Expertenforum

Sehr geehrtes Expertenteam,

SV.net wurde zum 30.06.2024 eingestellt. Wir als Arbeitgeber hatten hierüber Vorerkrankungszeiten abgerufen sowie eAUs. Die entsprechenden Anforderungen und Rückmeldungen aus SV.Net haben wir auf unserem Laufwerk abgespeichert.

Da sie als Fehlzeitenbeleg als Nachweis auch für die Entgeltabrechnung dienen, würden wir gerne einmal wissen,

-> ob und wie lange für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist im Sinne der SV gilt?

-> ob diese Dokumente bei einer Betriebsprüfung prüfungsrelevant sind?

-> oder ob sie einfach gelöscht werden können.

Es sei noch angemerkt, dass wir in unserem Zeiterfassungssystem hinterlegen, ob eine AU vorgelegen hat oder nicht. Es geht um die Zeiträume 2021 – 06/2024.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Hallo K. E.,

bezüglich Ihrer Fragen zu den Aufbewahrungsfristen in der Sozialversicherung für Arbeitgeber gibt es bei den eAU-Daten (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) nd den daraus folgenden Informationen zur Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen für Arbeitgeber nach unserem Kenntnisstand keine starre gesetzlich festgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Sie orientiert sich jedoch an den Zwecken der Entgeltfortzahlung und den datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSGVO).

Da es sich hierbei um Unterlagen handelt, die der Prüfdienst der deutschen Rentenversicherung im Rahmen der Betriebsprüfung anfordert, wäre es aus unserer Sicht ratsam, die Aufbewahrungsfristen an den Prüfzeitraum und die in der Sozialversicherung gültige vierjährige Verjährungsfrist zu koppeln.

Nach Ablauf der Frist spricht aus unserer Sicht nichts gegen eine Löschung dieser Informationen, sollte aber unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Regelungen erfolgen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam