Expertenforum - Automatisiertes Verfahren Versicherungsnummernnachweis

Guten Tag,

seit 01.01.2025 besteht die Verpflichtung zum maschinellen Abruf der Versicherungsnummer.

Seit dem sind wir mit zwei Konstellationen konfrontiert, bei denen der Prozess für uns nicht eindeutig erscheint:

1. Ein Eintritt zum 01.02.2025 - unser Abrechnungslauf ist Mitte Februar für den Abrechnungsmonat Februar. Nun kann es aufgrund verspäteter Anlage eines Eintritts in unserem Abrechnungsprogramm - hier konkret zum 01.02.2025 - passieren, dass die Eintrittsmaßnahme erst einen Tag vor Abrechnungsschluss (hier Mitte Februar) erfasst wird und es erst an diesem Tag zur Anfrage der Versicherungsnummer bei der Datenstelle kommt. Eine maschinelle Rückmeldung der RV-Nr. ist in diesem Fall pünktlich zur ersten Abrechnung nicht bekannt. Dies hat zur Folge, dass die DEÜV-Anmeldung ohne RV-Nr. an die Einzugsstelle übermittelt wird. Im Nachgang wird die RV-Nr. maschinell zurück gemeldet. Eine Korrektur der DEÜV-Anmeldung mit unter Angabe der RV-Nr. erfolgt arbeitgeberseitig bzw. systemseitig nicht. Darunter fallen auch Konstellationen, bei denen wir von der DRV über mehrere Tage hinweg keine Rückmeldung zu unserer Anfrage erhalten.

Muss die DEÜV-Anmeldung in diesen Fällen manuell über das SV-Meldeportal korrigiert werden?

2. Es kann vorkommen dass wir auf Anfrage die Rückmeldung "VAV kein Ergebnis" erhalten.

Der Wert gibt an, dass die Abfrage der Sozialversicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) kein Ergebnis liefern konnte. Möglicherweise wurde für den Personalfall noch keine Sozialversicherungsnummer vergeben. Die Neuvergabe erfolgt dann im Zuge unserer DEÜV-Anmeldung. Auch in diesem Fall stellt sich uns die Frage ob wir als Arbeitgeber die DEÜV-Anmeldung ab Vorlage der RV-Nr. manuell über das SV-Meldeportal unter Angabe der RV-Nr. korrigieren müssten?

Vielen Dank.

Guten Tag,
 
die Versicherungsnummern werden von der Deutschen Rentenversicherung vergeben, spätestens, wenn die Person das erste Mal eine berufliche Tätigkeit in Deutschland aufnimmt – egal, ob Ausbildung, Vollzeit-, Teilzeit- oder Minijob. In der gesetzlichen Krankenversicherung dient sie als Grundlage für die bundeseinheitliche Versicherungsnummer.
 
Der elektronische Abruf der Versicherungsnummer durch den Arbeitgeber ist bei einer Anmeldung durchzuführen. Die Abfrage der Versicherungsnummer wird im elektronischen Verfahren an die DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung) gestellt. Die DSRV prüft, ob eine eindeutige Zuordnung der Versicherungsnummer vorhanden ist und teilt das Ergebnis per Rückmeldeverfahren mit. Wenn keine oder keine eindeutige Zuordnung der Versicherungsnummer möglich ist, wird dies entsprechend zurückgemeldet. Die DEÜV-Anmeldung Grund 10 erfolgt dann bei der Lohnabrechnung ohne Versicherungsnummer.
 
In den Fällen, in denen bei einer Anmeldung aus Anlass der Aufnahme einer Beschäftigung keine Versicherungsnummer programmseitig vorliegt, ist diese verpflichtend elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzufragen.
 
Sofern die Versicherungsnummer bekannt ist, erübrigt sich der elektronische Abruf.
 
Sollte noch keine Sozialversicherungsnummer für den Arbeitnehmer existieren, beantragt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsnummer mit der Anmeldung zur Sozialversicherung. Dazu benötigen Sie den Geburtsnamen, das Geburtsdatum, den Geburtsort, das Geburtsland sowie die Angaben zum Geschlecht. Diese Daten sind im unteren Bereich der Anmeldung zur Sozialversicherung anzugeben.
 
Die Deutsche Rentenversicherung vergibt dann eine Sozialversicherungsnummer und stellt dem Arbeitnehmer den Versicherungsnummernnachweis aus, der dann per Post versendet wird.
 
Eine Korrektur der Anmeldung erfolgt in diesen Fällen nicht.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre umfassende Rückmeldung.

Wir haben von unserem Softwaredienstleisters den Hinweis erhalten, dass wenn von der DSRV noch keine Versicherungsnummer vergeben wurde, dies anhand des Kennzeichens "Kein Ergebnis" in der zurückkommenden Eingangsmeldung mitgeteilt wird. Daraufhin können DEÜV-Anmeldungen auch ohne Versicherungsnummer verschickt werden und die DSRV vergibt eine neue Nummer. Diese neu vergebene Versicherungsnummer erhalten wir als Arbeitgeber dann über das jeweilige Verfahren (DEÜV) elektronisch zurück.

D.h. wir müssten in diesem Fall die SV-Nummer nicht beim Mitarbeiter erfragen, sobald dieser Post mit der Versicherungsnummer erhalten hat. Ist das korrekt?

Vielen Dank.

Guten Tag,

müssen wir die Versicherungsnummer auch bei Praktikanten die nicht der SV-pflicht unterliegen und nicht DEÜV-melderelevant elektronisch abfragen? Falls nicht müssen wir die SV-Nr. manuell abfragen und in unserem System führen?

Vielen Dank.

Guten Tag,
 
wir stimmen Ihnen zu, dass Sie die neu vergebene Versicherungsnummer über das jeweilige Verfahren (DEÜV) elektronisch mitgeteilt bekommen.  
 
Für den Personenkreis der sozialversicherungsfreien Praktikanten, die Arbeitsentgelt erhalten, ist eine Anmeldung mit Personengruppe 190 (nur in der Unfallversicherung versicherte Personen) und der Beitragsgruppe 0000 zu erstellen.
Dies ist auch ohne Rentenversicherungsnummer unter Angabe des Geburtsdatums und Geburtsortes möglich. Eine solche wird daraufhin vergeben.
 
Wird für das vorgeschriebene Zwischenpraktikum keine Entgeltzahlung geleistet, ist eine Meldung nicht zu erstellen. In diesem Fall ist eine elektronische Abfrage der Versicherungsnummer nicht erforderlich.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam
 

Guten Tag,

wir rechnen Pflichtpraktikanten mit dem SV Schlüssel 0000 und PG 190 ab und diese bekommen ein Entgelt --> d.h. für diese fragen wir ebenfalls die Versicherungsnummer auf dem elektronischen Weg ab?

Darüber hinaus rechnen wir Bachelor / Masteranden & Diplomanden mit SV Schlüssel 0000 und PG 900 ab. Diese bekommen auch ein Entgelt. --> Müssen wir die Versicherungsnummer auch bei diesem Personenkreis elektronisch abfragen? Falls nicht müssen wir die SV-Nr. manuell abfragen und in unserem System führen?

Vielen Dank.

Guten Tag,
 
wie bereits in unserer ersten Antwort beschrieben, ist der elektronische Abruf der Versicherungsnummer durch den Arbeitgeber bei einer Anmeldung durchzuführen. In den Fällen, in denen bei einer Anmeldung aus Anlass der Aufnahme einer Beschäftigung keine Versicherungsnummer programmseitig vorliegt, ist diese verpflichtend elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzufragen.
 
Sofern die Versicherungsnummer bekannt ist, erübrigt sich der elektronische Abruf.
 
Personen, die sich allein zur Erstellung der für den Studienabschluss erforderlichen Abschlussarbeit (z.B. Bachelorarbeit) in einen Betrieb begeben und in dieser Zeit neben dieser Abschlussarbeit keine für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören nicht zu den abhängig Beschäftigten.
Eine Meldung ist nicht vorzunehmen, daher ist in diesen Fällen ein elektronischer Abruf der Versicherungsnummer nicht notwendig.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam

Guten Tag,

Sie schreiben "Personen, die sich allein zur Erstellung der für den Studienabschluss erforderlichen Abschlussarbeit (z.B. Bachelorarbeit) in einen Betrieb begeben und in dieser Zeit neben dieser Abschlussarbeit keine für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören nicht zu den abhängig Beschäftigten. Eine Meldung ist nicht vorzunehmen, daher ist in diesen Fällen ein elektronischer Abruf der Versicherungsnummer nicht notwendig."

Sind wir sozialversicherungsrechtlich trotzdem dazu verpflichtet die Sozialversicherungsnummer bei diesem Personenkreis abzufragen, der Personalakte zu dokumentieren und manuell im Abrechnungssystem zu führen?

Vielen Dank.

Guten Tag,
 
da bei diesem Personenkreis keine abhängige Beschäftigung besteht und keine Meldung an die Krankenkasse zu erstellen ist, sind Sie aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht nicht dazu verpflichtet die Sozialversicherungsnummer bei diesem Personenkreis abzufragen.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam