Expertenforum

Wir müssen aufgrund einer falschen versicherungsrechtlichen Beurteilung seitens des Arbeitgebers, einen Werkstudenten rückwirkend ab 01.01.2026 als regulären sozialversicherungspflichtig Beschäftigen ummelden. Darauf wurde im Rahmen einer Betriebsprüfung aufmerksam gemacht.

Bzgl. der praktischen Umsetzung sind wir etwas verunsichert. Gem. SV Recht dürfen wir ja nur rückwirkend für 3 Monate die Arbeitnehmeranteile einbehalten (insbesondere weil die Schuld beim Arbeitgeber lag).

Wir würden den Personalfall ab dem 01.01.2026 regulär über unser Abrechnungssystem korrigieren und somit sowohl die ArbG-, als auch ArbN-Anteile rückwirkend ab 01.01.26 korrekt abführen. Die ArbN Anteile der restlichen Monate (Jan-April) würden wir dem Mitarbeitenden entsprechend erstatten, so das er rückwirkend nur für 3 Monate (Mai, Juni, Juli) die korrigierten SV-Beiträge selber zu tragen hat.

Ist diese Vorgehen so korrekt und gibt es hierzu Erfahrungswerte?

Guten Tag,
 
der Arbeitgeber hat gegen den Arbeitnehmer einen Anspruch auf den vom Beschäftigten zu tragenden Teil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. 
Dieser Anspruch kann nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden. 

Ein unterbliebener Abzug darf nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden, danach nur dann, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist.
 
Vor diesem Hintergrund können in Ihrem Fall bei Abrechnung für Juli 2026 die Arbeitnehmeranteile für die Monate April 2026 bis Juni 2026 im Rahmen der Gehaltsabrechnung einbehalten werden (bei Abrechnung August 2026 für Mai 2026 bis Juli 2026).
 
Sofern darüber hinaus Arbeitnehmeranteile einbehalten worden sind, könne diese, wie von Ihnen geschildert, dem Arbeitnehmer erstattet werden.
 
Bezüglich der Eingaben und Verarbeitung in den einzelnen Gehaltsabrechnungsprogrammen liegen uns keine Erfahrungswerte vor. Bitte wenden Sie sich hier an Ihren Softwareanbieter.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam