Expertenforum - Fahrtkostenerstattung für Auszubildende zur Berufsschule

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten unseren Auszubildenden die Fahrtkosten zur Berufsschule über die Gehaltsabrechnung erstatten.

Nach meinem Kenntnisstand gilt die Fahrt zur Berufsschule als Auswärtstätigkeit.

Welche Möglichkeiten gibt es, damit wir es steuerfrei erstatten dürfen und welche Nachweise sind ggf. für eine spätere Prüfung vorzulegen für

a) Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und

b) für Fahrten mit dem eigenen PKW?

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und viele Grüße!

Sehr geehrter Fragesteller,

bei Auszubildenden ist tatsächlich (wie von Ihnen angenommen) die Zeit in der Berufsschule als Auswärtstätigkeit anzusehen. (Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass während der Ausbildung der Ausbildungsbetrieb als erste Tätigkeitsstätte anzusehen ist.)

Für die steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln kommt vor allem § 3 Nr. 15 EStG in Betracht. Danach sind steuerfrei "Zuschüsse des Arbeitgebers ... für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr". Zur Nachweisführung müssen bei den Lohnunterlagen entsprechende Belege geführt werden (z.B. Kopien der Zeitkarten). Da für die gesetzliche Privilegierung irrelevant ist, ob ein dienstlicher Bezug besteht (auch Arbeitgeber-Zuschüsse zu rein privat genutzten Zeitkarten sind steuerfrei), muss die dienstliche Nutzung nicht nachgewiesen/kommentiert werden.

Für Fahrten mit dem eigenen Pkw können die tatsächlichen Aufwendungen erstattet werden. Üblich ist die Pauschalierung mit 0,30 Euro je Kilometer gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG in Verbindung mit § 5 Abs. 2 Satz 1 Bundesreisekostengesetz. Als Nachweis genügt insoweit die zu den Lohnunterlagen zu nehmende Erklärung des Auszubildenden, dass er die Fahrten zur Berufsschule mit dem Pkw absolviert.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht