden sind alle bezahlten Stunden anzugeben – inklusive EFZ und Urlaub.