Expertenforum

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen unseres Konzern‑Go‑Lives zum 01.05.2026 stellen wir unsere HR‑Systemlandschaft um, einschließlich des Abrechnungssystems. Ab 01.05.2026 wird keine Rückrechnung mehr möglich sein. Für das Jahr 2026 entstehen daher zwei getrennte Lohnsteuerbescheinigungen (01.01.–30.04. über das Altsystem, 01.05.–31.12. über das Neusystem).

Wir erwarten nach dem Go-Live vereinzelt Nachzahlungen variabler Vergütungsbestandteile (z. B. Überstunden, Schichtzulagen, Zuschlagsberechnungen), insbesondere für Fälle, in denen Eingaben im Altsystem versehentlich unterblieben sind.

In unserem internen Austausch wurde nun die Frage aufgeworfen, ob diese nachträglichen Zahlungen aus Praktikabilitätsgründen grundsätzlich als steuerpflichtige Einmalzahlungen behandelt werden könnten, anstatt sie zeitaufwändig in steuerfreie und steuerpflichtige Bestandteile aufzuschlüsseln.

Bevor wir intern eine Entscheidung treffen, benötigen wir Ihre fachliche Einschätzung:

1) Wie sind rückwirkende variable Zahlungen steuerrechtlich korrekt zu behandeln, wenn die ursprüngliche Abrechnung im Altsystem nicht mehr korrigiert werden kann und die Zahlung im neuen System erfolgt?

2) Ist eine pauschale steuerpflichtige Abrechnung aller Nachzahlungen rechtlich zulässig, oder müssen steuerpflichtige und steuerfreie Bestandteile weiterhin sauber getrennt werden?

3) Gibt es alternative, praxistaugliche Vorgehensmodelle, die sowohl konform mit dem Einkommensteuerrecht als auch mit geringem administrativen Aufwand umsetzbar sind?

Unser Ziel ist eine steuerlich und sozialversicherungsrechtlich saubere, aber zugleich pragmatische Lösung, die die Systemumstellung berücksichtigt und einen unverhältnismäßig hohen manuellen Aufwand für diese Sonderfälle vermeidet.

Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie uns hierzu eine Einschätzung sowie ggf. Handlungsempfehlungen geben könnten.

Vielen Dank vorab für Ihre Unterstützung.

Sehr geehrter Fragesteller,

beim Wechsel des Abrechnungssystems wird grundsätzlich keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellt. Vielmehr sind die im alten System abgerechneten Werte bis zum Stichtag im neuen System als Vortragswerte zu übernehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht

Guten Tag,

könnten Sie bitte auf folgende Fragen eingehen:

1) Wie sind rückwirkende variable Zahlungen steuerrechtlich korrekt zu behandeln, wenn die ursprüngliche Abrechnung im Altsystem nicht mehr korrigiert werden kann und die Zahlung im neuen System erfolgt?

2) Ist eine pauschale steuerpflichtige Abrechnung aller Nachzahlungen rechtlich zulässig, oder müssen steuerpflichtige und steuerfreie Bestandteile weiterhin sauber getrennt werden?

3) Gibt es alternative, praxistaugliche Vorgehensmodelle, die sowohl konform mit dem Einkommensteuerrecht als auch mit geringem administrativen Aufwand umsetzbar sind?

Vielen Dank.

Sehr geehrter Fragesteller,

zu Ihren Fragen können wir mitteilen:

1)

Die Korrektur erfolgt im neuen System an den (aus dem alten System übernommenen) vorgetragenen Werten des laufenden Jahres.

2)

Steuerpflichtige und steuerfreie Vergütungsteile sind getrennt zu behandeln. Der Wechsel des Abrechnungssystems führt nicht zu steuerrechtlichen Ausnahmen/Sonderregeln.

3)

Der Aufwand des Systemwechsels ist hauptsächlich abhängig von der Gestaltung der eingesetzten Software (Abrechnungs-Systeme). Die Mandantenabgabe/Mandantenübernahme (unterjährig oder zum Jahreswechsel) gestaltet sich bei den einzelnen Anbietern (und bei Wechsel des Lohnabrechnungsprogramms innerhalb eines Anbieters) je nach Produkt verschieden. Es handelt sich dabei nicht um lohnsteuerliche (steuerrechtliche) Fragen. Wir bitten um Verständnis, dass wir deshalb auf die beteiligten Anbieter Ihrer Abrechnungs-Systeme verweisen müssen und keine Vorschläge unterbreiten können.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht