Elektronisches SVA-Antragsverfahren bei Entsendungen ab 2026
Bislang werden Bescheinigungen für Entsendungen in Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen (SVA) geschlossen hat, in Papierform beantragt. Ab dem 1. Januar 2026 läuft die Antragstellung ausschließlich digital. Arbeitgeber nutzen dazu entweder ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Die Übertragung erfolgt gesichert und verschlüsselt. Mit der Entsendebescheinigung wird bestätigt, dass für eine in einem Abkommensstaat tätige Person die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten. Das gilt jeweils für die Sozialversicherungszweige, die im Abkommen geregelt werden. Damit werden Doppelversicherungen grundsätzlich vermieden.
Eine Ausnahme gilt für Fälle, in denen die DRV-Bund zuständig ist – hier bleibt das Papierverfahren bis auf Weiteres bestehen.
Passend zum Thema
Zuständige Stellen im Antragsverfahren
Die Zuständigkeit richtet sich danach, ob und wohin der Arbeitgeber die Rentenversicherungsbeiträge für Beschäftigte abführt:
- Führt der Arbeitgeber RV-Beiträge an eine Krankenkasse ab, stellt diese die SVA-Bescheinigung aus.
- Erfolgt keine Beitragsabführung an eine Krankenkasse, ist die DVKA oder die DRV-Bund zuständig. Eine Übersicht findet sich im Checkbrief (Download oben).
- Bei Ausnahmevereinbarungen ist grundsätzlich die DVKA zuständig.
- Die DRV-Bund nimmt noch nicht am elektronischen Verfahren teil; dort erfolgt die Antragstellung weiterhin per E-Mail (PDF-Antrag) oder per Post.
Der Datensatz „SVA-Antrag Entsendung“
Der Datensatz enthält allgemeine Datenfelder sowie länderspezifische Fragen. Abgefragt werden unter anderem vorherige Entsendungen, Unterbrechungen sowie Angaben zur Einstellung zum Zweck einer Entsendung und SVA-spezifische Zusatzfragen. Bei bestimmten Staaten gelten vereinfachte Abfragen, etwa für Transportpersonal, diplomatisches Personal oder Beschäftigte im öffentlichen Dienst.
SVA-Verfahren und Rückmeldung
Anträge müssen auf sicherem, elektronischem Weg übermittelt werden. Die Antwort erfolgt ebenfalls digital:
- Bei Genehmigung wird die SVA-Bescheinigung als druckbares PDF innerhalb von drei Arbeitstagen bereitgestellt. Der Arbeitgeber sollte diese seinen Beschäftigten zur Vorlage im Entsendestaat zur Verfügung stellen.
- Bei Ablehnung enthält die digitale Rückmeldung eine Begründung, zum Beispiel unplausible Angaben oder fehlende Voraussetzungen für eine Entsendung.
Ausnahmevereinbarungen und Verlängerungen
Für Fälle, in denen eine Entsendung nicht den Voraussetzungen des jeweiligen Abkommens entspricht oder eine Verlängerung benötigt wird, ist der Nachrichtentyp „SVA-Antrag Ausnahmevereinbarung“ zu verwenden. Die DVKA ist für die Prüfung zuständig.
Mit dem „SVA-Antrag Ausnahmevereinbarung“ ist für folgende Staaten ein Verlängerungsantrag über den Maximalzeitraum hinaus möglich: Chile, Indien, Japan, Korea, Marokko, Tunesien.
Klarstellung zur Entsendedauer
Je nach Sozialversicherungsabkommen wird der Entsendezeitraum unterschiedlich berechnet:
- „Monate“: abgestellt auf den tatsächlichen Entsendezeitraum (Albanien, Moldau, Philippinen, Uruguay)
- „Kalendermonate“: voller Monat zählt, auch bei Teilmonaten (Australien, Brasilien, Chile, China, Indien, Japan, Kanada, Korea, Marokko, Nordmazedonien, Quebec, Tunesien)
- USA: Berechnung erfolgt nach Jahren
Beispiel Fristberechnung nach Monaten
Ein Arbeitnehmer wird von seinem Arbeitgeber vom 15.3.2025 bis 14.3.2027 nach Albanien entsandt.
Lösung:
Es erfolgt eine Berechnung der Entsendefrist nach Monaten.
Die maximale Entsendedauer wird ab dem 15.3.2025 berechnet.
Vom 15.3.2025 bis 14.3.2027 (24 Monate) gelten die deutschen Rechtsvorschriften (Bescheinigung DE/AL 101).
Beispiel Fristberechnung nach Kalendermonaten
Eine Arbeitnehmerin wird von ihrem Arbeitgeber am 15.3.2025 für 24 Monate nach Brasilien entsandt.
Lösung:
Es erfolgt eine Berechnung der Entsendefrist nach Kalendermonaten. Die maximale Entsendedauer wird ab dem 1.3.2025 berechnet und läuft bis zum 28.2.2027.
Vom 15.3.2025 bis 28.2.2027 gelten die deutschen Rechtsvorschriften (Bescheinigung BR/DE 101).
