Expertenforum

Durch das DaBPV-Verfahren (Initialabruf ab 01.07.2025) haben wir bei einem Fall Kenntnis darüber erlangt, dass wir die ganze Zeit in der Abrechnung zu viele Kinder für den Beitragsabschlag in der Pflegeversicherung berücksichtigt haben. Der Mitarbeiter hat somit zu wenig Pflegeversicherungsbeitrag gezahlt. Wir hatten 4 Kinder hinterlegt - über DaBPV wurden uns jedoch nur 2 Kinder zurückgemeldet. Nach näherer Prüfung hat sich ergeben, dass wir versehentlich noch zwei Kinder über 25 Jahren berücksichtigt hatten. Der Mitarbeiter hatte den korrekten Nachweis (Geburtsurkunden) vorgelegt. Es handelt sich somit um einen Fehler unserseits, um eine falsche Eingabe in der Gehaltsabrechnungssoftware durch die Sachbearbeiter.

Wir sind nun unsicher, ob eine rückwirkende Korrektur erfolgen kann oder nicht, da in den Hinweisen zum DaBPV-Verfahren erläutert ist, dass bei Abweichungen zwischen vereinfachtem und digitalem Nachweisverfahren eine Art Bestandsschutz gilt und keine rückwirkende Korrektur zulasten der oder des Beschäftigten erfolgen darf.

Hier handelt es sich ja aber um einen offensichtlichen Fehler. Der Nachweis des Mitarbeiters war korrekt, jedoch erfolgte die Eingabe des Sachbearbeiters falsch. Wie geht man bei so einem Fall vor? Darf/soll man hier rückwirkend korrigieren oder nicht?

Vielen Dank für die Hilfe vorab!

Guten Tag,
 
der in der Zeit vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung erbrachte Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder bleibt wirksam, wenn das Ergebnis des Abrufs der Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren bestätigt wird.
 
Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilten Angaben im Zuge des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren nicht bestätigt werden, ist für die Zeit ab dem 01.07.2025 der Nachweis der Elterneigenschaft durch geeignete Unterlagen gegenüber dem Arbeitgeber zu erbringen. Für die Zeit bis zum 30.06.2025 gilt eine Art Bestandsschutz, das heißt, dass keine rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds erfolgt.
 
Im vorliegenden Fall wurden die Angaben im vereinfachten Verfahren vom Arbeitnehmer korrekt gemacht. Die Kinder, welche das 25 Lebensjahr bereits vollendet haben, durften auch bereits im Zeitraum des vereinfachten Verfahrens nicht zur Berechnung des Abschlags zur Pflegeversicherung berücksichtigt werden. Insofern liegt hier keine Abweichung zum maschinellen Verfahren bei der berücksichtigungsfähigen Kinderzahl vor. Der Fehler in der Berechnung der Beiträge ist zu korrigieren, da Beiträge zur Pflegeversicherung in zu geringer Höhe berechnet wurden.
 
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Versichertenanteile für die letzten 3 abgerechneten Entgeltabrechnungszeiträume nachträglich einbehalten. Wird also z. B. bei der Lohnabrechnung für den August ein unterbliebener Beitragsabzug festgestellt, können mit der August-Abrechnung noch die Arbeitnehmeranteile für die Monate Juli, Juni und Mai einbehalten werden. Darüber hinaus, also für mehr als 3 Abrechnungszeiträume kann dies nur erfolgen, wenn der unterbliebene Lohnabzug ohne Verschulden des Arbeitgebers erfolgt ist.
 
Für Sie bedeutet das, dass eine Korrektur in diesem Fall notwendig ist, da der Beitragsanteil, ohne Verschulden des Arbeitnehmers falsch berechnet wurde. Beim Mitarbeitenden können nur die unterbliebenen Lohnabzüge der letzten 3 Monat geltend gemacht werden.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam