Tipps fürs Onboarding im Homeoffice

Die Coronapandemie hat gezeigt, dass das Arbeiten im Homeoffice auch in Zukunft eine gute Alternative ist. Ein Experte erklärt, wie es gelingt, neue Mitarbeiter künftig auch auf die Distanz erfolgreich einzuarbeiten.
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Wertschätzung auch auf Distanz

Viele Beschäftigte arbeiten nach wie vor von zu Hause. Die Abläufe haben sich inzwischen eingespielt. Beim Einarbeiten neuer Kollegen müssen Arbeitgeber durch die Umstellung auf Homeoffice allerdings einige Hürden überwinden. „Wichtig ist es, dass sich Kollegen auch auf die Distanz von Beginn an wertgeschätzt und willkommen fühlen“, erklärt Michael Dick, Professor für Betriebspädagogik an der Uni Magdeburg. Er leitet ein Forschungsprojekt zum Thema digitales Onboarding in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) und weiß, worauf es ankommt, um neuen Beschäftigten auch bei einem Start im Homeoffice den Einstieg zu erleichtern. „Meine Erfahrung zeigt, dass etwa 30 Prozent der neu Eingestellten noch während der Probezeit kündigen“, so Dick. Um dem vorzubeugen und neue Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden, helfen diese Tipps des Experten.

Tipp 1: Gut vorbereitet dank Preboarding

Heißen Sie neue Mitarbeitende schon vor dem Arbeitsantritt im Unternehmen willkommen. Das sogenannte Preboarding beginnt schon mit dem Vorstellungsgespräch. Findet es als Videokonferenz statt, hat das den Vorteil, dass der Bewerbende in seinem privaten Umfeld weniger nervös ist. Was fehlt, ist der persönliche Eindruck, den sich ein Kandidat oder eine Kandidatin vor Ort von dem Unternehmen machen kann. Beschreiben Sie deshalb die Büroräume, schildern Sie einen typischen Tagesablauf und stellen Sie verschiedene Mitarbeitende aus dem Team vor. 

Danach gilt es, von der Jobzusage bis zum Arbeitsbeginn eine vertrauensvolle Online-Beziehung aufzubauen, um neue Mitarbeitende in organisatorischen Fragen zu unterstützen. Dazu gehört etwa die Hilfe beim eventuell nötigen Umzug oder das Besprechen einer möglichen Homeoffice-Regelung.

Tipp 2: Übersichtliche Informationen

Stellen Sie eine digitale Mappe für neue Mitarbeitende zusammen, zum Beispiel mit einem Unternehmensporträt, Schulungsplan, wichtigen Terminen, Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen und Zugangsdaten zum Intranet und zu internen Services.

Tipp 3: Arbeitsmittel bereitstellen

Richten Sie den Arbeitsplatz vor Ort oder im Homeoffice so ein, dass neue Mitarbeitende von Beginn an mit der nötigen Hardware, Software, E-Mail-Adresse und Zugängen zu digitalen Konferenztools ausgestattet sind.

Tipp 4: Vom ersten Tag an willkommen heißen

Verschicken Sie eine Vorstellungs-E-Mail an alle Mitarbeitenden, um das neue Teammitglied einzuführen. Organisieren Sie außerdem ein gemeinsames virtuelles Willkommensmeeting zum persönlichen Kennenlernen. Dabei sollte auch das Topmanagement einbezogen werden. Das zeugt von Wertschätzung und gibt direkt Gelegenheit, wichtige Informationen über das Unternehmen, seine Ziele und Werte zu vermitteln.

Tipp 5: Beziehungen und Netzwerke etablieren

Regen Sie an, dass der neue Kollege oder die neue Kollegin in der Anfangszeit nicht nur an den virtuellen Meetings des eigenen Teams, sondern auch an Video-Calls anderer Abteilungen teilnimmt. Das ermöglicht es, einen tieferen Einblick in das Unternehmen zu bekommen und den erweiterten Kreis kennenzulernen – auch wenn viele im Homeoffice arbeiten.

Tipp 6: Erfahrenen Mentor an die Seite stellen

Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wer die Rolle des Mentors fürs neue Teammitglied übernehmen möchte. Die Mentorin oder der Mentor dient während der Einarbeitung als fester Ansprechpartner und klärt auch über ungeschriebene Regeln auf. Wenn möglich, sollte ein persönliches Kennenlernen erfolgen.

Tipp 7: Wechselseitige Erwartungen und Ziele klären

Durch den fehlenden direkten und persönlichen Umgang können schnell Missverständnisse entstehen. Daher ist es wichtig, dass beide Seiten von Beginn an ihre Ziele und Erwartungen offen kommunizieren. Im ersten Monat führen Vorgesetzte am besten regelmäßig Gespräche mit jedem neuen Mitarbeitenden, am besten einmal pro Woche. Dies kann auch online passieren – wichtig: Kamera einschalten für etwas mehr persönliche Atmosphäre. Anschließend werden die Feedback-Runden Teil einer kontinuierlichen Personalentwicklung.

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Ein neues Modul im AOK-Programm "Gesund führen" liefert praxisnahe Tipps, wie Führungskräfte Mitarbeiter auch auf Distanz motivieren und unterstützen.

Stand

Erstellt am: 04.11.2022

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