Expertenforum - Reisekostenabrechnung_Verpflegungsmehraufwand

Liebes Expertenteam,

wir benötigen eine Hilfestellung im Hinblick der Reisekostenabrechnung im Zusammenhang dem Verpflegungsmehraufwand.

Wenn ein Mitarbeiter in der Zeit vom 06.05.2025 - 08.05.2025 auf Fortbildung fährt (Inland) und im Hotel das Frühstück inbegriffen ist, so hätten wir folgende Berechnung vorgenommen:

Anreisetag: 06.05.2025 14 €

Seminartag: 07.05.2025 28 €

Abreisetag: 08.05.2025 14 €

-abzüglich 20 % von 28 € 5,60 €

Gesamt: 50,40 €

Die Mitarbeiterin hat z.B. 52,60 € an Verpflegung ausgegeben, so dass wir hier lediglich nur die 50,40 € auszahlen würden. Den Die 2,20 € Mehraufwand könnte sie entsprechend als Werbungskosten in der Steuererklärung mit angeben.

Unklar ist, inwieweit für den Abreisetag auch nochmal 20 % von 14 € erfolgen müssen, da das Frühstück inbegriffen ist oder ist beim Anreise- und Abreisetag die Besonderheit, dass regulär immer 14 € angesetzt werden ohne jeglichen Abzug?

Wir haben ein Beispiel gesehen, dass uns im Zusammenhang vom Abreisetag unklar ist, da die Aufführung hier erfolgt, dass am Abreisetag 14 € angesetzt werden und kein Mittagessen in Anspruch genommen wird. Der Abzug von Frühstück erfolgte hier z.B. nicht:

Sie kommen am Anreisetag späten Nachmittag an und essen abends selbst. Sie erhalten 14 EUR Pauschale. An diesen zwei Einsatztagen werden Frühstück und Mittagessen gestellt. Die Verpflegungspauschale von 28 EUR pro Tag wird um 20 % für das Frühstück (5,60 EUR) und 40 % für das Mittagessen (11,20 EUR) gekürzt. Bleiben also 11,20 EUR pro Tag. Am Abreisetag wird kein Mittagessen gestellt. Sie erhalten 14 EUR Pauschale.

Wir haben zudem noch gelesen, dass die Ankunftszeit z.B. vor 14 Uhr auch nochmal relevant ist und sich der Betrag hier auch nochmal entsprechend abändert.

Um eine Hilfestellung wären wir dankbar.

Danke vorab.

Sehr geehrter Fragesteller,

für das am Abreisetag bereitgestellte Frühstück ist die Tagespauschale (EUR 14 gemäß § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG) um EUR 5,60 zu kürzen (20 % der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag, vgl. § 9 Abs. 4a Satz 8 Nr. 1 EStG).

Im (von Ihnen zitierten) Beispiel müsste der vorletzte Satz korrekt lauten: "Am Abreisetag wird kein Essen gestellt."

Die im vorletzten Satz Ihre Anfrage genannte Variante wirkt sich auf die Pauschalen nicht aus. Gemäß § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG ist nur relevant, ob der Arbeitnehmer den vollen Kalendertag auswärts verbringt (Nr. 1: EUR 28 Pauschale), am betreffenden Kalendertag oder dem Vortag oder dem Folgetag auswärts übernachtet (Nr. 2: EUR 14 Pauschale) oder am Kalendertag ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden auswärts verbringt (Nr. 3: EUR 14 Pauschale).

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht

Vielen dank für die Rückmeldung.

Warum wird in Ihrer Beschreibung am Abreisetag von 28,00 € 20 % in Abzug gebracht und nicht von den zutreffenden 14 €?

Wenn der Mitarbeiter weitere Auslagen vorgenommen hat, um sich entsprechende Verpflegung zu kaufen und der Betrag unter der Verpflegungspauschale liegt, hat er einen Anspruch auf die komplette Auszahlung der berechneten Verpflegungspauschale oder sind hier lediglich nur die ausgelegten Kosten zu erstatten?

Wenn die Auslagen höher als die berechnete Verpflegungspauschale sind, so ist der überschrittene Anteil in die Steuererklärung aufzunehmen oder wie verhält es sich, wenn der AG den kompletten Betrag dem AN auszahlt? - wäre die Auszahlung komplett Steuerpflichtig, da die Auszahlung vom berechneten Verpflegungsmehraufwand überschritten wird?

Danke vorab.

Sehr geehrter Fragesteller,

der Abzug ist in seiner Höhe nicht abhängig von der Tagespauschale, sondern wird immer von der Pauschale des vollen Tages (derzeit also: 20 % von EUR 28 für ein Frühstück) berechnet, weil sich der Wert der Mahlzeit nicht dadurch reduziert, dass Mitarbeiter nur einen halben Arbeitstag auswärts verbringen. Dies gibt auch die gesetzliche Regelung so vor (vgl. § 9 Abs. 4a Satz 8 Nr. 1 EStG).

Die Verlegungspauschale kann in voller Höhe ausgezahlt werden unabhängig davon, ob der Mitarbeiter niedrigere (oder überhaupt keine) Auslagen für die Mahlzeiten hatte.

Liegen die Erstattungen des Arbeitgebers unter den gesetzlichen Pauschalen, kann der Differenzbetrag vom Arbeitnehmer in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden. Liegen die Zahlungen des Arbeitgebers über den Pauschalbeträgen, ist der übersteigende Betrag als Vergütung lohnsteuerpflichtig.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht