Sozialversicherung: Kurz notiert im Mai
Lesen Sie im AOK-Arbeitgeber-Newsletter: Beschäftigungsverbot und Arbeitsunfähigkeit * Ab 2027: Entgeltunterlagen verpflichtend digital speichern * Erholungsbeihilfen in der Urlaubszeit: Steuern, Pauschale und Sozialversicherung
Arbeitsunfähigkeit während eines Beschäftigungsverbots
Bei schwangeren Mitarbeiterinnen sprechen ärztliche Praxen manchmal ein Beschäftigungsverbot aus und bescheinigen die Arbeitsunfähigkeit für denselben Zeitraum. Arbeitgeber stehen dann vor der Frage, was vorrangig gilt.
- Beim Beschäftigungsverbot zahlt der Arbeitgeber den Mutterschutzlohn, der über das U2-Verfahren von der Krankenkasse erstattet wird.
- Bei einer Arbeitsunfähigkeit hingegen gelten die Regelungen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Begriffe Beschäftigungsverbot und Arbeitsunfähigkeit
- Beschäftigungsverbot: Dabei handelt es sich um eine gesetzliche Schutzregelung im Zusammenhang mit einer Schwangerschaft oder Stillzeit. Die (werdende) Mutter und das Kind werden so vor gesundheitlichen Gefährdungen am Arbeitsplatz bewahrt.
- Arbeitsunfähigkeit: Sie ist gegeben, wenn die Beschäftigte aufgrund von Krankheit die zuvor ausgeübten Tätigkeiten nicht mehr oder nur unter der Gefahr der Verschlimmerung ausführen kann.
Grundsätzlich schließen sich Beschäftigungsverbot und Arbeitsunfähigkeit nicht gegenseitig aus. Rechtliche Grundlage für den Arbeitsausfall kann aber immer nur eines davon sein.
Ist eine Arbeitnehmerin gleichzeitig erkrankt und arbeitsunfähig, hat die Arbeitsunfähigkeit vor dem Beschäftigungsverbot Vorrang. Sobald die Erkrankung endet, greift das ärztliche Beschäftigungsverbot. Der Arbeitgeber zahlt dann den Mutterschutzlohn.
Wenn Arbeitgeber Mutterschutzlohn leisten und einen U2-Erstattungsantrag einreichen, prüft die Krankenkasse, ob im betreffenden Zeitraum auch eine Arbeitsunfähigkeit der Mitarbeiterin vorlag.
Ist dies der Fall, erhält der Arbeitgeber eine Ablehnung mit dem Grund „19 – Beschäftigungsverbot nicht alleiniger Grund für Arbeitsausfall.“ Arbeitgeber senden daraufhin einen korrigierten U2-Antrag sowie gegebenenfalls einen Antrag auf Erstattung im Rahmen des U1-Umlageverfahrens.
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Ab 2027: Entgeltunterlagen verpflichtend digital speichern
Ab 1. Januar 2027 legen Arbeitgeber alle sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen verpflichtend digital ab. Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) durch die Deutsche Rentenversicherung, die bereits seit 2023 verpflichtend ist. Mit Ablauf dieses Jahres enden alle Ausnahmevereinbarungen und Übergangsfristen.
Welche Unterlagen digitalisiert abgelegt sein müssen, ist in der Beitragsverfahrensverordnung geregelt. Dazu zählen unter anderem:
- Arbeitszeitnachweis
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärung zu weiteren (geringfügigen) Beschäftigungen
- Nachweis zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
- A1-Bescheinigung und Unterlagen zu Entsendungen
- Nachweis zu Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltstitel
Vorgaben für digital abgelegte Dokumente
- Jedes Dokument muss als eigene Datei vorhanden sein
- Es muss sich um ein nicht veränderbares, vor nachträglichen Änderungen geschütztes Format (PDF, jpeg, bmp, png oder tiff) handeln
- Ausnahme: Datensätze der Krankenkassen werden im gelieferten Format abgespeichert
- Über den Dateinamen ist eine eindeutige Zuordnung zu bestimmten Beschäftigten und Zeiträumen möglich
- Der Dateiname ist maximal 64 Zeichen lang und enthält keines der folgenden Zeichen: Punkt, Komma, Sonderzeichen, Umlaut, ß, Leerzeichen
- Die Dokumente sind unabhängig von Ort oder Betriebssystem abrufbar
- Die Dateien sind in einer nachvollziehbaren Struktur abgespeichert (digitale Ablage der Entgeltunterlagen je Beschäftigten in verschiedenen Kategorien wie etwa Arbeitsvertrag, Stammdaten der oder des Beschäftigten, Nachweise über Arbeitszeiten, Lohnabrechnungen)
- Dokumente mit Unterschrifterfordernis brauchen eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (zum Beispiel Signaturkarten oder Zwei-Faktor-Authentifizierung)
Die digital abgelegten Dokumente müssen folgenden Vorgaben entsprechen:
Der GKV-Spitzenverband hat in den „Gemeinsamen Grundsätzen“ vom 18. März 2022 Details zu den technischen Anforderungen der Dokumente sowie anschauliche Beispiele zur Ablagepflicht veröffentlicht.
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Erholungsbeihilfen in der Urlaubszeit: Steuern, Pauschale und Sozialversicherung
Wenn die Urlaubszeit beginnt, können Arbeitgeber ihren Beschäftigten mit sogenannten Erholungsbeihilfen etwas Gutes tun. Sie können diese Form der Unterstützung als Barzuschuss oder Sachbezug (etwa bei Verträgen von Unternehmen mit bestimmten Hotels) gewähren.
Die meisten solcher Erholungsbeihilfen sind steuerpflichtig. Dafür gibt es die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent. Diese gilt jährlich für bis zu 156 Euro pro beschäftigter Person, 104 Euro für deren Ehepartnerin oder Ehepartner (gilt auch für eingetragene Lebenspartnerschaften nach dem Lebenspartnerschaftsgesetz) sowie 52 Euro je Kind.
Bei diesen Beträgen handelt es sich um Freigrenzen. Übersteigt der Zuschuss den angegebenen Wert, fällt der Zuschuss zur Gänze aus der Pauschalbesteuerung heraus. Meist übernehmen Arbeitgeber die Pauschalsteuern. Ist das nicht der Fall, zahlen die Beschäftigten die Steuern. Für pauschal besteuerte Erholungsbeihilfen fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Geförderte BGF-Maßnahmen
Steuer- und beitragsfrei bis zu 600 Euro sind Leistungen zur Prävention und Gesundheitsförderung, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Entgelt bietet. Beispiele für solche Maßnahmen sind Ernährungsschulungen oder Entspannungskurse. Für die gewählten Maßnahmen gelten bestimmte Vorgaben.
Stand
Erstellt am: 13.05.2026
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