Entgeltfortzahlungsversicherung

Kleinere und mittlere Betriebe sind gegen die finanziellen Risiken der Entgeltfortzahlung an arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer abgesichert. Dafür zahlen sie eine Umlage – die U1.

Entlastung für Arbeitgeber

Die gesetzlichen Krankenkassen erstatten Arbeitgebern einen Teil ihrer Aufwendungen, die sie im Krankheitsfall an Arbeitnehmer nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zahlen müssen.

Dies geschieht im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung und ist für alle Arbeitgeber vorgesehen, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtversicherung für diese Arbeitgeber, die im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt ist.

Dadurch werden Klein- und Mittelbetriebe nicht durch die gesetzlich vorgesehene Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung an erkrankte Mitarbeiter übermäßig belastet und das finanzielle Risiko auf die Gesamtheit vieler Betriebe verteilt.

Der Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall wird über eine Umlage (U1) finanziert, die beteiligte Arbeitgeber monatlich an die Krankenkasse zahlen. Die Höhe der Umlage richtet sich einerseits nach dem erzielten Arbeitsentgelt der Mitarbeiter im Monat und andererseits nach einem vom Arbeitgeber im Voraus für ein Kalenderjahr gewählten Erstattungssatz der geleisteten Entgeltfortzahlung.

Beteiligte Arbeitgeber

Am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1) eines Mitarbeiters nehmen alle Arbeitgeber teil, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.

Arbeitgeber ist, wer mindestens einen Arbeitnehmer gegen Arbeitsentgelt beschäftigt. Zu den Arbeitgebern zählt daher auch derjenige, der einen Arbeitnehmer im Haushalt beschäftigt. Bei Leiharbeitnehmern ist der Verleiher der Arbeitgeber.

Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe, muss einheitlich für alle Betriebe beurteilt werden, ob er am Ausgleichsverfahren der Aufwendungen bei Krankheit teilnimmt. Dazu wird die Zahl der in den verschiedenen Betrieben beschäftigten Arbeitnehmer zusammengerechnet. Wird ein Betrieb in Form einer juristischen Person des Privatrechts geführt (beispielsweise als GmbH), ist für ihn eine eigenständige Beurteilung vorzunehmen.

Vom Ausgleichsverfahren ausgeschlossen

Treten der Bund, das Land oder die Gemeinde als Arbeitgeber auf, so sind sie vom Ausgleichsverfahren der Aufwendungen bei Krankheit (U1) ebenso ausgeschlossen wie sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.

Welche Arbeitnehmer werden angerechnet, welche nicht?

Bei der Frage, ob ein Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt, ist von der Gesamtzahl der im Betrieb tatsächlich beschäftigten Arbeitnehmer auszugehen. Ob ein Arbeitnehmer gesetzlich oder privat krankenversichert oder bei welcher Krankenkasse er versichert ist, spielt hierbei keine Rolle.

Üben Arbeitnehmer die Beschäftigung nicht tatsächlich aus, werden sie auch nicht mitgezählt. So bleiben beispielsweise Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit unberücksichtigt und auch Arbeitnehmer, die während Eltern- oder Pflegezeit die Beschäftigung tatsächlich nicht ausüben.

Auch Auszubildende, Praktikanten und schwerbehinderte Menschen werden bei der Ermittlung der anrechenbaren Arbeitnehmer nicht berücksichtigt.

Eine besondere Regelung gilt bei der Anrechnung von Teilzeitarbeitskräften: Sie werden entsprechend ihrer anteiligen Arbeitszeit bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als

  • 10 Stunden mit dem Faktor 0,25,
  • 20 Stunden mit dem Faktor 0,5 und
  • 30 Stunden mit dem Faktor 0,75

berücksichtigt.

Beispiel: Anrechnung der Arbeitnehmer
Beschäftigte ArbeitnehmerWöchentliche Arbeitszeit Anrechenbare Arbeitnehmer
9 Angestellte40 Stunden9
6 Auszubildende40 Stunden0
9 Facharbeiter40 Stunden9
1 Teilzeitbeschäftigter32 Stunden1
1 Teilzeitbeschäftigter25 Stunden0,75
1 Teilzeitbeschäftigter20 Stunden1,5
1 Teilzeitbeschäftigter12 Stunden0,5
2 Teilzeitbeschäftigte10 Stunden0,5
2 Schwerbehinderte40 Stunden0

Insgesamt anrechenbare Arbeitnehmer: 22,25

In der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer

Zu Beginn eines jeden Kalenderjahres ist festzustellen, ob ein Betrieb in diesem Kalenderjahr, dem sogenannten Ausgleichsjahr, am Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt. Wird der Betrieb im Ausgleichsjahr neu gegründet, erfolgt diese Feststellung bei Firmengründung.

Ob der Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt und somit am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teilnimmt, ist danach zu unterscheiden, ob er während

  • des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestand,
  • des vorangegangenen Kalenderjahres errichtet wurde oder
  • des Ausgleichsjahres errichtet wird.

Je nach Gründungstermin des Unternehmens gilt:

  • Bestandsbetrieb:

Hat der Betrieb während des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestanden, beschäftigt er „in der Regel“ nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, wenn für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden.

  • Betriebsgründung im Vorjahr:

Wurde der Betrieb im vorangegangenen Kalenderjahr errichtet, beschäftigt er „in der Regel“ nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, wenn während des Zeitraums des Bestehens des Betriebs in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden.

  • Betriebsgründung im aktuellen Jahr:

Wird ein Betrieb im Laufe des Ausgleichsjahres errichtet, nimmt er am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teil, wenn bis zum Ende des Ausgleichsjahres in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate seit Errichtung voraussichtlich nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden.

Bei der jeweiligen Feststellung der Arbeitnehmerzahl wird aus Gründen der Praktikabilität eine Stichtagsregelung angewendet: Die Beurteilung richtet sich nach der Zahl der Arbeitnehmer am Ersten eines Kalendermonats. Bei neu gegründeten Firmen ist die Zahl der Arbeitnehmer sorgfältig nach der Art des Betriebs zu schätzen.

Feststellung der Umlagepflicht

Die Feststellung, ob der Betrieb in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt und damit am Ausgleichsverfahren bei Krankheit (U1) teilnimmt, kann nur einheitlich für den gesamten Betrieb getroffen werden. Sind die Arbeitnehmer bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert, wären an dieser Feststellung auch mehrere Krankenkassen beteiligt. Dies könnte sich als aufwendig und zeitintensiv erweisen. Daher hat es sich in der Praxis bewährt, dass der Arbeitgeber die Feststellung anhand der ihm bekannten Beschäftigtenzahlen vornimmt. Eine förmliche Bestätigung seiner Feststellung durch die beteiligten Krankenkassen erfolgt grundsätzlich nicht. Auf Wunsch des Arbeitgebers erteilt die Krankenkasse einen Feststellungsbescheid, um Rechts- und Planungssicherheit zu geben.

Hat der Arbeitgeber die Feststellung zu Beginn des Kalenderjahres anhand der Beschäftigtenzahlen des Vorjahres getroffen, gilt sie für das gesamte Ausgleichsjahr. Sie gilt auch dann, wenn sich im Laufe des Jahres signifikante Veränderungen in der Beschäftigtenzahl ergeben.

Wurde der Betrieb im Laufe des Kalenderjahres neu gegründet und erfolgte die Feststellung anhand der sorgfältig geschätzten Beschäftigtenzahlen, gilt auch diese Feststellung für die weitere Dauer des Ausgleichsjahres. Eine Änderung kann sich erst bei der erneuten Feststellung zu Beginn des neuen Kalenderjahres ergeben.

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Beteiligte Krankenkassen

Die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) wird von den gesetzlichen Krankenkassen durchgeführt. Zuständig ist die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer gesetzlich oder freiwillig krankenversichert ist. Sind also Arbeitnehmer bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert, führen alle diese Krankenkassen die Entgeltfortzahlungsversicherung für die dort versicherten Arbeitnehmer durch.

Für privat versicherte Arbeitnehmer führt diejenige gesetzliche Krankenkasse die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) durch, die für die Entgegennahme der Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge zuständig ist (zuständige Einzugsstelle).

Für geringfügig Beschäftigte wird die Entgeltfortzahlungsversicherung von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) durchgeführt. Das gilt unabhängig davon, wo der geringfügig Beschäftigte krankenversichert ist.

Finanzierung der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1)

Die Krankenkassen sind verpflichtet, die Entgeltfortzahlungsversicherung kostendeckend durchzuführen. Finanziert wird die Entgeltfortzahlungsversicherung durch Umlagebeiträge, die ausschließlich von den beteiligten Arbeitgebern aufgebracht werden. So wird das finanzielle Risiko auf die Gesamtheit der Betriebe verteilt.

Bemessungsgrundlage

Für die Berechnung der Umlagebeiträge zum Ausgleichsverfahren der Aufwendungen bei Krankheit (U1) werden die Arbeitsentgelte aller Arbeitnehmer einschließlich der Auszubildenden berücksichtigt. Auch vom Arbeitsentgelt, das schwerbehinderte Menschen erzielen, wird die Umlage U1 berechnet, unabhängig davon, dass sie – wie auch Auszubildende – bei der Ermittlung der Arbeitnehmerzahl nicht mitgezählt werden.

Arbeitsentgelt, das Arbeitnehmer erzielen, deren Beschäftigungsverhältnis auf bis zu vier Wochen im Voraus befristet ist, wird allerdings nicht berücksichtigt. Für diese Arbeitnehmer ist bei Arbeitsunfähigkeit der Anspruch auf Entgeltfortzahlung gesetzlich ausgeschlossen.

Die Umlagebeiträge U1 werden vom Arbeitsentgelt des jeweiligen Arbeitnehmers bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung berechnet.

Umlagebeiträge U1 werden allerdings nur aus dem laufenden Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer berechnet. Erhalten Arbeitnehmer eine Sonderzuwendung (Einmalzahlung), wie zum Beispiel ein Weihnachtsgeld oder eine Jubiläumszuwendung, so wird hieraus kein Umlagebeitrag U1 erhoben.

Beispiel: Berechnung Bemessungsgrundlage

Für den Monat Juni 2019 haben die beschäftigten Arbeitnehmer folgendes Bruttoarbeitsentgelt erhalten:

Arbeitnehmer A6.800 € (Gehalt)
 1.500 € (Urlaubsgeld)
Arbeitnehmer B4.800 € (Gehalt)
 1.500 € (Urlaubsgeld)

Für Juni 2019 beträgt das umlagepflichtige Arbeitsentgelt bei Arbeitnehmer A 6.700 € (monatliche Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung West) und bei Arbeitnehmer B 4.800 €, insgesamt also 11.500 €.

Bei Arbeitnehmern mit einem Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs werden die Umlagebeiträge U1 aus der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme berechnet. Ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich liegt dann vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt des Mitarbeiters (nicht des Auszubildenden) in der Spanne von 450,01 bis 1.300 Euro liegt.

Umlagesatz

Die Höhe des Umlagebeitragssatzes U1 ist in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse geregelt und abhängig von der vom Arbeitgeber gewählten Höhe der Erstattung. Die gesetzlichen Krankenkassen bieten den teilnehmenden Unternehmen in aller Regel differenzierte Umlage- und Erstattungssätze an. So kann jedes an der Entgeltfortzahlungsversicherung teilnehmende Unternehmen einen Erstattungssatz entsprechend den betrieblichen Erfordernissen wählen.

Fälligkeit und Zahlung

Die Umlagebeiträge U1 sind zusammen mit den Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträgen und gegebenenfalls weiteren zu zahlenden Umlagen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats an die zuständige Krankenkasse zu zahlen. Sie sind im Beitragsnachweis in der dafür vorgesehenen Beitragsgruppe zu übermitteln.

Kostenerstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit

Das für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt an Arbeitnehmer während einer Arbeitsunfähigkeit ist im Rahmen des Ausgleichsverfahrens U1 erstattungsfähig.

Arbeitsentgelt, das nicht auf der Grundlage des EFZG beziehungsweise nicht für den dort bezeichneten Zeitraum fortgezahlt wird, ist nicht erstattungsfähig. Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise bei Arbeitsunfähigkeit seines Arbeitnehmers in den ersten vier Wochen seines Beschäftigungsverhältnisses das Arbeitsentgelt fort, erfolgt die Entgeltfortzahlung nicht auf der Grundlage des EFZG, sodass die Erstattung dieser Fortzahlung ausgeschlossen ist.

Hieraus folgt, dass bei Beschäftigungsverhältnissen, die auf bis zu vier Wochen im Voraus befristet sind, die Erstattung eines möglicherweise vom Arbeitgeber fortgezahlten Arbeitsentgelts im Krankheitsfall stets ausgeschlossen ist. Dies ist auch der Grund dafür, dass das in diesen Fällen erzielte Arbeitsentgelt bei der Berechnung der Umlagebeiträge U1 auch unberücksichtigt bleibt.

Beendet der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung krankheitsbedingt im Lauf eines Arbeitstags stellt das für die ausgefallenen Arbeitsstunden zu zahlende Arbeitsentgelt dieses Tags keine Entgeltfortzahlung im Sinn des EFZG dar. Daher ist dieses Arbeitsentgelt auch nicht erstattungsfähig.

Ebenfalls nicht erstattungsfähig sind Sonderzuwendungen (Einmalzahlungen); hiervon zahlt der Arbeitgeber ja auch keine Umlagebeiträge.

Endet die Teilnahme des Betriebs am Ausgleichsverfahren mit dem Ende des Kalenderjahres, sind auch nur die Arbeitgeberaufwendungen für die Zeit bis zum 31. Dezember erstattungsfähig.

Beispiel: Kostenerstattung

Teilnahme des Betriebs am Ausgleichsverfahren U1 1.1.2018 bis 31.12.2019

Umlage wurde gezahlt1.1.2018 bis 31.12.2019
Entgeltfortzahlung an Arbeitnehmer11.12.2017 bis 15.1.2018
 22.12.2019 bis 14.1.2020
Erstattung der Entgeltfortzahlung1.1.2018 bis 15.1.2018
 22.12.2019 bis 31.12.2019

Von den Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung, die der Arbeitgeber nach gesetzlicher Regelung an arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer zahlt, erhält er einen prozentualen Anteil auf Antrag erstattet. Die Erstattungshöhe wird durch die Satzung der jeweiligen Krankenkasse bestimmt. Sie darf nicht mehr als 80 Prozent und nicht weniger als 40 Prozent betragen.

In der Praxis werden zumeist Erstattungssätze von 50 bis 70 Prozent angeboten. Die Unternehmen können den für ihre betrieblichen Interessen günstigsten Erstattungssatz wählen. Hiervon abhängig ist dann auch der zu zahlende Umlagebeitrag.

Der Arbeitgeber ist an die Wahl des Erstattungssatzes für das gesamte Ausgleichsjahr gebunden. Mit Beginn eines neuen Ausgleichsjahres kann er den Erstattungssatz gegebenenfalls neu festlegen.

Beschränkungen der Erstattung

Die Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgelts bei Arbeitsunfähigkeit der Arbeitnehmer ist der Höhe nach grundsätzlich unbegrenzt. Hier kann die Satzung der Krankenkasse allerdings das erstattungsfähige fortgezahlte Arbeitsentgelt auf die Höhe der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung begrenzen. In der Praxis wird hiervon vielfach Gebrauch gemacht.

Zu den Arbeitgeberaufwendungen, die erstattungsfähig sind, gehören grundsätzlich auch die auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt entfallenden und vom Arbeitgeber zu tragenden Beitragsanteile zur Sozialversicherung. Aber auch hier kann die Satzung der Krankenkasse eine Beschränkung vornehmen. Dies kann in der Form geschehen, dass die Beitragsanteile zur Sozialversicherung mit dem vom Arbeitgeber gewählten Erstattungssatz bereits vollständig abgegolten sind. Auch von dieser Möglichkeit machen viele Krankenkassen in der Praxis Gebrauch.

Elektronisches Erstattungsverfahren

Das bei einer Krankheit fortgezahlte Arbeitsentgelt erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber auf Antrag.

Die Anträge sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemuntersuchten maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen zu übermitteln. Die Erstattungsanträge werden an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt, die diese Dateien an die jeweils zuständige Krankenkasse weiterleitet.

Identifizierungsmerkmale für die maschinelle Zuordnung der Erstattungsanträge sind die Betriebsnummer des Arbeitgebers und die Versicherungsnummer des Beschäftigten. Als gültige Versicherungsnummer muss die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten angegeben werden.

Im maschinellen Erstattungsverfahren sind Endabrechnungen oder auch Zwischenabrechnungen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann hierbei wählen, ob die Erstattung mittels Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung mit dem Beitragsnachweis erfolgen soll.

Im Datensatz ist bei einem Antrag auf Erstattung von Krankheitsaufwendungen der Abgabegrund 01 zu übermitteln.

Der Arbeitgeber erhält in jedem Fall eine maschinelle Rückmeldung zum übermittelten Erstattungsantrag. Dies gilt insbesondere, wenn dem Antrag der Höhe nach nicht oder nicht vollständig entsprochen wird. In diesem Fall wird zusätzlich der Grund für die Abweichung angegeben.

Stand

Erstellt am: 01.07.2019

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