Expertenforum

Hallo Zusammen,

ein Mandant aus der Gastronomie möchte seinen Arbeitnehmern neben dem vereinbarten Grundlohn einen Nachtzuschlag in Höhe von 25 % zahlen. Aus Gründen einer gleichbleibenden monatlichen Auszahlung soll der Nachtzuschlag jeden Monat als gleich hoher Festbetrag abgerechnet werden.

Die Arbeitnehmer leisten grundsätzlich regelmäßig Nachtarbeit. Die Anzahl der tatsächlich geleisteten Nachtstunden schwankt jedoch, insbesondere aufgrund von:

- Urlaub,

- Arbeitsunfähigkeit,

- gesetzlichen Feiertagen,

- Betriebsferien,

- sonstigen Ausfallzeiten und unterschiedlich verteilten Arbeitseinsätzen.

Nach meinem Verständnis setzt die Steuerfreiheit nach § 3b EStG voraus, dass der Zuschlag zusätzlich zum Grundlohn für tatsächlich geleistete Nachtarbeit gezahlt wird. Die tatsächlichen Nachtstunden würden durch den Mandanten vollständig aufgezeichnet und könnten für jeden Arbeitnehmer nachgewiesen werden.

In diesem Zusammenhang stellen sich folgende Fragen:

Kann der Arbeitgeber von Januar bis einschließlich Oktober einen gleichbleibenden monatlichen Betrag als Abschlagszahlung auf die voraussichtlich anfallenden Nachtzuschläge steuer- und sozialversicherungsfrei abrechnen?

Wäre es ausreichend, im November oder spätestens im Dezember eine Spitzabrechnung vorzunehmen und dabei die im Kalenderjahr gezahlten Abschläge mit den tatsächlich geleisteten und dokumentierten Nachtstunden abzugleichen?

Muss die abschließende Verrechnung zwingend vor Erstellung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen?

Können Unter- oder Überzahlungen innerhalb desselben Kalenderjahres miteinander verrechnet werden, obwohl in einzelnen Monaten wegen Urlaub, Krankheit oder Betriebsferien keine oder deutlich weniger Nachtstunden geleistet wurden?

Muss die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit monatlich erfüllt sein oder kann für Abschlagszahlungen eine kalenderjahrbezogene Gesamtbetrachtung vorgenommen werden?

Wie ist der während Urlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall arbeitsrechtlich gegebenenfalls fortzuzahlende Durchschnitt der Nachtzuschläge steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln, wenn in diesem Zeitraum keine tatsächliche Nachtarbeit geleistet wurde?

Ist es erforderlich, den gleichbleibenden Betrag arbeitsvertraglich ausdrücklich als widerruflichen bzw. verrechenbaren Abschlag auf tatsächlich entstehende Nachtzuschläge zu vereinbaren?

Wie sollte mit einer Überzahlung umgegangen werden, wenn die im Kalenderjahr tatsächlich geleisteten Nachtstunden geringer sind als die durch die Abschläge vergüteten Nachtstunden? Muss die Differenz zwingend zurückgezahlt werden oder kann sie im Rahmen der Jahresabrechnung steuer- und sozialversicherungspflichtig umgeschlüsselt werden?

Ist eine Verrechnung mit höheren Nachtzuschlagsansprüchen aus anderen Monaten des gleichen Kalenderjahres zulässig?

Gibt es eine rechtssichere alternative Gestaltung, mit der eine monatlich gleichbleibende Auszahlung erreicht werden kann, ohne dass bei einer späteren Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung die Steuer- und Beitragsfreiheit der gesamten Zahlungen gefährdet wird?

Vielen Dank im Voraus für eine fachliche Einschätzung.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Nina Hamann

Hallo Frau Hamann,

da unsere Recherche zu Ihrer Sachverhaltsschilderung im Rahmen unserer 24-Stunden-Garantie noch nicht abgeschlossen werden konnte, bitten wir Sie um ein wenig Geduld. Sobald wir ein Ergebnis haben, werden wir eine Stellungnahme abgeben.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam

Hallo Frau Hamann,

zunächst einmal bedanken wir uns für Ihre Geduld.

Die in ihrem Sachverhalt auftretenden Fragen, die im Zusammenhang mit gleichbleibenden (pauschalierten) monatlichen Auszahlungen von Nachzuschlägen neben vereinbarten Grundlöhnen stehen, können in diesem sozialversicherungsrechtlichen Forum nicht beantwortet werden, da hier vordergründig steuerrechtliche Regelungen betroffen sind.

Fragen zum Steuerrecht können jedoch im Forum auch von externen Experten beantwortet werden. Daher haben wir Ihre Anfrage in die Rubrik „Steuerrecht“ umgeswitcht. Sie erhalten somit aus diesem Bereich eine Antwort/ Stellungnahme zu Ihren Fragen.

Sozialversicherungsrechtlich gilt grundsätzlich folgendes:

Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags- Feiertags- oder Nachtarbeit gehören nicht zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung und sind demnach auch nicht beitragspflichtig, soweit das Entgelt, auf dem sie berechnet werden, nicht mehr als 25 Euro für jede Stunde beträgt.

Übersteigt der Stundengrundlohn 25 Euro, sind die aus dem übersteigenden Betrag berechneten SFN-Zuschläge sozialversicherungspflichtig und sind in dem Monat zu verbeitragen, in denen sie erarbeitet wurden (Entstehungsprinzip).

Sofern SFN-Zuschläge aufgrund von Arbeitsunfähigkeit oder Urlaub dem

beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzuordnen sind, ohne dass diese tatsächlich geleistet wurden, ändert sich die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung rückwirkend nicht.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam

Sehr geehrter Fragesteller,

nachfolgend dürfen wir zu den lohnsteuerlichen Aspekten Ihrer Frage Stellung nehmen und verweisen wegen der SV-Themen an die Fachexperten Sozialversicherung.

Die Steuerfreiheit nach § 3b EStG setzt zwingend voraus, dass sich die Zuschläge auf tatsächlich geleistete Nachtarbeit beziehen. Die Einhaltung dieser Vorgabe muss dokumentiert (= nachweisbar) sein.

Zu den einzelnen Fragen:

1. Pauschale Abschlagszahlungen sind nicht steuerlich privilegiert, soweit in diesen Monaten keine oder weniger tatsächliche Nachtarbeit geleistet wurde. Die Finanzverwaltung fordert eine zeitnahe (monatsbezogene) Verknüpfung mit der tatsächlichen Arbeitsleistung.

2. Eine reine Jahres-Spitzabrechnung genügt den strengen Anforderungen nicht. Das Zuflussprinzip und das monatliche Lohnsteuer-Anmeldeverfahren verlangen eine monatsbezogene Prüfung.

3. Korrekturen müssen vor Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erfolgen.

4. Eine „Verrechnung“ von Unter- oder Überzahlungen im selben Kalenderjahr ist nicht zulässig. Die Zuschläge sind monatsbezogen abzurechnen; notwendig ist ggf. eine Korrektur der Monatsabrechnungen.

5. Die Voraussetzungen des § 3b EStG müssen monatlich bezogen auf die tatsächliche Arbeitsleistung in diesem Monat vorliegen. Eine reine kalenderjahrbezogene Durchschnitts- oder Gesamtbetrachtung für pauschale Abschlagszahlungen sieht das Gesetz nicht vor.

6. Ob während Urlaubs-, Krankheits- und anderen Entgeltfortzahlungszeiträumen die Weiterzahlung der Zuschläge geschuldet ist, bestimmt sich arbeits- (nicht steuer-) rechtlich. Insoweit müssen wir auf die Fachexperten Arbeitsrecht verweisen.

Für den Fall der Weiterzahlung entfällt aber steuerrechtlich die Privilegierung nach § 3b EStG (Steuerfreiheit), da die Zahlungen nicht Zuschläge für tatsächlich geleistete Nachtarbeit darstellen.

7. Widerrufs- oder Verrechnungsklauseln sind steuerrechtlich irrelevant, wirken sich also auf die Steuerfreiheit nach § 3b EStG weder einschränkend, noch erweiternd aus. Wegen der arbeitsrechtlichen Zulässigkeit und Wirksamkeit solcher Klauseln müssen wir wieder auf die Fachexperten Arbeitsrecht verweisen.

8. „Überzahlte“ Beträge, also Pauschalzahlungen, denen keine tatsächliche Nachtarbeit gegenübersteht, müssen im Rahmen der Lohnabrechnung korrigiert werden. Die Korrekturen sind monatsbezogen vorzunehmen.

9. Da gesetzlich nur die Zuschläge für tatsächlich geleistete Nachtarbeit steuerfrei gestellt werden, ist eine Glättung / Planbarkeit allenfalls (sehr begrenzt) denkbar, indem die Höhe des Nachtzuschlags (im steuerlich zulässigen Rahmen) an die tatsächlich geleistete Nachtarbeit geknüpft wird (höherer Zuschlag bei weniger Nachtarbeit, damit in Summe gleich hoher steuerfreier Betrag) oder indem andere Lohnbestandteile über Führung eines Zeitkontos (im arbeitsrechtlich zulässigen Rahmen) geglättet werden.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht

Vielen Dank für die ausführliche Darstellung. Ich würde mich dann recht herzlich freuen wenn ich hierzu auch noch arbeitsrechtlich eine Rückmeldung erhalten könnte. Somit kann man dann ausführlich mit den Mandanten ins Gespräch gehen. Vielen Dank.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Nina Penkert

Sehr geehrter Fragesteller,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir möchten Sie bitten, Ihre Fragen direkt an die Fachexperten Arbeitsrecht zu übermitteln.

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht