§ 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- 1.Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Absatz 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- 2.die empfangenen Handelsbriefe,
- 3.Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
- 4.Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Absatz 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3)1 Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
- 1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
- 2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
2 Sind Unterlagen aufgrund des
§ 239 Absatz 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4)1 Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen 8 Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren. 2 Abweichend von Satz 1 sind bei Personen oder Gesellschaften, die
- 1.Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b KWG sind, einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG,
- 2.der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 VAG unterliegen oder
- 3.Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 WpIG sind,
die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren.
Absatz 4 neugefasst durch G vom 22. 12. 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 369) (30. 12. 2025).
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Absatz 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
