Expertenforum

Guten Tag,

es geht um einen Mitarbeiter, der seit Juli 2024 bis heute ununterbrochen krank ist. Der Mitarbeiter scheidet Ende Mai 2026 aus dem Unternehmen aus. Dürfen die angesammelten Mehrstunden als Einmalzahlung im Monat Mai 2026 ausgezahlt werden? Die Urlaubsabgeltung sowie eine Abfindung steht dem MA auch noch zu. Muss man in diesem Fall was besonders beachten? Danke.

Guten Tag,
 
bei Ihrer Frage zur Urlaubsabgeltung und Auszahlung von Überstunden ist zu unterscheiden zwischen einmalig gezahltem und laufendem Arbeitsentgelt.
 
Bei einer Urlaubsabgeltung handelt es sich um einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das nach Beendigung der Beschäftigung gezahlt wird, ist nach § 23a Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IV grundsätzlich dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn dieser nicht mit Arbeitsentgelt belegt ist.
 
Da in dem Entgeltabrechnungszeitraum im Kalenderjahr 2025 und 2026 keine SV-Tage angefallen sind, bleibt diese Einmalzahlung, auch bei ggf. Anwendung der „Märzklausel“ beitragsfrei in der Sozialversicherung.
 
Bei Auszahlung von Überstunden/Mehrarbeitsvergütung gilt Folgendes:
 
Vergütungen, die vom Arbeitgeber für Tätigkeiten in einem bestimmten Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden, stellen laufendes Arbeitsentgelt dar und sind in dem Monat für die Beitragsberechnung heranzuziehen, für den sie gezahlt werden. Bei laufendem Arbeitsentgelt gilt in der Sozialversicherung das Entstehungsprinzip. Werden Überstunden aus mehreren Monaten bzw. Jahren gesammelt ausbezahlt, so „müssen“ die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufgerollt werden. Die Überstunden werden letztlich immer in dem Monat verbeitragt, in dem sie tatsächlich angefallen sind.
 
Eine Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist in einem solchen Fall nicht zulässig.
 
Sofern die Monate, denen die Überstunden zuzuordnen sind, nicht bereits bis zu den maßgebenden Beitragsbemessungsgrenzen mit Beiträgen belegt waren, sind sie nach den Regelungen für laufendes Arbeitsentgelt beitragspflichtig abzurechnen. Diese Regelung gilt auch, wenn die Entstehung der Überstunden bereits mehrere Jahre zurückliegt. Sollte eine Korrektur mit dem Lohnprogramm nicht mehr möglich sein, ist auf die manuelle Meldung mit Hilfe des SV-Meldeportals zurück zu greifen.
 
Lediglich bei Arbeitszeitkonten (Gleitzeitregelung) ist eine Auszahlung im Rahmen der Vereinfachungsregelung als Einmalzahlung möglich.
Eine Auszahlung von Arbeitszeitguthaben (Gleitzeitregelung) bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ist bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die Auszahlung erfolgt grundsätzlich als Einmalzahlung mit Zuordnung zum letzten Entgeltabrechnungsmonat, auch wenn dieser nicht im laufenden Jahr der Auszahlung liegt. Als Besonderheit ist zu berücksichtigen, dass Umlagebeiträge von der Einmalzahlung zu entrichten sind.
Entgeltguthaben aus Arbeitszeitguthaben, die nach dem Ende der Beschäftigung oder während eines Ruhenszeitraums ausgezahlt werden, sind deshalb einem gegebenenfalls länger zurückliegenden Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen. Die Beitragsabrechnung für diesen Entgeltabrechnungszeitraum ist erneut vorzunehmen. Dieser Abrechnungszeitraum kann ggf. bei längerem Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses auch Jahre zurückliegen! Die Zuordnung erfolgt in diesem Fall dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum und die Beitragsnachweise sind rückwirkend, ggf. manuell mit dem SV-Meldeportal zu korrigieren.
 
Ihrer Sachverhaltsschilderung ist leider nicht zu entnehmen, ob ein Arbeitszeitkonto vorlag. Ist dies der Fall, kann die Vereinfachungsregelung angewandt werden.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam

Vielen Dank für die ausführliche Antwort. Es handelt sich tatsächlich um ein Arbeitszeitkonto. Der letzte Entgeltabrechnungsmonat war im Jahr 2024. Programmtechnisch kann für das Jahr 2024 keine Korrektur mehr erfolgen. Der Mitarbeiter hat jedoch eine Jahressonderzahlung im Jahr 11.2025 ohne Entgeltfortzahlung erhalten. Darf eine rückwirkende Korrektur im Monat 11.2025 erfolgen oder wie ist hier die Vorgehensweise?

Vielen Dank im Voraus.

Guten Tag,
 
in diesem Fall dürfen Sie die Vereinfachungsregelung als Einmalzahlung für die Abgeltung der Stunden aus dem Arbeitszeitkonto nutzen.
Die Zuordnung der Einmalzahlung erfolgt zum letzten mit Entgelt belegten Abrechnungsmonat vor dem Ruhenszeitraum. Sollte eine Korrektur mit dem Lohnprogramm nicht mehr möglich sein, ist auf die manuelle Meldung mit Hilfe des SV-Meldeportals zurückzugreifen.
 
Die Jahressonderzahlung im November 2025 ist beitragsfrei, da im Jahr 2025 keine SV-Tage vorlagen. Die Märzklausel mit Zuordnung zum Vorjahr ist bei Zahlungen nach dem 31.03. nicht anzuwenden.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam