euBP: Daten für die Betriebsprüfung elektronisch übermitteln

Mindestens alle vier Jahre meldet sich die Deutsche Rentenversicherung (DRV) zur Betriebsprüfung an. Das Verfahren läuft inzwischen in digitaler Form. Alle für die Prüfung relevanten Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Finanzbuchhaltung übermitteln Arbeitgeber elektronisch an die Rentenversicherung. Nur in seltenen Fällen kommen Prüfende vor Ort in den Betrieb oder in das Steuerbüro.

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Wie funktioniert das euBP-Verfahren?

Inhalte der Datenübermittlung

Auf Wunsch: Digitales Prüfergebnis, digitale Meldekorrekturen

Ausnahmen nur noch bis Ende 2026

Wie funktioniert das euBP-Verfahren?

Seit 2023 übermitteln Unternehmen die für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) notwendigen Daten in elektronischer Form aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm an die Deutsche Rentenversicherung (DRV). Dazu gehören seit 1. Januar 2025 auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung. Bis Ende 2024 war dies auf freiwilliger Basis möglich und ist seit 1. Januar 2025 verpflichtend.

Die wichtigsten Schritte in der ÜbersichtDie wichtigsten Schritte

1. Datenabfrage:
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Das Verfahren der euBP beginnt mit der Datenabfrage des zuständigen Rentenversicherungsträgers. Die Übermittlung der prüfrelevanten Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm. Nach der Übersendung erhalten Absendende eine elektronische Annahmequittung über den Eingang der Daten bei der Datenstelle der Rentenversicherung.
2. Übermittlung der Daten:
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Das verwendete Abrechnungsprogramm muss für die Übermittlung der Daten das Modul „euBP“ beinhalten. Die Softwareanbieter haben in der Regel eine entsprechende Funktion vorgesehen. Für den gesamten Datenaustausch wird der eXTra-Standard verwendet, der auch in weiteren Verfahren der Sozialversicherung (zum Beispiel bei Sofortmeldungen) eingesetzt wird. So ist eine gesicherte Kommunikation mit der Rentenversicherung garantiert.
3. Analyse der Daten:
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Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden vom Rentenversicherungsträger mit Hilfe einer Prüfsoftware automatisch analysiert. Sind die daraus gewonnenen Ergebnisse plausibel, kann der Prüfungstermin vor Ort gegebenenfalls entfallen. Durch dieses Verfahren kann die Prüfdauer in den Betrieben erheblich reduziert werden.
4. Nachfragen und Datenaustausch:
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Benötigt die DRV weitere Daten des Arbeitgebers oder ergänzende Dokumente wie Stundenzettel oder Arbeitsvertrag, fordert sie diese beim Arbeitgeber an. Auch sie werden digital eingereicht, etwa über das von der DRV angebotene Cryptshare-Verfahren.
5. Prüfergebnis:
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Das Ergebnis wird grundsätzlich in Papierform übermittelt. Auf Wunsch des Arbeitgebers kann das Ergebnis auch elektronisch übermittelt werden. Sobald ein Bescheid Bestandskraft erlangt, werden die Daten auf Seiten der DRV automatisch gelöscht.

1. Datenabfrage:

Das Verfahren der euBP beginnt mit der Datenabfrage des zuständigen Rentenversicherungsträgers. Die Übermittlung der prüfrelevanten Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm. Nach der Übersendung erhalten Absendende eine elektronische Annahmequittung über den Eingang der Daten bei der Datenstelle der Rentenversicherung.

2. Übermittlung der Daten:

Das verwendete Abrechnungsprogramm muss für die Übermittlung der Daten das Modul „euBP“ beinhalten. Die Softwareanbieter haben in der Regel eine entsprechende Funktion vorgesehen. Für den gesamten Datenaustausch wird der eXTra-Standard verwendet, der auch in weiteren Verfahren der Sozialversicherung (zum Beispiel bei Sofortmeldungen) eingesetzt wird. So ist eine gesicherte Kommunikation mit der Rentenversicherung garantiert.

3. Analyse der Daten:

Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden vom Rentenversicherungsträger mit Hilfe einer Prüfsoftware automatisch analysiert. Sind die daraus gewonnenen Ergebnisse plausibel, kann der Prüfungstermin vor Ort gegebenenfalls entfallen. Durch dieses Verfahren kann die Prüfdauer in den Betrieben erheblich reduziert werden.

4. Nachfragen und Datenaustausch:

Benötigt die DRV weitere Daten des Arbeitgebers oder ergänzende Dokumente wie Stundenzettel oder Arbeitsvertrag, fordert sie diese beim Arbeitgeber an. Auch sie werden digital eingereicht, etwa über das von der DRV angebotene Cryptshare-Verfahren.

5. Prüfergebnis:

Das Ergebnis wird grundsätzlich in Papierform übermittelt. Auf Wunsch des Arbeitgebers kann das Ergebnis auch elektronisch übermittelt werden. Sobald ein Bescheid Bestandskraft erlangt, werden die Daten auf Seiten der DRV automatisch gelöscht.

Inhalte der Datenübermittlung

Folgende Daten werden elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt:

Stammdaten des Arbeitgebers
Beitragsnachweise und Erstattungssatz für das Umlageverfahren
Stammdaten der Beschäftigten
Daten der Entgeltabrechnungen

Auch die Daten der Finanzbuchhaltung sind seit Januar 2025 im Rahmen der euBP zu übermitteln. Konkret handelt es sich dabei um folgende Daten:

Summen- und Saldenliste
Buchung bestimmter Konten

Finanzbuchhaltungsdaten für die euBP

Der Mindestumfang der zu liefernden Sachkontenbuchungen ist in der Anlage 3 der gemeinsamen Grundsätze für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (Stand 1.1.2025) beschrieben. Alle weiteren Grundsätze und Beschreibungen befinden sich auf dieser Seite der DRV zur euBP.

Auf Wunsch: Digitales Prüfergebnis, digitale Meldekorrekturen

Neben der Übersendung der Daten können im Zusammenhang mit der euBP weitere Schritte digital erfolgen:

Auf Wunsch kann das Ergebnis der Betriebsprüfung elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird das Ergebnis als PDF-Dokument im Rahmen der Rückmeldung auf die Datenübermittlung zum Abruf bereitgestellt.

Arbeitgeber, die das Ergebnis digital erhalten möchten, melden dies über ihr Entgeltabrechnungsprogramm der DRV. Ansonsten wird das Prüfergebnis weiterhin per Post versendet.

Stellt die DRV bei der Prüfung melderelevante Differenzen bei den Entgeltnachweisen fest, erhalten die Arbeitgeber auf digitalem Weg Informationen für die Berichtigung. Die Korrektur der Meldung zur Sozialversicherung nimmt der Arbeitgeber daraufhin selbst vor. Sofern das mit dem Entgeltabrechnungsprogramm aufgrund der Rückrechnungstiefe nicht mehr möglich ist, kann das SV-Meldeportal genutzt werden.

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Ausnahmen nur noch bis Ende 2026

Die euBP ist grundsätzlich für alle Betriebe verpflichtend. Allerdings kann auf Antrag des Arbeitgebers für Zeiträume bis 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Träger der Rentenversicherung zu senden. Wurde die Befreiung von der euBP beantragt, gilt diese Befreiung auch für die Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung.

Ab dem 1. Januar 2027 ist das euBP-Verfahren für alle Betriebe verpflichtend. Ausnahmen sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr vorgesehen.

Stand

Erstellt am: 20.05.2025