Strukturiertes Arbeiten im Homeoffice ermöglichen
Gute Selbstorganisation beginnt mit strukturierter Planung. Im Büro schaffen der Arbeitsweg, feste Meetingräumlichkeiten und der Austausch mit Kollegen automatisch Struktur. Im Homeoffice fehlen diese natürlichen Taktgeber.
Was Arbeitgeber tun können:
Schulungen zur Selbstorganisation anbieten
Nicht jeder Mitarbeitende bringt von Haus aus ausgeprägte Fähigkeiten zur Selbstorganisation mit. Arbeitgeber können unterstützen mit
- Workshops zu Zeitmanagement-Methoden
- Schulungen zu digitalen Planungstools
- Individuelle Coachings für Mitarbeitende mit besonderen organisatorischen Herausforderungen
Digitale Tools bereitstellen
Stellen Sie professionelle Tools zur Verfügung, die Selbstorganisation unterstützen:
- Projektmanagement-Software
- Digitale Kalender mit Team-Synchronisation
- To-Do-Listen-Apps mit Priorisierungsfunktionen
- Time-Tracking-Tools für besseres Zeitbewusstsein
Erfahrungsaustausch organisieren
- „Lunch & Learn“-Sessions zu erfolgreicher Selbstorganisation
- Intranet-Bereich mit Tipps und Tricks
- Mentoring zwischen erfahrenen und neuen Homeoffice-Arbeitenden
Wochenplanung fördern
Ermutigen Sie Ihre Beschäftigten, bereits am Freitag oder Montagmorgen die Woche zu planen:
- Welche Hauptziele sollen erreicht werden?
- Welche Termine stehen an?
- Wann sind Fokus-Zeiten für konzentrierte Arbeit?
- Wann sind Pausen und Bewegung oder Sport eingeplant?
Führen Sie einen wöchentlichen Planungstermin am Montag ein, bei dem Teams ihre Woche gemeinsam strukturieren.
Flexible, aber klare Regeln für Arbeits- und Pausenzeiten
Eine Verständigung über Arbeits- und Pausenzeiten zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten legt die Basis für eine konstruktive und effiziente Zusammenarbeit. Folgende Tipps fördern klare Arbeitsstrukturen:
Flexibilität mit Verlässlichkeit verbinden
- Legen Sie Kernarbeitszeiten fest: Beispielsweise 10 bis 15 Uhr für Meetings und Abstimmungen.
- Gleitzeit: Frühe Vögel können um 7 Uhr starten, Nachteulen um 10 Uhr.
- Verlässliche Erreichbarkeit: Innerhalb der Kernzeit sind alle ansprechbar.
Pausenregelungen transparent kommunizieren
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice:
- Mindestens 30 Minuten Pause bei 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit
- Mindestens 45 Minuten Pause bei über 9 Stunden
- Empfehlung: Mehrere kurze Pausen statt einer langen
Ermutigen Sie aktiv zu Pausen – nicht nur passiv. Schicken Sie Erinnerungen, organisieren Sie virtuelle Kaffeerunden, etablieren Sie eine Pausenkultur.
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice
Seit dem BAG-Urteil 2022 besteht Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten – auch im Homeoffice. Als Arbeitgeber müssen Sie:
- Ein System zur Zeiterfassung bereitstellen
- Dieses System muss auch remote nutzbar sein
- Über- und Unterstunden müssen erkennbar sein
- Pausenzeiten sollten dokumentiert werden
Was Sie als Arbeitgeber vermeiden sollten
- E-Mails außerhalb der Arbeitszeit senden
- Ständige Erreichbarkeit erwarten
- Meetings nach 18 Uhr ohne dringende Notwendigkeit
- Fehlende Regeln zum Recht auf Nichterreichbarkeit
Klare Trennung von Arbeit und Freizeit
Die räumliche Abgrenzung von Arbeit und Freizeit fällt im Homeoffice schwerer als im Büro, denn wer das Büro verlässt, nimmt selten die Arbeit mit. Zuhause bedarf es anderer Mechanismen, Arbeit und Freizeit erfolgreich voneinander zu trennen. Allein schon die räumliche Trennung ist nicht in jedem Homeoffice gegeben. Ideal wäre es, einen eigenen Arbeitsbereich einzurichten, in dem Technik und anderes Büromaterial auch in der Freizeit belassen werden können. Vielleicht hilft ein Rollcontainer für das Verstauen von Büromaterialien, wenn kein eigener Raum vorhanden ist.
Arbeitgeber können unterstützen, indem sie:
- Konkrete Unterstützung bei der ergonomischen Ausgestaltung von Arbeitsplätzen geben
- Zuschüsse oder benötigte Ausstattungspakete prüfen
- Beschäftigte für Pausen und klare Grenzen sensibilisieren
Transparente Kommunikation über Erreichbarkeit und Arbeitslast
Selbstorganisation gelingt besser, wenn Erwartungen eindeutig sind. Dazu gehören:
- klare Absprachen zur Erreichbarkeit
- Hinweise zu Reaktionszeiten
- Transparenz bei Arbeitsumfang und Prioritäten
- regelmäßige Abstimmungen in der Woche
Nicht alles muss sofort beantwortet werden:
- E-Mails: Antwort innerhalb von 24 Stunden
- Chat-Nachrichten: Antwort innerhalb von 2 bis 3 Stunden
- Dringende Fälle: Telefonanruf
Einsamkeit begegnen und soziale Kontakte fördern
Alleinsein kann im Homeoffice zur Herausforderung werden. Andere Beschäftigte zu treffen, ist laut einer Studie von Fraunhofer IAO der Hauptmotivator für Beschäftigte ins Büro zu gehen. Gute Selbstorganisation und neue Meetingstrukturen können da hilfreich sein, den Austausch im Team auch an Homeoffice-Tagen sicherzustellen.
Etablieren Sie strukturierte virtuelle Formate für das Team:
- Beispiel: Daily Stand-up (10 bis 15 Minuten):
- Was habe ich gestern gemacht?
- Was plane ich heute?
- Wo brauche ich Unterstützung?
- Beispiel: Virtuelle Kaffeepausen und Lunch Meetings: Ein informeller Austausch, gemeinsames Essen und ein entspanntes Treffen fördern die Teamzugehörigkeit.
Regelmäßige Büropräsenz im Hybridmodell
Präsenztage stärken das Teamgefühl, ermöglichen spontanen Austausch und stärken soziale Bindungen und die Identifikation mit dem Unternehmen. Vielleicht kommt das ganze Team an einem festen Tag in der Woche im Büro zusammen. Auch diese Tage sollten strukturiert genutzt werden, beispielsweise für Workshops und Brainstormings. So etabliert sich eine eigene Hybridkultur, die zu Ihrem Team und dessen Aufgaben passt.
