Digitales Nachweisverfahren in der Pflegeversicherung
Um die Pflegeversicherungsbeiträge zu berechnen, gibt es ab dem 1. Juli 2025 das verpflichtende digitale Nachweisverfahren für alle Arbeitgeber. Damit wird die Elterneigenschaft sowie die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder für alle Beschäftigten automatisch erfasst. Was für Arbeitgeber jetzt wichtig ist.
Digitales Nachweisverfahren: Anmeldung und Initialabruf
Mit dem ab 1. Juli 2025 verpflichtenden digitalen Nachweisverfahren brauchen Arbeitgeber in den meisten Fällen keine Nachweise für berücksichtigungsfähige Kinder mehr von ihren Beschäftigten anzufordern. Zudem werden sie über Änderungen proaktiv informiert.
Gestartet wird das Verfahren durch eine Anmeldung oder einen Initialabruf:
- Bei Eintritt einer oder eines neuen Beschäftigten meldet der Arbeitgeber die Person neben der Sozialversicherung auch zum digitalen Nachweisverfahren bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) an. Das erfolgt über sein Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal.
- Für alle Beschäftigten, die bereits vor dem 1. Juli 2025 in einem laufenden Beschäftigungsverhältnis stehen, nimmt der Arbeitgeber ab dem 1. Juli 2025 einen Initialabruf (Bestandsabfrage) vor. Dafür ist Zeit bis zum 31. Dezember 2025.
Sowohl die Anmeldung als auch der Initialabruf lösen eine unmittelbare Rückmeldung durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aus. Diese übermittelt dem Arbeitgeber die Elterneigenschaft sowie die chronologische Entwicklung der Kinderanzahl der oder des Beschäftigten. Die Berücksichtigung eines Kindes endet mit Ablauf des Monats, in dem das Kind das 25. Lebensjahr vollendet.
Hintergrund zur technischen Anbindung
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist im digitalen Verfahren die zentrale Datenquelle und hält die Daten der Meldebehörden und Finanzämter vor. Die technische Anbindung an das BZSt erfolgt über die Nutzung der Schnittstelle der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA). Weil die Arbeitgeber nicht über eine direkte Schnittstelle zur ZfA verfügen, werden sie über die von ihnen genutzte Schnittstelle zur Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) mit ihr technisch angebunden.
Daten im Abonnement
Die Anmeldung und der Initialabruf führen automatisch zu einem Abonnement. Damit wird der Arbeitgeber vom BZSt proaktiv digital über Änderungen bei der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder seiner Beschäftigten informiert. Endet die pflegeversicherungspflichtige Beschäftigung, nimmt der Arbeitgeber eine elektronische Abmeldung vom digitalen Verfahren vor. Das Abonnement endet dann.
Historienanfrage
Außerdem können Arbeitgeber eine Anfrage für abgeschlossene vergangene Zeiträume stellen (Historienanfrage). Das frühestmögliche Datum für die Anfrage zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl ist der 1. Juli 2023. Das Ab-Datum ist maßgebender Beginn des vom BZSt mitzuteilenden Zeitraums.
Das Bis-Datum beschreibt das Ende des Zeitraums, für den der Arbeitgeber die Daten zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl erheben darf (zum Beispiel das Ende der Beschäftigung). Es ist nur für Historienanfragen zugelassen. Das Bis-Datum darf bezogen auf die Historienanfrage nicht in der Zukunft liegen.
Wirkung von Nachweisen
Bisher konnten Arbeitgeber ein vereinfachtes Nachweisverfahren zu Elterneigenschaft und Kinderanzahl nutzen, um die Beiträge zur Pflegeversicherung zu berechnen. Solche Nachweise wirken unabhängig vom Ergebnis der Rückmeldung des BZSt im digitalen Nachweisverfahren bis zum 30. Juni 2025. Für diese Zeit gilt ein Bestandsschutz. Es erfolgt also keine rückwirkende Korrektur zulasten der oder des Beschäftigten.
Ab dem 1. Juli 2025 geborene Kinder werden über das neue digitale Nachweisverfahren für die Pflegeversicherungsbeiträge berücksichtigt. Ist der Initialabruf bereits erfolgt, sollte für alle Beschäftigten ein Abonnement bestehen und der Arbeitgeber wird von der Datenstelle proaktiv über den Familiennachwuchs des oder der Beschäftigten informiert.
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Falls Beschäftigte außerhalb des digitalen Nachweisverfahrens ab dem 1. Juli 2025 eine Elterneigenschaft oder die Anzahl der Kinder nachweisen müssen, wirkt der Nachweis auch ab der Geburt des Kindes beziehungsweise ab dem Ereignistag (zum Beispiel bei einer Adoption). Vorausgesetzt, der Nachweis erfolgt innerhalb von drei Monaten nach der Geburt des Kindes beziehungsweise nach dem Ereignistag gegenüber dem Arbeitgeber. Ansonsten wirkt der Nachweis mit dem Folgemonat nach Einreichung der Unterlagen. Mit diesem Zeitpunkt wirkt dann die Elterneigenschaft (dauerhaft kein Beitragszuschlag wegen Kinderlosigkeit) beziehungsweise zeitlich befristet der Beitragsabschlag bei mehreren berücksichtigungsfähigen Kindern.
Warten auf das digitale Verfahren
Arbeitgeber dürfen für die Berücksichtigung der Kinderanzahl zur Feststellung des Beitragsabschlags in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 auf die Bereitstellung des digitalen Nachweisverfahrens warten, anstatt das vereinfachte Nachweisverfahren zu nutzen. Nur in diesen Fällen haben Beschäftigte gegenüber ihrem Arbeitgeber neben dem Anspruch auf Erstattung von Beiträgen auch einen Anspruch auf Verzinsung.
Verzinsung
Der Erstattungsanspruch ist nach Ablauf des Kalendermonats der Beitragszahlung (somit frühestens ab dem 1. August 2023) bis zum Ablauf des Kalendermonats vor der Erstattung mit 4 Prozent pro Jahr zu verzinsen.
Zinsen sind wie Beitragserstattungsansprüche zu behandeln und auf dem Beitragsnachweis vom Pflegeversicherungsbeitrag abzuziehen. Damit kommt auf den Arbeitgeber keine finanzielle Belastung zu. Die Zinsen gehen zulasten der jeweiligen Pflegekasse.
Die Erstattungsansprüche auf zu viel gezahlte Beiträge und die darauf entfallenen Zinsen sind vom Arbeitgeber auszuzahlen oder mit künftigen Beitragsansprüchen zu verrechnen. Die Verrechnung bedarf nicht der Zustimmung der oder des Beschäftigten.
Vorgehen des Arbeitgebers bei Differenzen
Bei Abweichungen infolge des digitalen Nachweisverfahrens haben Beschäftigte für den Zeitraum ab dem 1. Juli 2025 entsprechende Nachweise für eine Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder zu erbringen. Das kann zum Beispiel eine Geburtsurkunde des Kindes sein. Der Arbeitgeber berücksichtigt diese Kinder dann bei der Beitragsabrechnung.
Bei einem ausbleibenden Nachweis erfolgt keine Rückrechnung für den Zeitraum bis 30. Juni 2025. Arbeitgeber berücksichtigen bei der Beitragsberechnung erst ab 1. Juli 2025 die vom BZSt gemeldete Kinderanzahl.
Wenn das BZSt mehr Kinder meldet als Beschäftigte im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilt haben, nimmt der Arbeitgeber tatsächlich eine Rückrechnung vor. Denn in diesem Fall gibt es ein Guthaben für die betroffenen Beschäftigten.
Nachweise bei Stief-, Adoptiv- und Pflegekindern
Nicht immer sind die Daten des BZSt vollständig. Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder, die aber für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu berücksichtigen sind, können über das digitale Nachweisverfahren nicht erhoben werden. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, entsprechende Nachweise von seinen Beschäftigten anzufordern, um sie bei der Beitragsberechnung zu berücksichtigen. Häufig ist dies bei Stief-, Adoptiv- und Pflegekindern der Fall.
Elterneigenschaft durch Stiefkinder
Stiefeltern sind verheiratet und übernehmen die Elternfunktion für das Kind ihres Partners oder ihrer Partnerin, mit dem oder der sie in einer Ehe oder gleichgeschlechtlichen Lebenspartnerschaft nach dem Lebenspartnerschaftsgesetz leben. Stiefkinder können bei der Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge nur dann berücksichtigt werden, wenn sie zum Zeitpunkt der Eheschließung die Altersgrenzen der Familienversicherung noch nicht erreicht haben. Zudem müssen sie vor Erreichen dieser Altersgrenzen in den gemeinsamen Haushalt der oder des Beschäftigten aufgenommen worden sein. Die für die Familienversicherung vorgesehenen Altersgrenzen sind
- grundsätzlich das 18. Lebensjahr,
- bei Kindern ohne Erwerbstätigkeit das 23. Lebensjahr und
- bei Kindern in Schul- oder Berufsausbildung das 25. Lebensjahr.
Beispiel zu Stiefkindern
Ein Arbeitgeber stellt zum 1. September 2025 einen neuen Beschäftigten ein. Im Personalfragebogen gibt der Beschäftigte an, dass er seit dem 1. Juli 2024 verheiratet ist und zwei Stiefkinder hat. Das eine Stiefkind wurde am 10. Januar 2001 geboren und studiert aktuell. Das andere wurde am 25. Mai 2007 geboren und geht noch zur Schule. Nach der Anmeldung zum digitalen Nachweisverfahren erhält er vom BZSt die Rückmeldung, dass keine Elterneigenschaft und keine berücksichtigungsfähigen Kinder vorliegen.
So geht der Arbeitgeber vor:
Der Arbeitgeber muss die Heiratsurkunde des Beschäftigten sowie eine Bescheinigung des Einwohnermeldeamts anfordern, dass die Kinder als wohnhaft im Haushalt des Stiefvaters gemeldet sind oder waren. Er nimmt eine Kopie zur Dokumentation zu seinen Unterlagen. Auch andere Nachweise sind möglich. Weil das eine Stiefkind zum Zeitpunkt der Eheschließung mit dem Elternteil des Kindes bereits das 23. Lebensjahr vollendet hat und studiert, hat der Arbeitgeber zusätzlich eine Studienbescheinigung zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Das zweite Kind hat zum Zeitpunkt der Eheschließung das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet. Hier genügt als Nachweis eine Erklärung des Kindes, dass keine Erwerbstätigkeit ausgeübt wird. Auch eine Schulbescheinigung ist als Nachweis ausreichend.
Beide Stiefkinder erfüllen als Student beziehungsweise Schüler zum Zeitpunkt der Eheschließung die jeweiligen Altersgrenzen der Familienversicherung. Vorausgesetzt, sie haben ihren Wohnsitz im Haushalt des Beschäftigten, ist die Elterneigenschaft gegeben und es liegt für die Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags ein Beitragsabschlag für zwei berücksichtigungsfähige Kinder zugrunde. Der Pflegebeitragssatz beträgt somit für den neuen Beschäftigten ab dem 1. September 2025 3,35 Prozent (Eltern mit zwei Kindern mit Beitragsabschlag von 0,25 Prozent). Der Arbeitgeberanteil beträgt 1,8 Prozent und der Arbeitnehmeranteil 1,55 Prozent.
Elterneigenschaft bei Adoptivkindern
Bei Adoptivkindern geht die rechtliche Mutterschaft auf die Adoptivmutter beziehungsweise die Vaterschaft auf den Adoptivvater über. Das adoptierte Kind erhält durch die Adoption die Rechtsstellung eines leiblichen Kindes. In Deutschland wird die Annahme als Kind durch Beschluss des Familiengerichts ausgesprochen. Auch Adoptivkinder können bei der Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge nur dann berücksichtigt werden, wenn sie zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption die Altersgrenzen der Familienversicherung noch nicht erreicht haben. Im Gegensatz zu Stiefkindern ist bei Adoptivkindern eine Aufnahme in den Haushalt der oder des Beschäftigten nicht erforderlich. Eine Berücksichtigung beim Beitragsabschlag ist ausgeschlossen, wenn das Adoptivkind das 25. Lebensjahr vollendet hat.
Beispiel Adoptivkinder
Ein Arbeitgeber stellt zum 1. Oktober 2025 eine neue Beschäftigte ein. Im Personalfragebogen gibt sie an, dass sie ein Adoptivkind hat. Es ist am 4. August 2009 geboren und geht noch zur Schule. Die Adoption erfolgte zum 1. August 2023. Nach der Anmeldung zum digitalen Nachweisverfahren erhält der Arbeitgeber vom BZSt die Rückmeldung, dass keine Elterneigenschaft und keine berücksichtigungsfähigen Kinder vorliegen.
So geht der Arbeitgeber vor:
Der Arbeitgeber sollte die neu ausgestellte Geburtsurkunde oder Adoptionsurkunde bei der Beschäftigten anfordern und zu den Entgeltunterlagen nehmen. Weil das Adoptivkind zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, kann der Arbeitgeber auf weitere Nachweise verzichten.
Hätte das Adoptivkind zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption bereits das 18. Lebensjahr vollendet, wären weitere Nachweise von der Beschäftigten erforderlich, zum Beispiel eine Schul- oder Studienbescheinigung.
Das Adoptivkind erfüllt zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption die Altersgrenze der Familienversicherung. Die Elterneigenschaft ist somit in der Pflegeversicherung gegeben und die Beschäftigte ist vom Beitragszuschlag für Kinderlose ab dem 1. Oktober 2025 ausgenommen. Der Pflegebeitragssatz beträgt ab Beschäftigungsbeginn 3,6 Prozent (Eltern mit einem Kind). Der Beitragsanteil für den Arbeitgeber und die Beschäftigte liegt jeweils bei 1,8 Prozent.
Nachweis der Elterneigenschaft bei Pflegekindern
Pflegeeltern sind Personen, die ein Kind als Pflegekind aufgenommen haben. Das Pflegekindschaftsverhältnis mit familiärer Bindung muss – wie ein Eltern-Kind-Verhältnis – von vornherein für längere Dauer, seiner Natur nach regelmäßig auf mehrere Jahre und nicht nur für eine Übergangszeit bis zu einer anderweitigen Unterbringung beabsichtigt sein. Voraussetzung ist, dass das Kind in der Familie der betreuenden Person durchgängig, das heißt nicht nur für einen Teil des Tages oder nur für einige Tage der Woche, Versorgung, Erziehung und Heimat findet.
Voraussetzung für ein Pflegekindschaftsverhältnis ist, dass das Obhuts- und Pflegeverhältnis zu den leiblichen Eltern nicht mehr besteht, also die familiären Bindungen dauerhaft aufgegeben sind. Gelegentliche Besuchskontakte stehen dem nicht entgegen. Es kommt nicht darauf an, ob die Pflegeeltern den Unterhalt des Kindes ganz oder überwiegend oder mindestens teilweise tragen.
Wenn das Pflegekind einen eigenen Haushalt gründet, liegen die Voraussetzungen für die Abschläge nicht mehr vor. Die Elterneigenschaft bleibt allerdings erhalten, wenn das Verhältnis zuvor dauerhaft war.
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Stand
Erstellt am: 12.06.2025
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