Expertenforum

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben folgendes Problem: Die Beiträge in der privaten KV und PV müssten eigentlich elektonisch an die Arbeitgeber übermittelt werden. Nun haben wir recht viele Fälle, bei denen keine Datensätze übermittelt wurden. Wir haben die Mitarbeiter angesprochen, dass sie bitte nochmals die Papierbescheinigungen bei Ihrer Krankenkasse anfordern sollen. Viele Krankenkasse weigern sich nun, mit dem Hinweis, dass es ein elektronisches Verfahren gibt. Gibt es eine rechtliche Grundlage, auf die wir verweisen können, damit die Mitarbeiter dennoch ausnahmsweise die Papierbescheinigung erhalten?

Vielen Dank.

Hallo Karl,
 
das Bundesministerium der Finanzen hat in dem Schreiben vom 03.06.2025 zum „Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026“ zu der von Ihnen angefragten Thematik unter der „Randnummer 107“ folgendes ausgeführt:
 
„Nach dem Start des Verfahrens ab 2026 wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren nicht beanstandet, wenn in Fällen, in denen Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung dem Lohnsteuerabzug zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren).“
 
Eine Rechtsgrundlage für die Anwendung des Ersatzverfahrens wurde hier nicht aufgeführt. Daher empfehlen wir Ihnen, zur rechtsverbindlichen abschließenden Klärung das zuständige Betriebsstätten - Finanzamt zu kontaktieren.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam