Expertenforum

In den vom GKV-Spitzenverband im März 2025 veröffentlichten „Grundsätzlichen Hinweisen zur Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ steht unter Punkt 5.6.4 – „Nachweise für Kinder, die im automatisierten Übermittlungsverfahren abgerufen werden“ folgender Passus:

Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist hingegen – längstens für die Zeit bis zum 1. Juli 2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zugunsten des Mitglieds abweichen.

Das gilt selbst dann, wenn das Mitglied im Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 der Aufforderung der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Sinne des § 55 Absatz 3d Satz 2 SGB XI nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist.

Dieser Erstattungsanspruch ist jedoch nicht nach § 125 SGB IV zu verzinsen, da es sich hierbei nicht um einen Erstattungsanspruch nach § 55 Absatz 3d Satz 1 SGB XI handelt.

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Unsere Vorgehensweise:

Wir haben im Juli 2023 die Mitarbeitenden im vereinfachten Verfahren aufgefordert, uns die Angaben zu ihren Kindern (Name und Geburtsdatum) mitzuteilen. Nachweise wurden nicht verlangt.

Nun haben wir die Bestandsmeldung abgesetzt und erhalten die beschriebenen Abweichungen zurück. Im digitalen Verfahren zum 01.07.2025 werden mehr Kinder zurückgemeldet, als von uns seit dem 01.07.2023 bei der Abrechnung berücksichtigt wurden.

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Beispiel 1:

• Rückmeldung im digitalen Verfahren: 4 Kinder

• Bisher berücksichtigt: 0 Kinder

• Der Mitarbeitende hat uns trotz Aufforderung keine Kinder zum 01.07.2023 gemeldet.

• Unser Abrechnungssystem nimmt nun automatisiert eine Rückrechnung zum 01.07.2025 vor.

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Beispiel 2:

• Rückmeldung im digitalen Verfahren: 4 Kinder

• Bisher berücksichtigt: 3 Kinder

• Der Mitarbeitende hat uns zum 01.07.2023 seine drei Kinder gemeldet, jedoch die Geburt seines vierten Kindes am 01.03.2024 nicht mitgeteilt.

• Unser Abrechnungssystem nimmt nun automatisiert eine Rückrechnung zum 01.07.2025 vor.

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Aufgrund der nicht unerheblichen Anzahl der Fälle bedeuten die Rückrechnungen für die Zeiträume vor dem 01.07.2025 einen erheblichen administrativen Aufwand.

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Deshalb bitten wir um Klarstellung

Frage 1:

Verstehen wir es richtig, dass wir als beitragsabführende Stelle verpflichtet sind, die Erstattung zugunsten der Mitarbeitenden auch für Zeiträume vor dem 01.07.2025 durchzuführen?

Im Beispiel 1 rückwirkend zum 01.07.2023, im Beispiel 2 rückwirkend zum 01.07.2024.

(Zusätzlicher Hinweis: Unser Abrechnungssystem zeigt leider nur Beispiel 2 zur Prüfung an; Beispiel 1 wird nicht angezeigt.)

Frage 2:

Verstehen wir es richtig, dass wir für die Erstattung für den Zeitraum vor den 01.07.2025 entweder die Nachweise der Kinder vom Mitarbeitenden anfordern müssen oder die im digitalen Verfahren vorgesehene Historienabfrage nutzen können?

Frage 3:

Bis zu welchem Zeitpunkt muss die Erstattung spätestens vorgenommen werden?

Frage 4:

Was würde geschehen, wenn wir die Erstattung unterlassen ?

Vielen Dank für ihre Unterstützung

Hallo JS,
 
zunächst einmal bitten wir um Verständnis, dass wir aufgrund der Komplexität Ihrer Fallschilderung nicht in vollem Umfang auf jeden einzelnen Aspekt Ihrer Fragen und Beispiele eingehen können. Dies würde den Rahmen dieses Forums sprengen.
 
Gerne geben wir Ihnen fallbezogen die folgenden grundsätzlichen Informationen:
 
Die gesetzlichen Grundlagen zur Vorgehensweise in Fällen der von Ihnen beschriebenen Art ergeben sich neben den von Ihnen bereits angesprochenen grundsätzlichen Hinweisen zur „Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ vom 31.03.2025 auch aus den seit 01.04.2025 gültigen gemeinsamen Grundsätzen für das „Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) nach § 55a SGB XI und § 28a Absatz 13 Satz 8 SGB IV“.
 
Die pflegebeitragsrelevanten Daten im Rahmen des DaBPV beruhen ausschließlich auf steuerrechtlichen Daten. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) trifft mit der ermittelten Elterneigenschaft sowie der Anzahl der Kinder keine abschließende sozialrechtliche Entscheidung. Insofern bietet das DaBPV nicht für alle Mitglieder eine verbindliche Grundlage zur kinderanzahlbezogenen Beitragsbemessung in der Pflegeversicherung.
 
In Einzelfällen sind abweichende Entscheidungen der Arbeitgeber zugelassen und erforderlich. Damit sind die Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, abweichend von den Daten des BZSt, die selbst erhobenen Daten für die Beitragserhebung zu verwenden. Liegen dem Arbeitgeber Informationen vor, die von der Meldung des BZSt abweichen, sind  diese bestehenden Nachweise zugrunde zu legen oder eine Aufklärung über die betroffene Person vorzunehmen. Wurde die Elterneigenschaft und Kinderanzahl anhand geeigneter Nachweise bestätigt, ist die Elterneigenschaft oder die Kinderanzahl für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu verwenden. Die abweichenden Informationen des BZSt werden dann nicht Grundlage der Beitragsberechnung.
 
Sind dem Arbeitgeber keine Abweichungen bekannt oder liegen keine Indizien für berechtigte Zweifel an den Daten des BZSt vor, sind die von dem BZSt mitgeteilte Kinderanzahl und die übermittelten Zeiträume für die Arbeitgeber verbindlich.
 
Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist – längstens für die Zeit bis 01.07.2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen. Das gilt selbst dann, wenn das Mitglied in dem Zeitraum vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 der Anforderung des Arbeitgebers zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder (im Sinne des § 55 Absatz 3d Satz 2 SGB XI) nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist.
 
Die oben aufgeführten Regelungen haben nach unserer Auffassung zur Folge, dass das vom BZSt mitgeteilte Vorliegen der Elterneigenschaft (frühestens seit dem 01.07.2023) vom Arbeitgeber bei der Ermittlung des Arbeitnehmeranteils zur Pflegeversicherung für den Zeitraum des vereinfachten Nachweisverfahrens (01.07.2023 – 30.06.2025) zu berücksichtigen ist. Hierbei ist zu beachten, dass Nachweise für Kinder, die im Zeitraum  01.07.2023 bis 30.06.2025 geboren wurden, ab Beginn des Monats der Geburt wirken.
 
Für die Zeit ab dem 01.07.2025 ist dagegen der Nachweis der Elterneigenschaft bzw. die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder durch entsprechende Unterlagen vom Arbeitgeber zu dokumentieren.
 
Bezüglich Ihrer Frage, bis wann eine Erstattung an die betreffende Person vorzunehmen ist, beinhalten sowohl die grundsätzlichen Hinweise als auch die gemeinsamen Grundsätze zum Thema keine weitergehenden Informationen. Nach unserer Auffassung sollte eine Erstattung „zeitnah“ umgesetzt werden.
 
Ihre Frage zur Unterlassung der Erstattung und den eventuell daraus resultierenden Konsequenzen kann aufgrund der arbeitsrechtlichen Thematik in diesem sozialversicherungsrechtlichen Forum nicht beantwortet werden.
 
Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass das Expertenforum zum Sozialversicherungsrecht eine bundesweite Plattform ist, die dem Austausch von Meinungen, Wissen, Erfahrungen und persönlichen Gedanken dient. Dabei sind wir bemüht, auf die Fragestellungen der User einzugehen und diesen eine korrekte - jedoch nicht rechtsverbindliche - Auskunft zu geben.
 
Eine schriftliche sowie rechtsverbindliche „Klarstellung“ kann in solchen Fällen nur durch die zuständige Krankenkasse der betreffenden Person erfogen.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam