Expertenforum

Guten Tag liebes Expertenteam,

wir haben folgenden Fall:

Ein Mitarbeiter kauft auf eigene Rechnung eine Bahncard 1. Klasse für dienstliche Fahrten. Der Arbeitgeber möchte dem Mitarbeiter die Differenz der Kosten zwischen Bahncard 1. Klasse und 2. Klasse steuerfrei erstatten.

Die Amortisationsprognose ist positiv, so dass sich die Anschaffung der Bahncard aufgrund der geplanten Dienstreisen rechnet.

Ist eine nachträglich Kostenerstattung vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer i. H. d. Differenz zwischen Bahncard 1. Klasse und 2. Klasse steuer- und sozialversicherungsfrei möglich?

Im Voraus vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Freundliche Grüße

Sehr geehrter Fragesteller,

die angefragte Konstellation ist im BMF-Schreiben vom 15.8.2019 (mit Änderungen vom 07.11.2023) behandelt. Danach ist bei prognostizierter Vollamortisation allein durch Fahrten nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG kein steuerpflichtiger Arbeitslohn anzunehmen. Auf darüber hinausgehende Möglichkeiten privater Nutzung kommt es nicht an (a.a.O. Rn. 15). Bei prognostizierter Vollamortisation unter Einbeziehung des § 3 Nr. 15 EStG besteht ebenfalls insgesamt Steuerfreiheit und zwar vorrangig nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG "in Höhe der prognostizierten ersparten Kosten" und im Übrigen nachrangig steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG (a.a.O. Rn. 16).

In beiden Fällen ist keine Nachversteuerung vorzunehmen, wenn die prognostizierte Vollamortisierung später aus unvorhersehbaren Gründen (z.B. Krankheit oder Verschiebung von Dienstreisen) nicht eintritt. Eine Korrektur hat jedoch (ggf. mit Nachversteuerung) zu erfolgen, wenn sich dem Nutzungsumfang zugrunde liegende dienstliche Aufgaben verändern (z.B. Wechsel vom Außendienst in den Innendienst).

Zu den SV-rechtlichen Aspekten bitten wir, die Fachexperten Sozialversicherung zu befragen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht