Expertenforum - Überstunden fürs Vorjahr - Auszahlung nach dem 31.03

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben einen Mitarbeiter, der zum 31.03.2025 ausgeschieden ist.

Nun ist aufgefallen, dass er über Monat Überstunden geleistet hat, die nicht ausgezahlt wurden. Im Rahmen der tariflichen Ausschulussfrist (hier 6 Monate) sollen diese Überstunden jetzt ausbezahlt werden.

Die Überstunden aus Januar bis März könne ja mit der Vereinfachungsregel ausbezahlt werden?Doch wie verbeitrage ich die Überstunden für die Monate aus 2024. Die Vereinfachungsregel greift hier ja nicht mehr, da wir nach dem 31.03.2025 sind, oder?

Gibt es hier Ausnahmen, da der Mitarbeiter ausgeschieden ist?

Wie wäre der Fall, wenn der Mitarbeiter noch im Dienst wäre?

Wir freuen uns über eine Rückmeldung.

Vielen Dank und viele Grüße Katharina Becker

Hallo Frau Becker,
 
Vergütungen, die vom Arbeitgeber für Tätigkeiten in einem bestimmten Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden, stellen laufendes Arbeitsentgelt dar.
Bei der Auszahlung von Überstunden handelt es nicht um einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Sie sind in dem Monat für die Beitragsberechnung heranzuziehen, für den sie gezahlt werden (Entstehungsprinzip).
 
Sofern die Überstunden zu einem späteren Zeitpunkt ausbezahlt werden, sind die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufzurollen. Die Überstunden werden letztlich immer in dem Monat verbeitragt, in dem sie tatsächlich angefallen sind.
 
Eine Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist grundsätzlich nicht zulässig.

Sind die Monate, in denen die Mehrarbeitsstunden zuzuordnen sind, nicht bereits bis zu den maßgebenden Beitragsbemessungsgrenzen mit Beiträgen belegt, werden sie nach den Regelungen für laufendes Arbeitsentgelt beitragspflichtig abgerechnet. Diese Regelung gilt auch, wenn die Entstehung der Überstunden bereits mehrere Jahre zurückliegt.
 
Dadurch ergeben sich ggf. auch Änderungen der Jahresentgelte bei bereits übermittelten Unterbrechungs-, Jahres- oder Abmeldungen.

Können die Korrekturen nicht über das Lohnabrechnungsprogramm abgerechnet werden, z. B., weil der Abrechnungszeitraum bereits länger als ein Kalenderjahr zurückliegt, sind die Korrekturen über das SV-Meldeportal durchzuführen.
 
Nur unter Beachtung von ganz bestimmten Voraussetzungen kann die Anwendung der „vereinfachten“ Beitragsberechnung für Mehrarbeitsvergütungen genutzt werden.
 
Im Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Sozialversicherung vom 14./15.11.2012 wird dargelegt, dass eine Abrechnung von Mehrarbeitsstunden als Einmalbezug grundsätzlich nicht zulässig ist. In Ausnahmefällen kann die Abgeltung aus Vereinfachungsgründen im aktuellen Entgeltabrechnungszeitraum wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden. Dies allerdings mit der Maßgabe, dass die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen des Nachzahlungszeitraumes zugrunde zu legen sind; dadurch wird der Charakter der Nachzahlung als laufendes Arbeitsentgelt (mit Umlagepflicht) nicht berührt. Die Rentenversicherungsträger beanstanden dies im Rahmen der Arbeitgeberprüfungen aufgrund gleich hoher Beiträge nicht, sofern die angesammelten Entgelte noch im gleichen Kalenderjahr, spätestens bis März des Folgejahres, tatsächlich ausgezahlt werden. Da nach Ihrer Schilderung die Auszahlung der Überstunden aus dem Jahr 2024 nach dem 31.03.2025 erfolgt, kann die  „Vereinfachungsregelung“ zur Abgeltung von Überstunden nicht in Anspruch genommen werden.
 
Sofern bei Ende einer Beschäftigung noch Arbeitszeitguthaben auf einem Arbeitszeitkonto existieren, welche zur Auszahlung kommen, ist zu prüfen, ob die Regelungen des § 23d Sozialgesetzbuch (SGB) IV anzuwenden sind.
 
Der § 23d SGB IV kann nur angewendet werden, wenn die Ansammlung von Überstunden durch eine Regelung zur Arbeitszeitflexibilisierung geregelt ist (Arbeits- oder Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung) und in Freizeit abgegolten wird. Sofern in Ihrem Sachverhalt eine entsprechende Regelung zur Arbeitszeitflexibilisierung existiert, wären die Überstunden nach § 23a SGB IV wie eine Einmalzahlung zu behandeln und dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum (März 2025) zuzuordnen.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam