Expertenforum - Digitaler Abruf Kinder Pflegeversicherung Abschläge ab 01.07.2025

Sehr geehrte Damen und Herren,

das digitale Verfahren zum Abruf von berücksichtigungsfähigen Kindern in der gesetzlichen Pflegeversicherung wird ab 01.07.2025 obligatorisch.

Uns stellt sich die Frage, ob wir als Arbeitgeber zu einer einmaligen Bestandsabfrage für die Historie ( längstens bis 01.07.2023) verpflichtend sind, auch wenn wir eine einmalige Abfrage mit Anforderung von Nachweisen zum damaligen Zeitpunkt zum 01.07.2023 durchgeführt haben.

Falls wir trotz dessen neben der monatlichen Abfrage für Neueintritte ab 01.07.2025 auch eine einmalige Bestandsabfrage verpflichtend sind, stellt sich uns die Frage, bis wann wir mit der Durchführung, Prüfung und ggfls. Korrektur von nicht bekannten Kindern, die uns dann über die digitale Abfrage übermittelt haben Zeit haben.

Sind wir überhaupt zur Beitragskorrektur in der Vergangenheit verpflichtet, wenn der Mitarbeiter uns fälschlicherweise auf unsere damalige Anfrage (Juni 2023) keine Kinderdaten gemeldet hat? Müssten wir diese rückwirkend korrigieren oder erst ab 01.07.2025 berücksichtigen?

Vielen Dank.

Hallo HR-Sozialversicherung,

die Teilnahme am „Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ im Rahmen des digitalen Verfahrens zum Abruf von berücksichtigungsfähigen Kindern in der gesetzlichen Pflegeversicherung ist für alle beitragsabführenden Stellen wie z.B. Arbeitgeber obligatorisch, sofern sie zur Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen in der sozialen Pflegeversicherung verpflichtet sind. Diese Verpflichtung gilt auch, wenn der Arbeitgeber eine einmalige Abfrage mit Anforderung von Nachweisen bereits durchgeführt hat.

Für Bestandsfälle – also alle Beschäftigten, die schon vor dem 01.07.2025 beim Arbeitgeber in einem laufenden Beschäftigungsverhältnis stehen – hat der Arbeitgeber zum 01.07.2025 einen Initialabruf vorzunehmen, für den er bis zum 31.12.2025 Zeit hat.

Die im vereinfachten Nachweisverfahren (01.07.2023 bis 30.06.2025) gegenüber dem Arbeitgeber mitgeteilten Angaben führen dazu, dass der ansonsten außerhalb des vereinfachten Verfahrens erforderliche Nachweis als erbracht gilt. Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren vom Mitglied mitgeteilten Angaben von den im digitalen Verfahren zur Verfügung gestellten Angaben oder von den im analogen Verfahren vorgelegten Nachweisen abweichen, erfolgt daher für diesen Zeitraum keine rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam
 

Guten Tag,

Sie schreiben im dritten Absatz das sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren vom Mitglied mitgeteilten Angaben von den im digitalen Verfahren zur Verfügung gestellten Angaben oder von den im analogen Verfahren vorgelegten Nachweisen abweichen, keine für den Zeitraum 01.07.2023 bis 30.06.2025 rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds erfolgen.

Doch wie sieht es aus, wenn das Mitglied bei der damaligen analogen Abfrage (Abfrage von Nachweisen) Nachweise von weiteren Kindern nicht vorgelegt hat und jetzt wird uns bei der Initialabfrage im Zeitraum 01.07.2025 bis 31.12.2025 diese Kinder gemeldet. In diesem Fall fällt eine Korrektur durch den Arbeitgeber zum Vorteil und nicht zu Lasten des Mitglieds aus, da eine Beitragsrückerstattung in der Pflegeversicherung erfolgt.

Sind wir als Arbeitgeber, sofern wir eine damalige analoge Abfrage mit Nachweisen vorgenommen haben, zu einer rückwirkenden Korrektur in diesem Fall verpflichtend? Falls ja, bis wann müssen wir die Beitragskorrektur beim betroffenen Mitglied umgesetzt haben und fallen in diesem Fall Zinsen an, die wir über die Gehaltsabrechnung zu erstatten haben?

Besten Dank im Voraus für eine Stellungnahme.

Hallo HR-Sozialversicherung,

im Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 gibt es ein vereinfachtes Nachweisverfahren. In diesem Übergangszeitraum gilt der Nachweis auch dann als erbracht, wenn Beschäftigte auf Anforderung des Arbeitgebers oder der Pflegekasse die erforderlichen Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern formlos mitteilen. Sofern sich für diesen Zeitraum Korrekturen ergeben, sind diese ggfs. rückwirkend ab dem 1. Juli 2023 zu berücksichtigen und entsprechend vorzunehmen. Bei Anwendung des vereinfachten Nachweisverfahrens entsteht grds. kein Verzinsungsanspruch.  

Nur wenn der Arbeitgeber auf die Bereitstellung des digitalen Nachweisverfahrens zum 1. Juli 2025 wartet und das „vereinfachte Nachweisverfahren“ nicht anwendet, entsteht in diesen Fällen ein Anspruch auf Verzinsung für die zu viel gezahlten Beiträge.

Ein Erstattungsanspruch ist nicht zu verzinsen, wenn die Angaben zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen; das gilt auch dann, wenn das Mitglied der Anforderung der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Sinne des § 55 Absatz 3d Satz 2 SGB XI nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam

Guten Tag,

Beispiel:

Im Juli 2023 wurde Mitarbeiterin A im vereinfachten Nachweisverfahren nach Kindern befragt.

Es erfolgte daraufhin keine Rückmeldung von Mitarbeiterin A.

Zum 01.07.2025 erfolgt unsererseits eine Historienanfrage für vergangene Zeiträume.

Daraufhin erhalten wir elektronisch die Rückmeldung: Mitarbeiterin A hat zwei weitere berücksichtigungsfähige Kinder, obwohl diese von Mitarbeiterin A bei der Abfrage des vereinfachten Verfahrens im Juli 2023 nicht gemeldet wurden.

Frage: Müssen wir beide Kinder rückwirkend bis 01.07.2023 berücksichtigen oder erst ab 01.07.2025?

Vielen Dank.

Hallo HR-Sozialversicherung,

in Ihrem Beispiel sind die beiden Kinder rückwirkend seit dem 01.07.2023 zu berücksichtigen.

Dies ergibt sich nach unserem Verständnis aus den Grundsätzlichen Hinweisen zur „Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft vom 31. März 2025“ unter dem Punkt 5.6.4.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam