Expertenforum

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Finanzverwaltung meldet ab 01.01.2026 u.a. die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private KV-/PV mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Dies dient u.a. der Ermittlung der Steuerfreiheit/Steuerpflicht eines gewährten Zuschusses. Es stellt sich die Frage, inwieweit diese Werte auch für die Berechnung des Arbeitgeberzuschusses zur privaten KV/PV gem. § 257 SGB V und § 61 SGB XI herangezogen werden dürfen/können/sollen oder ob weiterhin die Papierbescheinigungen für die Berechnung der Zuschüsse nötig sind.

Papierbescheinigungen und Verwendungsbescheinigungen sollen nach Rn. 31 des BMF-Anwendungsschreibens vom 03.06.2025 ab 01.01.2026, abgesehen von einem Ersatzverfahren in der Übergangszeit, durch das maschinelle Verfahren ersetzt werden. Die Rundungsregelungen zur Übermittlung der Beträge (Rn. 34) und auch andere Sachverhalte (z.B. Besonderheiten bei der Zuschussermittlung für Familienangehörige) scheinen der alleinigen Verwendung der übermittelten Werte zur korrekten Zuschussermittlung jedoch entgegenzustehen. Nach Rn. 69 „… ist der Arbeitgeber unverändert verpflichtet, die sozialversicherungsrechtliche Prüfung hinsichtlich der Verpflichtung der Zahlung des Zuschusses nach § 257 SGB V und § 61 SGB XI durchzuführen (siehe dazu Rn. 97 bis 99).“

a) Können/Sollen die mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen gemeldeten Beiträge zur privaten KV/PV als Grundlage für die Berechnung des Beitragszuschusses herangezogen werden? Wenn Ja, wie soll die Prüfung der genauen Höhe des zustehenden Zuschusses unter Beachtung von § 257 SGB V und § 61 SGB XI dann vollzogen werden?

b) Welche Unterlagen/Grundlagen sind aus Ihrer Sicht insbesondere auch ab 01.01.2026 zur weiterhin korrekten Ermittlung der Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung notwendig?

c) Wie sollen sich die Arbeitgeber verhalten, wenn private Versicherungsunternehmen die Ausstellung einer Papierbescheinigung gem. §§ 257/61 SGB V/XI mit Hinweis auf das steuerrechtliche, maschinelle Meldeverfahren verweigern?

Vielen Dank im Voraus.

Freundliche Grüße

Rudolf Haider

Hallo Herr Haider,

nach den uns bislang vorliegenden Informationen wird ab 01.01.2026 der Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern gestartet. Im Rahmen dessen wird das bisherige Papierbescheinigungsverfahren für die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) durch ein elektronisches Übermittlungsverfahren ersetzt. Die Einzelheiten zum elektronischen Datenaustausch werden im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens durch Erlass der Finanzverwaltung geregelt. 

Hierbei werden die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zukünftig elektronisch von den Versicherungsunternehmen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Das BZSt stellt diese Daten den Arbeitgebern im Rahmen des ELStAM-Verfahrens zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit für Arbeitnehmende, Papierbescheinigungen über ihre Versicherungsbeiträge vorzulegen.

Die reine Ermittlung des korrekten Beitragszuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung nach vordergründig zu berücksichtigenden arbeitsrechtlichen Kriterien ist wie bisher durch den Arbeitgeber durchzuführen.

Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026 werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt, nämlich die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, wenn für diese Beiträge die Voraussetzungen für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss vorliegen sowie die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, die – ggf. nach Abzug eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses – bei der Berechnung der sog. Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen sind.

Nach dem Start des Verfahrens wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren (2026 und 2027) nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber in Fällen, in denen PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der zu berücksichtigenden Beiträge zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren).

Weitere darüberhinausgehende Details hierzu liegen uns nicht vor.  

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam