Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen – DTA EEL
Datenaustauschverfahren Arbeitgeber und Krankenkasse
Für die Datenübermittlung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen ist der maschinelle „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) für Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend vorgeschrieben.
Der Arbeitgeber übermittelt im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens die gesicherten und verschlüsselten Daten regelmäßig aus seinem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwenden, können zum Beispiel das SV-Meldeportal nutzen. Arbeitgeber, die ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, können das SV-Meldeportal ebenfalls nutzen, wenn im Einzelfall keine maschinelle Datenübermittlung mit dem Entgeltabrechnungsprogramm möglich ist.
Meldungen in Papierform sind nur noch in wenigen Ausnahmefällen zulässig, zum Beispiel für Pflegeunterstützungsgeld oder Krankengeld bei Spende von Organen, Geweben oder Blut. In diesen Fällen wäre ein elektronisches Meldeverfahren nicht wirtschaftlich durchzuführen.
Datensatz- und Referenz-ID: neue Vorgaben seit 2026
Seit 2026 ist für jeden Datensatz im EEL-Verfahren eine eindeutige Datensatz-ID verpflichtend. Damit ist eine mehrfache Nutzung von bereits übermittelten Datensatz-IDs ausgeschlossen. Für eine eindeutige Ausprägung der Datensatz-ID wird das Feld automatisch mit einer generierten UUID (universally unique identifier) befüllt.
Zusätzlich wird ein neues Feld „Referenz-ID“ eingeführt. Es erleichtert die eindeutige Zuordnung von Antworten und Nachfragen zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträgern.
Entgeltbescheinigung Krankengeld: Übermittlungsverpflichtung der Arbeitgeber
Sind Beschäftigte für längere Zeit arbeitsunfähig, erhalten sie nach der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber von ihrer Krankenkasse Krankengeld. Dies gilt ebenso, wenn Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld zu zahlen ist. Die Krankenkasse benötigt hierzu zeitnah die zur Berechnung der Entgeltersatzleistung notwendigen Daten, insbesondere Informationen über die Höhe des Arbeitsentgelts.
Sobald für einen Arbeitgeber ersichtlich ist, dass für weiterhin arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte der Entgeltfortzahlungsanspruch endet oder Krankengeld aufgrund der Erkrankung eines Kindes von der Krankenkasse zu zahlen ist, löst der Arbeitgeber einen Datensatz an die Krankenkasse aus. Diese Entgeltbescheinigung Krankengeld beinhaltet die für die Berechnung des Krankengelds notwendigen Daten.
Zahlt der Arbeitgeber während der Zeit, in der der oder die Beschäftigte Krankengeld erhält, einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile weiter, so hat er diese Information und notwendige Daten hierzu ebenfalls der Krankenkasse zu übermitteln.
Eine Datenübermittlung des Arbeitgebers erfolgt auch, wenn bei Arbeitnehmerinnen die Schutzfrist vor der Entbindung beginnt. Mit diesem Datensatz werden der Krankenkasse die notwendigen Daten zur Berechnung des Mutterschaftsgelds übermittelt.
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Übermittlungsverpflichtung der Krankenkasse
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig krank, zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Die Vorerkrankungsanfrage erfolgt über den DTA EEL. Die notwendige Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt ebenfalls maschinell.
Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Krankengeld oder gewährt er geldwerte Vorteile, zum Beispiel einen Firmenwagen, übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber alle notwendigen Angaben zur Berechnung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.
Proaktive Mitteilungen der Entgeltersatzleistungen
Seit dem 1. Januar 2026 braucht der Arbeitgeber das Ende einer Entgeltersatzleistung (EEL) nicht mehr anfordern. Die Sozialleistungsträger übermitteln Beginn und Ende künftig proaktiv mit dem Abgabegrund „62“. Nur in Ausnahmefällen, etwa zur sofortigen Bestätigung des Leistungsbezugs, fordert der Arbeitgeber die Mitteilung mit Abgabegrund „42“ an.
Bei Änderungen nach der Übermittlung an den Arbeitgeber, zum Beispiel bei einer Verlängerung des Mutterschaftsgelds oder einem vorzeitigen Ende der Krankengeldzahlung, wird die Meldung durch den Sozialversicherungsträger automatisch storniert und neu übermittelt.
Annahmestellen im DTA EEL
Die Datenannahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen fungieren bei dem DTA EEL als Annahme- und Weiterleitungsstellen. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten an die Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin gesetzlich krankenversichert ist. Sofern keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, zum Beispiel bei privat versicherten Beschäftigten, wird die Meldung nach Wahl des Arbeitgebers an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse übermittelt.
Die Datenannahmestelle der Krankenkasse bestätigt dem Arbeitgeber die Datenlieferung und prüft die Daten auf Plausibilität. Der Arbeitgeber erhält eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Eine positive Verarbeitungsmeldung ist verzichtbar, nicht aber die Rückmeldung einer negativen Verarbeitungsbestätigung.
Damit die Rückmeldungen der Krankenkasse, die ebenfalls über die Datenannahmestelle laufen und regelmäßig vom Arbeitgeber abzurufen sind, stets richtig adressiert sind, werden Veränderungen, etwa in der Adresse auf Seiten des Arbeitgebers der Datenannahmestelle über einen speziellen Abgabegrund gemeldet. So kann der Arbeitgeber während der Krankengeldzahlung an einen Beschäftigten oder an eine Beschäftigte relevante Angaben ändern, wie beispielsweise die Beauftragung eines Steuerbüros oder eines Lohnbüros.
Stornierungen im DTA EEL: neues Verfahren
Bei falschen Angaben oder Meldegründen ist seit 2026 ein eigener Stornierungsdatensatz (DBSD) erforderlich. Bei einer Stornierung mit dem Abgabegrund „88“ ist im neuen Datenbaustein DBSD die Datensatz-ID der ursprünglich übermittelten Meldung (Arbeitgeber oder SV-Träger) anzugeben. Anschließend erfolgt gegebenenfalls die Übermittlung des korrigierten Datensatzes.
Häufige Fehlerquellen bei Entgeltmeldungen
Typische Fehler im EEL-Verfahren sind:
- Verspätete Meldung der Entgeltbescheinigung, mit der Folge, dass die betroffenen Beschäftigten auf ihr Krankengeld warten müssen. Hier sollte die Datenübermittlung erfolgen, sobald für den Arbeitgeber ersichtlich ist, dass der Anspruch auf EFZ endet. Arbeitgeber dürfen hier nicht auf den nächsten Gehaltsabrechnungstermin warten.
- Zu frühe Übermittlung beim Kinderkrankengeld, sodass die Daten beim nächsten Gehaltslauf korrigiert werden müssen. Beim Kinderkrankengeld ist der Datensatz erst auszulösen, sobald der maßgebliche Freistellungszeitraum vollständig abgerechnet wurde.
- Unzulässige Übermittlung neuer Bemessungsdaten bei rückwirkenden Änderungen im Tarifvertrag. Hier haben Korrekturen der übermittelten Angaben nur zu erfolgen, wenn ein Rechtsanspruch auf das erhöhte Arbeitsentgelt bereits zum Zeitpunkt des Eintritts der AU besteht. Der den erhöhten Entgeltanspruch begründende Arbeits- oder Tarifvertrag muss also vor Beginn der AU geschlossen worden und gültig sein.
- Berücksichtigung eines falschen Abrechnungsmonats: Der AU-Beginn muss richtig gefüllt sein, ansonsten wird vom Abrechnungsprogramm der falsche Bemessungszeitraum gemeldet. Es sind nur vollständig abgerechnete Monate zu melden. Bei der Erfassung von Folgebescheinigungen darf der Beginn der Folgebescheinigung nicht als AU-Beginn erscheinen.
- Bei Stundenlöhnern passt oft das Zusammenspiel monatliches Entgelt, Gesamtstunden und wöchentliche Arbeitszeit nicht. Bei den Gesamtstunden sind alle bezahlten Stunden anzugeben – inklusive EFZ und Urlaub.
Stand
Zuletzt aktualisiert: 16.09.2026
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