Expertenforum - Kindergartenzuschuss

Sehr geehrte Damen und Herren,

bei uns im Unternehmen zahlen wir für Mitarbeiter einen Zuschuss zur Kinderbetreuung steuer- und sv-frei aus. Als Nachweis nehmen wir eine Bestätigung des Kindergarten zu den Lohnunterlagen. Wir haben nun gelesen, dass der Arbeitgeber eine "Originalbescheinigung" über die an den Kindergarten gezahlten Beiträge zu den Lohnunterlagen nehmen muss. Im Zuge der Digitalisierung stelle sich für uns die Frage, wie denn eine "Originalbescheinigung" definiert ist? Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit es sich um eine Originalbescheinigung handelt?

Vielen Dank für Ihre Hilfe

Titel: Kindergartenzuschuss

Sehr geehrter Fragesteller,

die von Ihnen angesprochene Bestimmung zur Aufbewahrungspflicht der "Originalbescheinigung" beim Arbeitgeber findet sich in LStR R 3.33 Abs. 4 Satz 3 ("Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren." ).

Sichergestellt werden soll auf diese Weise, dass nicht trotz Erstattung von Arbeitgeberseite der Arbeitnehmer die entsprechenden Aufwendungen auch bei der persönlichen Einkommenssteuererklärung nochmals steuerlich geltend macht und zugehörige Belege einreicht.

Die Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers ist jedenfalls dann erfüllt, wenn vom Arbeitnehmer übergebene Originale archiviert werden (z.B. Gebührenbescheide kommunaler Kitas oder sonstige Originalschreiben über die Kita-Kosten). Existieren solche Originale nicht (z.B., weil die Kita Beträge nur elektronisch anfordert), kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine entsprechende Original-Bestätigung der Kita (über die aktuell abgerechneten Kosten) verlangen.

Die Übergabe entsprechender Originale durch den Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber als Voraussetzung für die Auszahlung des Kita-Zuschusses erklärt werden.

Fest definierte Kriterien für die Qualität als "Originalbescheinigung" existieren nicht. Ausreichend wäre aber in jedem Fall ein Dokument, das vom Kita-Träger ausgestellt ist und die laufenden Kosten "für steuerliche Zwecke" bescheinigt. Wie oben erwähnt, sind auch Originalgebührenbescheide etc. ausreichend. Kopien genügen nicht.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte für Steuerrecht