Expertenforum

Wir haben im Kalenderjahr 2023 die Kinder unserer Mitarbeiter überprüft und die Anzahl der Kinder erfasst, damit ab Juli 2023 der Beitrag in der Pflegeversicherung (Reduzierung bei zwei bis fünf Kindern unter 25 Jahren) richtig berechnet werden (reguläres Nachweisverfahren). Die Mitarbeiter wurden auch per E-Mail darüber informiert, dass ab Juli 2023 bei ab zwei Kindern unter 25 Jahren der Beitragsabschlag in der Pflegeversicherung eingeführt wird.

Ab dem 01.07.2025 gilt nun das elektronische Abrufverfahren für die Kinder. Wir haben am 04.08.2025 einen Abruf beim Bundeszentralamt für Steuern gemacht.

Laut Mitteilung haben wir einen Mitarbeiterin, die 3 Kinder unter 25 Jahren hat. Bei der Einstellung 2020 hat sie allerdings nur ein Kind angegeben und uns bis zum Abruf der Daten beim Bundeszentralamt für Steuern die beiden anderen Kinder nicht mitgeteilt.

Wir haben auch eine Mitarbeiterin, die hat bei der Einstellung 2022 kein Kind angegeben und auch keinen Nachweis vorgelegt. Deshalb wurde sie bis jetzt immer als kinderlos geführt und hat auch den Zuschlag für Kinderlose gezahlt. Es stellt sich für uns nun die Frage ab welchem Zeitpunkt wir die nicht angegeben Kinder in der Lohnabrechnung berücksichtigen müssen.

Ist der Nachweis der Kinder erst ab dem 01.07.2025 in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen, weil zu diesem Zeitpunkt die Daten beim Bundeszentralamt für Steuern abgerufen wurden?

Oder müssen wir das ganze rückwirkend zum 01.07.2023 berücksichtigen? Mit der Folge, dass das Kalenderjahr 2024 noch mit unserem Lohnabrechnungsprogramm berichtigt werden kann und der Zeitraum Juli 2023 bis Dezember 2023 manuell berichtigt werden muss. Dies stellt einen hohen Mehraufwand für uns da, obwohl das Verschulden eindeutig bei den beiden Mitarbeiterinnen liegt, weil dies uns nicht die erforderlichen Angaben gemacht haben.

Hallo Kornelia,
 
der in der Zeit vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung erbrachte Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder bleibt wirksam, wenn das Ergebnis des Abrufs der Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren bestätigt wird.
 
Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilten Angaben im Zuge des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren nicht bestätigt werden, ist für die Zeit ab dem 01.07.2025 der Nachweis der Elterneigenschaft durch geeignete Unterlagen gegenüber dem Arbeitgeber zu erbringen. Für die Zeit bis zum 30.06.2025 gilt eine Art Bestandsschutz, das heißt, dass keine rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds erfolgt.
 
Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist hingegen – längstens für die Zeit bis 01.07.2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen. Das gilt selbst dann, wenn das Mitglied in dem Zeitraum vom 01.07.2023 bis zum 30.09.2025 der Anforderung des Arbeitgebers zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Sinne des § 55 Absatz 3d Satz 2 SGB XI nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam